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Jaggaer, come cambia il procurement con la trasformazione digitale

Il procurement, spinto da trasformazione digitale e emergenza coronavirus, ha subito una forte spinta evolutiva. Abbiamo deciso di affrontare l’argomento con l’autorevole supporto di Mario Messuri, General Manager Jaggaer Italy e VP South Europe

Qual è la posizione di Jaggaer sulla nuova strada del procurement?

La necessità di gestire processi da luoghi remoti ha certamente dato una spinta a tutte le soluzioni SaaS che sono indirizzate a questo scopo. E Il procurement è realmente uno degli ambiti che è stato maggiormente interessato da questo fenomeno.    Quello che registro, dal mio osservatorio di guida del Gruppo in tutto il Sud Europa è che in Italia e nei Paesi vicini questa spinta non è –  ancora – sempre stata gestita dalle aziende in modo strategico. La spinta alla digitalizzazione, resa tassativa e pressante dalla pandemia, ha fatto sì che molti si affrettassero a gestire il gestibile e salvare il salvabile, mettendo in sicurezza gli approvvigionamenti e i processi fondamentali ma senza considerare – ed esplicitare – una visione più ampia e strategica. La mia impressione è che l’emergenza sia stata estremamente benefica nell’avvicinare molte aziende e pmi ad una visione olistica dei processi, ma che il grande valore aggiunto della big picture che questo inizio può rappresentare sia ancora da cogliere nella sua totalità.

Il valore aggiunto che una soluzione di procurement  può dare è la gestione dell’intero processo senza “spezzettamenti” e in piena e fluida integrazione con tutti i più comuni ERP e sistemi IT delle aziende.  E questa facilità di innesto può certamente rassicurare, da un lato e dall’altro consentire una visione chiara dei singoli processi e dei ruoli coinvolti. Se guardiamo al procurement, è fondamentale disegnare il processo di acquisti partendo dalla digitalizzazione delle informazioni del demand (cosa quando come e chi deve acquistare cosa), passando attraverso la Category strategy, per passare poi al tipico flusso dell’Upstream ovvero la qualificazione dei fornitori, la negoziazione e la gestione dei contratti. Il completamento del processo lo si ottiene digitalizzando la parte esecutiva, la gestione dei cataloghi, la parte relativa alle richieste di acquisto, gli ordini, l’entrata delle merci, la fatturazione e, non ultimo, la riconciliazione e il pagamento.

Un macrocosmo ordinato, per così dire, che contiene tanti subprocessi ancillari non meno importanti che beneficerebbero volentieri della digitalizzazione: penso per esempio alla misurazione delle performance, alla valutazione (aggiornata nel tempo) del rating del fornitore, alla valutazione dei rischi, etc.

Mario Messuri
Mario Messuri

Tornando al punto, quello che è accaduto è che in molte aziende le richieste di digitalizzazione sono pervenute da diversi dipartimenti senza una visione organica del Demand 2 Payment. Il paradosso è che non sono poche le aziende che si sono trovate costrette ad acquistare soluzioni differenziate per singoli processi, con l’effetto di dovere poi necessariamente integrare i sistemi – e le parti comuni – con extracosti non trascurabili e con tempi di realizzazione non banali.

Cito l’esempio di un’azienda del manufacturing il cui procurement ha scelto di acquisire un modulo per l’albo fornitori ed il sourcing, mentre i colleghi della Qualità hanno acquisito un modulo differente, che aveva ugualmente al suo interno un albo fornitori ed i processi di misurazione della qualità… O un’altra, incontrata di recente, in cui Il dipartimento amministrativo aveva acquistato soluzioni per la gestione di ordine e fattura che, oltre ad essere in piena sovrapposizione con i moduli utilizzati dalla divisione Acquisti, non assicuravano continuità di processo

Sappiamo tutti molto bene cosa sia stata la pandemia e il primo e poi il secondo lock-down: ma la pressione dei vendor e l’urgenza dettata dalle circostanze ha provocato uno spezzettamento che non ha sempre giovato ai processi interni.

Cosa ci si aspetta per il futuro?

Riscontro già – in alcuni contesti divenuti più maturi nei confronti dei processi digitali – un ripensamento strategico ed una ottimizzazione proprio in chiave seamless delle soluzioni adottate, anche a fronte di potenziali sostituzioni dei providers. Ma sono ancora molte le realtà che incontro quotidianamente non ancora del tutto consapevoli, a dispetto del PNRR, dell’importanza della digitalizzazione – pervasiva – dei processi. Provo a spiegarmi meglio. A volte la pressione ha portato le aziende semplicemente a trasferire in digitale quel che si faceva “in analogico”: questo approccio ha dato vita a progetti complessi che, spesso, sfidato le tecnologie richiedendo molte customizzazioni.  Sono invece ancora una minoranza coloro che hanno scelto di “sfidare i processi” accogliendo la semplificazione guidata dai prodotti tecnologici disponibili sul mercato digitali. Mi riferisco in particolare a tre aspetti fondamentali per il successo di un progetto di innovazione:

  1. La velocità di esecuzione di progetto
  2. La riduzione del costo di piattaforma e di progetto
  3. La riduzione del costo di manutenzione in quanto è ormai ampiamente acclarato che una soluzione di prodotto nel lungo termine costa meno di una soluzione custom.

Questo non vuol dire negare qualsiasi possibilità di personalizzazione delle soluzioni.  Ogni azienda ha specificità di settore e di processo che richiedono risposte specifiche. Si tratta di conciliare un solido impianto tecnologico con flessibilità di configurazioni e scalabilità del prodotto. Come  Global Software Vendor  questo è il nostro approccio da oltre 25 anni, che trova espressione concreta nella nostra soluzione source-to-pay Jaggaer One.

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