Fondata a Milano nel 1921 l’Università Cattolica del Sacro Cuore è il più importante Ateneo cattolico d’Europa. La sola sede meneghina si estende su una superficie complessiva di 140mila metri quadrati costituita da edifici di grande valore storico e architettonico da monitorare periodicamente per rilevarne lo stato e garantirne la conservazione.
Nel 2012, a supporto delle attività di gestione e monitoraggio degli asset che vanno dai dispositivi meccanici ed elettronici alle strutture edilizie e architettoniche in cui operano quotidianamente studenti, docenti, ricercatori e personale dell’Università, si è scelto di mettere a punto un progetto di asset management.
In sostituzione del sistema dedicato precedente in uso per il ticket management limitato alla sola segnalazione di guasto e all’attivazione delle ditte esterne deputate agli interventi di manutenzione, la scelta è caduta su Infor Eam.
Mediante il modulo OpenCad sviluppato dall’Infor Solution Partner CadService, il software di Enterprise asset management implementato per ottimizzare il processo decisionale copre ora le esigenze di space management dell’Ateneo attraverso una unica soluzione integrata.
Con un sistema di classificazione a doppia alberatura degli asset, ora Stefano Vincini, capo Servizio Manutenzione e Sviluppo Applicativi della Direzione di Area Sistemi Informativi dell’Università Cattolica del Sacro Cuore, è in grado di catalogare circa 13mila asset sia in base a un punto di vista tecnologico, sia di ubicazione geografica.
Cinque sono, infatti, i campus nei quali l’Ateneo si articola a livello nazionale a Milano, Brescia, Piacenza-Cremona e Roma, dove ha sede anche il Policlinico universitario Agostino Gemelli.
Con Infor Eam diventa, infatti, possibile ispezionare il catalogo degli asset a partire sia dalla loro posizione planimetrica, cioè dalla loro ubicazione geografica negli edifici universitari, sia dalla loro tipologia tecnologica, che spazia dal campus ai vani di ogni piano fino agli asset di ogni singolo vano.
Obiettivo: garantire una più efficace gestione degli spazi riducendo gli interventi di manutenzione “a guasto” a favore di una più estesa attività di manutenzione pianificata.
Tradotti in numero, si tratta di circa 7mila interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria e 25mila interventi di manutenzione programmata e di controllo sicurezza all’anno in spazi quotidianamente vissuti da 40mila studenti.
Operativamente, tutto il personale di manutenzione, interno o appartenente a società esterne, che opera in Ateneo deve documentare a sistema la propria attività in termini sia di ore lavorate sia di materiali utilizzati negli interventi. Per loro è stata sviluppata e integrata in collaborazione con il partner Infor KnowHow una suite di soluzioni per una trentina di tablet e smartphone Android da 7’’ per ricevere informazioni su interventi e operazioni da effettuare.
Una volta chiuso l’intervento è l’operatore stesso a fornire via mobile le informazioni sul suo esito consuntivando ore e materiali impiegati.
Il che produce un maggior controllo anche sull’operato delle società di servizi esterne contribuendo a costruire un patrimonio di conoscenze su ogni singolo asset, alimentato dagli interventi di manutenzione effettuati, con relative statistiche su tempi e costi degli interventi, pezzi sostituiti e pezzi di ricambio utilizzati.
Grazie alla già citata soluzione di gestione grafica per l’asset management OpenCad, ora adottata e distribuita da Infor worldwide, vengono, infine, utilizzate le funzioni standard di Eam per visualizzare sulla planimetria gli asset da monitorare e manutenere, utilizzando eventualmente la planimetria stessa come punto di partenza per la navigazione della gerarchia degli asset e la generazione degli ordini di lavoro.
E mentre sono in fase di sviluppo una serie di reportistiche cablate nel sistema per ottenere con pochi clic la catalogazione degli spazi a supporto delle gare per l’acquisto di servizi di facility, il progetto iniziato nel 2012 si è oggi trasformato in una sorta di work in progress con sviluppi prima impensabili.
Tra questi, in una nota ufficiale Vincini cita l’ampliamento del numero di asset in gestione, da estendere in futuro anche al patrimonio botanico presente nell’area dell’Ateneo, nonché la possibilità di una gestione più evoluta delle planimetrie sui dispositivi mobili.
