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Lorenzo Della Vedova, Siav: così trasformiamo la gestione documentale in risorsa

Per riuscire a cogliere e sfruttare al meglio importanti opportunità, contro ogni previsione a volte è necessario un impulso esterno, meglio ancora se sotto forma di obbligo istituzionale. Dove in genere normative e simili vengono inteso solo come oneri, la fattura elettronica ha invece dimostrato come invece possano essere utili scadenze inderogabili per innovare procedure consolidate, ma al tempo stesso farraginose e poco affidabili. Un’opportunità ideale per chi della gestione documentale ha fatto la propria ragione commerciale da tempo. «Ce ne occupiamo fin dagli Anni ’90 e subito abbiamo saputo rivelarci precursori – ricorda Lorenzo Della Vedova, Project Delivery Manager di Siav -. In parallelo alla conservazione digitale, abbiamo seguito anche tutta la parte di riconoscimento OCR».

Funzioni per molti oggi scontate. Probabilmente, come lo sarà tra non molto tempo anche la specializzazione più recente, da tante aziende spesso vista solo come un’incombenza. «Tenendo come perno il digitale, oggi l’offerta è estremamente variegata – prosegue Lorenzo Della Vedova -. Alla divisione dedicata alla parte documentale, si è aggiunta quella dei servizi, con in primo piano la fattura elettronica».

Un percorso all’apparenza scontato, in realtà frutto di un impegno costante nell’aggiornamento e analisi costante delle normative e relativa messa a punto di procedure e software mirati a fornire risposte in grado di semplificare la vita degli utenti su mansioni non strategiche. Se i worfkflow digitali Siav all’apparenza si rivelano estremamente fluidi e lineari è proprio perché alle spalle c’è una grande attenzione nello studio delle normative e delle modalità di gestione dei documenti, dai requisiti alla regolamentazione degli accessi per arrivare alla conservazione.

«Nel mondo documentale i punti principali della nostra offerta ruotano intorno ad Archiflow e Silloge, rivolti sia al settore privato sia al Pubblico. Inoltre, abbiamo sviluppato particolari nicchie, tra cui la Sanità e il mondo SAP».

La gestione documentale come fonte di più di dati

Sempre più spesso, oggi nelle aziende i parla di dati come una risorsa tra le più importati. Pochi però, riescono a sfruttarli a dovere e soprattutto riescono a includere in questo anche un’attività come la gestione documentale. «Il nostro obiettivo è anche tirar fuori quello che il cliente ancora non conosce. Aiutarlo a inquadrare le necessità e soprattutto metterla in pratica. In questo senso, la fattura elettronica è un ottimo esempio».

Nata, e imposta, come obbligo amministrativo, fino a quando si inquadra solamente sotto questo punto di vista, certamente non si riesce ad andare oltre. In realtà, guardando al di là di un semplice documento fiscale, si più trasformare in efficienza. Se in alcuni ambienti, per esempio le filiere dell’automotive o della grande distribuzione, in realtà è in uso già da tempo, la sua estensione è una valida occasione per ottimizzare i processi.

«Se oggi dovessimo chiedere alle aziende italiane di tornare al documento cartaceo, credo sarebbero contrarie. Anche se all’inizio c’era tanta resistenza, oggi i vantaggi sono chiari. Solo per parlare del più evidente, l’eliminazione degli errori, sia su quelle emesse sia su quelle ricevute».

Non è servito molto perché a questo se ne aggiungesse un altro non trascurabile. Evitare di stampare e spedire documenti si traduce in risparmi non trascurabili. Discorso analogo per la conservazione, con la possibilità di superare interi archivi di faldoni.

Da obbligo a vantaggio con l’aiuto di Siav

«Pensiamo anche alla velocità delle operazioni. Come la fattura viene emessa, è subito disponibile al destinatario. Subito dopo, si innescano tutti i discori relativi all’integrazione end-to-end. I pratica, a questo punto trasformiamo sì il documento in informazione».

Aspetto non secondario, in questo modo Siav può garantire il pieno controllo sul flusso dei documenti. Da dove siamo memorizzati, da chi può accedervi e chi li ha modificati, fino a dove eventualmente sia fermo un processo di approvazione.

Complice anche la spinta indotta dal Covid-19, un passo in più verso la transizione digitale. Allargando l’orizzonte però, in questo caso si prospetta un problema non trascurabile. In Italia, la fattura digitale ha dimostrato infatti di funzionare bene. Per chi commercia con l’estero invece, la faccenda si complica. «Tra gli altri, a luglio 2024 partiranno anche Polonia e Francia. Poi anche in Spagna se ne parla. Per noi  è un impegno importante studiare tutte le normative e soprattutto le specifiche tecniche, perché al momento non esiste uno standard e ogni nazione procede per conto proprio. Bisogna avere competenze per ogni Paese nel quale si vuole operare».

Una situazione dove la complessità è pronta a moltiplicarsi, per ritrovarsi da una parte con la tanto inseguita riduzione dei silos di dati aziendali, pronta invece a riproposi per chi agisce sul fronte internazionale. Per realtà come Siav, un impegno ma anche un’ulteriore opportunità di sgravare da incombenze difficili da gestire. «È esattamente quanto ci proponiamo di fare, essere in grado di gestire complessità di questo livello per consentire ai clienti di concentrarsi sui processi di business».

L’integrazione è una priorità

Il percorso resta comunque impegnativo e l’integrazione uno degli scogli principali. Al riguardo, l’Unione Europe si sta però muovendo. Lo scorso dicembre è stato approvato il pacchetto di raccomandazioni denominato ViDA – VAT in Digital Age. Una serie di normative per ridefinire  l’IVA su base comunitaria, introducendo tra l’altro anche la fatturazione elettronica a livello europeo. Non si parla ancora espressamente di obbligo, ma si inizia a parlare di indicazioni condivise.

Una fase, presumibilmente neppure tanto breve, dove è facile assistere a un aumento della confusione prima di arrivare all’auspicata semplificazione. Una ragione in più per affidarsi a un partner in grado di seguire tutta la procedura senza rischio di errore e agevolare la transizione solo nel momento necessario.

Per quanto attuale e importante, la fatturazione è comunque solo uno dei processi aziendali interessati da una gestione documentale efficiente. Altri due settori in particolare, richiedono attenzione per i potenziali benefici. A partire dalla gestione delle risorse umane, dove la quantità di documenti collegati a ogni persona è più ampia e variegata di quanto si possa immaginare. «Parliamo di processi delicati e dalla durata potenzialmente illimitata. Se nascono e vivono in digitale, tutto diventa decisamente più facile. Da semplice CV al contratto, da proposte a valutazioni, rapporti, stipendi, pensione e altro ancora, la gestione digitale, anche distribuita su più sedi, ne guadagna molto».

Per certi versi simile, come ciclo di vista, alla fatturazione, c’è infine da considerare la gestione dei contratti. «Dalla richiesta di acquisto fino al pagamento, c’è tutta una procedura e una serie di approvazioni e modifiche che devono essere documentate – conclude il manager di Siav –. Nel caso di situazioni complesse, dove si procede a una gara, contare su funzioni come l’assegnazione dei task e un pannello di controllo gioca in favore di velocità e affidabilità dei passaggi».

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