Come afferma Microsoft, OneDrive ha fatto molta strada da quando è stato lanciato come cloud storage provider. OneDrive è ora il centro dell’esperienza degli utenti con i file in Microsoft 365.
Va oltre l’archiviazione e la protezione dei file, sottolinea Microsoft. È anche in grado di gestire la condivisione, la collaborazione e la sicurezza dei file ed è utilizzato da persone e organizzazioni grandi e piccole in tutto il mondo. OneDrive ospita trilioni di file, con quasi 2 miliardi di file aggiunti quotidianamente.
Ora OneDrive si sta adattando per soddisfare le esigenze degli utenti con l’evolversi del panorama lavorativo. Oggi i file su cui gli utenti lavorano spaziano su OneDrive, si estendono alle librerie di documenti SharePoint, viaggiano come allegati negli inviti alle riunioni e vengono scambiati attraverso le chat di Teams. C’è bisogno di un luogo in cui trovare facilmente tutti i file, i Loop, le dashboard e le design board su cui si deve lavorare, indipendentemente da dove si trovino.
In questo contesto, Microsoft ha presentato ufficialmente la nuova generazione di OneDrive, dove tutti i file sono a portata di mano dell’utente.
La nuova generazione di OneDrive, spiega Microsoft, include nuove viste dei file, controlli di governance, strumenti di creazione e Copilot per aiutare gli utenti a cercare, organizzare ed estrarre rapidamente informazioni dai propri file.
Inoltre, queste nuove esperienze non sono solo all’interno di OneDrive, ma arrivano anche in Teams e Outlook per un’esperienza con i file coerente e ricca in tutto l’ambiente di Microsoft 365.
Nuovo Microsoft OneDrive: gestione dei file senza problemi
Il nuovo OneDrive – mette in evidenza Microsoft – consente di accedere facilmente a tutti i file creati e a quelli condivisi. Trovare i file di cui si ha bisogno è più facile che mai grazie alle nuove funzioni o miglioramenti, disponibili ora in OneDrive per il lavoro e la scuola.
Microsoft ha riprogettato l’esperienza della home di OneDrive per il web per aiutare gli utenti a recuperare rapidamente i propri file, indipendentemente da dove si trovino nella propria organizzazione.
La sezione Per te, nella parte superiore della home page di OneDrive, offre suggerimenti di file basati sull’intelligenza artificiale al momento giusto, in modo da avere sempre a portata di mano ciò che serve.
La vista Meetings mostra le riunioni imminenti e passate, le registrazioni delle riunioni e i file condivisi. Se questi file sono stati condivisi in chat o nell’invito alla riunione, si può trovare tutti qui.
A volte non si ricorda il nome di un file, ma si ricorda la persona che lo ha condiviso. Il contesto è fondamentale quando si cerca il file giusto. La vista Persone organizza i file in base alle persone con cui lavoriamo.
Tutti i file che sono stati condivisi con noi, indipendentemente dal modo in cui sono stati condivisi o da chi li ha condivisi, ora appaiono nella vista Condivisi. È il punto di riferimento per tornare a tutti i file su cui si sta collaborando.
Con le cartelle colorate, è possibile scegliere il colore delle proprie cartelle e organizzarsi a modo proprio. Tenere traccia dei file importanti è ora più facile con i Preferiti. È possibile contrassegnare qualsiasi file come preferito e accedervi dall’elenco dei preferiti in OneDrive, Teams, File Explorer, applicazioni Microsoft 365 e altro ancora.
Per accedere rapidamente ai file condivisi con l’utente o che risiedono in posizioni condivise del team, è sufficiente creare uno shortcut.
Inoltre, la condivisione di file e la copia di link sono ora più facili da usare che mai e richiedono meno clic.
L’insieme di queste funzioni intuitive di OneDrive, sottolinea Microsoft, semplifica l’accesso ai file, migliora la collaborazione e, in definitiva, aiuta a ottenere di più in meno tempo.
In arrivo prossimamente su OneDrive
Microsoft ha inoltre annunciato nuove funzionalità per aiutare gli utenti nell’organizzazione, nell’accesso e nella creazione dei file.
Così come è possibile aprire un file Word, PowerPoint o Excel nelle rispettive applicazioni desktop, con la funzione Open in app presto sarà possibile aprire qualsiasi file nella relativa applicazione desktop e modificarlo, e le modifiche verranno sincronizzate su OneDrive. Se si desidera, ad esempio, modificare rapidamente un file PDF o CAD, ora è possibile farlo direttamente da OneDrive, in un’esperienza senza soluzione di continuità. Microsoft prevede che questa funzione sarà disponibile in tutto il mondo entro dicembre.
OneDrive in Teams: parte della riprogettazione di OneDrive – spiega Microsoft – è un nuovo approccio al lavoro con i file in Teams. A dicembre Microsoft aggiornerà l’app File in Teams con la nuova app Teams OneDrive, che offre un accesso trasparente a tutti i file di SharePoint e OneDrive da Teams.
