La PEC (Posta Elettronica Certificata) è obbligatoria per tutte le aziende, pubbliche e private, e i liberi professionisti dal momento della conversione del Decreto legge 179/2012 nella legge 221/2012.
Sono dunque passati sei anni, ma sono ancora moltissime le imprese che non sanno come usare lo strumento.
Oggi la Posta Elettronica Certificata è un servizio in costante aumento: nel primo bimestre del 2018 le caselle PEC aperte sono arrivate a 8.950.940. 18 mesi prima erano 7.720.974.
Secondo l’AGID, nei primi due mesi dell’anno sono stati inviati oltre 297 milioni di messaggi Pec*), ma con la quantità non cresce di pari passo la consapevolezza della necessità di un suo migliore utilizzo.
Ma secondo un sondaggio eseguito da Achab su un campione di 154 IT service provider, il 32% dei messaggi di posta PEC non viene letto dai destinatari. Altre fonti parlano anche del 40%.
Secondo il sondaggio, meno del 10% delle aziende è in grado oggi di trattare correttamente il contenuto della propria casella di Posta Elettronica Certificata.
Ciò significa che queste stesse aziende sono nell’impossibilità di utilizzarla come prova in caso di contenzioso.
Una lacuna non da poco, quindi, con ripercussioni di impatto, potenziale, molto dannoso.
Dalla casella di posta PEC, infatti, passano i documenti più importanti: dalle comunicazioni Inail a quelle dell’Inps, passando per Camera di Commercio, Tribunale, Ufficiale giudiziario, Ordine professionale.
Errore PEC
L’errore più comune è trattare una mail ricevuta in posta Pec come se fosse una corrispondenza telematica qualunque.
La giurisprudenza ha stabilito che tutto ciò che è contenuto in una Pec è, a tutti gli effetti, un documento informatico, non analogico, e come tale deve essere archiviato e conservato, altrimenti non ha alcun valore legale.
Rispetto alla posta raccomandata cartacea però, la PEC ribalta l’onere della prova in caso di contenzioso: è il proprietario della casella di posta elettronica certificata a dover controllarne periodicamente il contenuto, mentre con la raccomandata classica è il mittente a dover curarsi di inviarla all’indirizzo giusto e attenderne la ricevuta di ritorno come prova dell’avvenuta ricezione.
Inoltre, come tutte le scritture contabili di un’azienda, anche la corrispondenza via Pec va conservata nel tempo, ma la firma legale che la certifica spesso ha una scadenza temporale inferiore rispetto a quanto necessario.
Soluzione PEC
Come risolvere, come uscire da questo circolo potenzialmente dannosissimo per le imprese e per i loro fornitori di soluzioni IT?
Achab propone agli IT service provider il software Gateway PEC. Il prodotto si integra con i più diffusi sistemi di posta elettronica e semplifica l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata.
Grazie a questa soluzione è possibile inviare e ricevere messaggi senza dover cambiare il modo di lavorare e senza cambiare il sistema di posta elettronica, in modo semplice e sicuro.
Tutta la corrispondenza certificata è archiviata centralmente: sia i messaggi sia le ricevute di consegna. Questo permette di risalire immediatamente e con facilità a una comunicazione o alla certificazione di avvenuta consegna. Il software, oltre a permettere l’accesso alla casella PEC a più utenti contemporaneamente, può provvedere automaticamente anche all’archiviazione sostitutiva.
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