Impronta dei documenti informatici, anche l’outsourcer può comunicarla

L’Agenzia delle Entrate chiarisce con una circolare tutti i dubbi agli operatori.

L'Agenzia delle Entrate risponde ai dubbi degli operatori sulla comunicazione dell'impronta dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari con la circolare 5/E, relativa al Provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle Entrate del 25 ottobre 2010.

In sintesi

Nel caso di più archivi, il contribuente può scegliere se effettuare un'unica comunicazione dell'impronta complessiva o tante comunicazioni quanti sono gli archivi.
Possono comunicare direttamente l'impronta sia il contribuente, sia il responsabile della conservazione o il soggetto delegato.
Non è obbligatorio l'invio dell'impronta dei documenti relativi a periodi già prescritti ai fini dell'accertamento.
Sono chiariti gli aspetti relativi alla generazione dell'impronta, all'individuazione dei soggetti abilitati all'invio e ai termini entro cui l'invio deve essere perfezionato, e sono fornite indicazioni relative alla conservazione dei documenti tributari in modalità informatica.

Nello specifico: generazione e invio dell'impronta

In relazione alle modalità di produzione dell'impronta, l'Agenzia chiarisce che deve essere generata sul file firmato, ossia lo stesso che viene poi marcato temporalmente, e che nel caso di più archivi il contribuente può scegliere se effettuare un'unica comunicazione dell'impronta complessiva o tante comunicazioni quanti sono gli archivi. La circolare ricorda che devono essere trasmesse sia l'impronta dell'archivio conservato in digitale sia la marca temporale e che il soggetto tenuto ad apporre la firma digitale sull'impronta dell'archivio informatico può essere sia il contribuente, se direttamente responsabile della conservazione, sia un terzo appositamente nominato oppure un terzo delegato.

Chi invia l'impronta

In relazione a un quesito con il quale si chiede se il responsabile della conservazione, outsourcer esterno, possa inviare direttamente le comunicazioni delle impronte relative ai vari titolari della contabilità, l'Agenzia specifica che l'impronta può essere comunicata direttamente sia dal soggetto interessato, sia dal responsabile della conservazione o dal soggetto delegato da quest'ultimo, avvalendosi del canale telematico Entratel o di Fisconline.
Nel tracciato della comunicazione deve essere sempre indicato il codice fiscale di chi si assume l'obbligo della trasmissione telematica o che conferisce l'incarico a un intermediario.

I tempi

In caso di comunicazione errata è possibile inviare una comunicazione correttiva, che deve riportare il protocollo telematico del file da sostituire, entro 30 giorni dal termine di trasmissione dei dati da sostituire, quindi per il periodo di imposta 2011 entro il 4 marzo 2013.

Per quanto riguarda i documenti, oggetto di conservazione sostitutiva, relativi a periodi anteriori ai termini di prescrizione dell'attività di accertamento, l'invio dell'impronta non è obbligatorio.

Infine, la circolare dà indicazioni su come regolarsi in caso di operazioni straordinarie e, in particolare, chiarisce che a seguito di una fusione, la società da questa risultante è tenuta alla comunicazione dell'impronta degli archivi informatici e della marca temporale per ciascuna società fusa o incorporata, e fornisce indicazioni sulle modalità ed i tempi per assolvere l'imposta di bollo sui documenti informatici.

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