L’app sfrutta tutti i recenti aggiornamenti apportati a OneDrive e alle librerie di SharePoint, offrendo i vantaggi dei potenziamenti delle prestazioni, delle nuove viste e dei miglioramenti delle funzionalità di OneDrive.
Inoltre, Microsoft ha annunciato che presto aggiungerà l’app OneDrive nella navigazione sinistra del nuovo Outlook per Windows e di Outlook sul web. Questa aggiunta renderà facile e veloce copiare un link di condivisione e includerlo in un’e-mail o trovare un file condiviso, senza dover lasciare Outlook. Microsoft prevede che OneDrive sarà disponibile in Outlook entro dicembre.
File On-Demand per il Web: l’accesso ai file offline e la sincronizzazione sono fondamentali con OneDrive. Ora Microsoft sta estendendo la sincronizzazione all’esperienza del browser. Quando si desidera che i file e le cartelle siano disponibili per l’accesso offline sul proprio dispositivo, è sufficiente selezionarli per renderli sempre disponibili in locale direttamente da OneDrive per il web. Non sarà più necessario navigare nel File Explorer di Windows o nel Finder del Mac per eseguire questa azione. Questa funzione dovrebbe essere disponibile in tutto il mondo all’inizio del 2024.
Quando i file sono disponibili per l’accesso offline, sarà possibile aprirli e lavorarci nel browser anche se si è offline. Tutte le modifiche apportate offline nel browser saranno sincronizzate automaticamente con OneDrive al ripristino della connessione a Internet. Inoltre, sarà possibile avviare OneDrive nel browser per visualizzare, ordinare, rinominare, spostare, copiare ed eliminare i file senza accesso a Internet.
Quando si è pronti a creare un nuovo file senza lasciare OneDrive, basterà fare clic sul pulsante “Aggiungi nuovo”. Da qui sarà possibile lanciare un documento vuoto o scegliere tra una serie di template per iniziare il lavoro. Microsoft prevede di lanciare questa esperienza nell’estate del 2024.
La nuova vista Media organizzerà tutte le immagini, i video e i file multimediali in un unico posto e consentirà di sfogliare visivamente i contenuti.
Con Copilot, arriva l’intelligenza artificiale in OneDrive
L’intelligenza artificiale sta per trasformare il modo in cui si accede, si sfrutta e si estrae valore dai propri file in Microsoft 365, afferma la società di Redmond.
Come annunciato al Build di maggio e di nuovo a settembre, Microsoft sta portando Copilot ai file in SharePoint e OneDrive, in modo che gli utenti possano porre domande aperte relative a un singolo file o ottenere un riassunto del contenuto. Tutto questo senza aprire il file, indipendentemente dalla sua posizione in OneDrive, SharePoint o Teams. Microsoft prevede che Copilot in OneDrive sarà disponibile entro dicembre per tutti i clienti che dispongono di una licenza Microsoft 365 Copilot.
Con Microsoft 365 Chat è possibile consultare l’intero universo di dati di Microsoft 365, compresi i file in OneDrive e SharePoint. È possibile porre una domanda e il sistema collegherà i punti di tutti i contenuti per raccogliere e fornire le informazioni di cui l’utente ha bisogno.
Per quanto riguarda il futuro di Copilot in OneDrive, Microsoft sta lavorando a nuove abilità di Copilot che aiuteranno a trovare ciò che serve e a rimanere organizzati. Microsoft fa l’esempio di un utente che ha appena iniziato a lavorare a un nuovo progetto chiamato Munson e ha bisogno di un aggiornamento al riguardo. Basterò chiedere a Copilot: “Mostra tutti i file condivisi con me sul progetto Munson nell’ultima settimana“. Una volta che Copilot ha aiutato l’utente a trovare i file pertinenti, capisce che l’utente potrebbe trarre vantaggio dall’aggiunta di questi file a una nuova cartella. Copilot aggiunge quindi questi file alla nuova cartella e suggerisce altri file relativi al progetto Munson che non facevano parte della ricerca originale, in modo che l’utente possa aggiungerli alla nuova cartella creata. Quella che era iniziata come una semplice ricerca in linguaggio naturale si è trasformata in una libreria di conoscenze personali sul progetto Munson.
Quando si desidera condividere questi file con altre persone, Copilot può generare dei riassunti da includere nei link di condivisione, in modo che i colleghi abbiano un contesto più ampio. Infine, Copilot può rendere più facile che mai recuperare gli aggiornamenti importanti dei propri contenuti. Ad esempio, consente di vedere un digest giornaliero in OneDrive che mostra i nuovi file condivisi con noi, le modifiche ai file che abbiamo condiviso, nuovi commenti, documenti rilevanti per le prossime riunioni e suggerimenti per le azioni successive.
Il futuro di Copilot in OneDrive, nella vision di Microsoft, aiuterà gli utenti a raccogliere, gestire e trasferire le conoscenze in meno tempo che mai.
Microsoft ha inoltre annunciato novità per quel che riguarda la sicurezza e la governance, così come anche novità per la vita personale, per la versione consumer di OneDrive.
