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Ignite 2021: Microsoft 365, le nuove funzioni per il lavoro ibrido

Tra i temi principali dell’evento online Ignite 2021 c’è quello del nuovo mondo del lavoro ibrido: non poteva dunque che ricoprire un ruolo da protagonista Microsoft 365.

Sono numerosi gli aggiornamenti lanciati da Microsoft per l’occasione, per la sua popolare suite di prodotti e servizi per la produttività basati sul cloud.

Context IQ è un’esperienza basata sull’intelligenza artificiale, integrata in modo nativo in Microsoft 365, che può prevedere, cercare e suggerire le informazioni di cui le persone hanno bisogno, direttamente all’interno del loro flusso di lavoro.

La prima esperienza ad essere potenziata da Context IQ è Microsoft Editor.

Editor può aiutare le persone a scrivere con maggiore confidenza, correggendo la grammatica e l’ortografia nei documenti, nelle email e sul web, nonché fornendo suggerimenti pertinenti al contesto mentre l’utente digita, e completando automaticamente le frasi.

Microsoft Editor con Context IQ

Con Context IQ – ha sottolineato Microsoft – Editor è portato ad un livello successivo, poiché fornisce agli utenti una sorta di assistenza predittiva.

Microsoft Editor con Context IQ suggerisce un file o un documento pertinente che un utente potrebbe voler includere in base ad argomenti simili o perché lo ha creato o ha lavorato su di esso in precedenza.

Oppure, un altro esempio: Editor con Context IQ riconosce quando un utente vuole pianificare una riunione e sfrutta Microsoft Graph per consigliare gli orari in cui tutti i partecipanti sono disponibili, facendo risparmiare il tempo che sarebbe necessario per svolgere manualmente una serie di operazioni.

Microsoft 365

Ancora: quando il simbolo “@” viene aggiunto a un commento, Editor con Context IQ suggerisce potenziali persone da taggare in base ai colleghi con cui l’utente sta attualmente lavorando sui documenti, o alle parti interessate che hanno precedentemente taggato per la review dei documenti.

Microsoft Editor con Context IQ suggerisce componenti Loop correlati per determinati record di Dynamics 365, così come componenti di terze parti, come Jira, Zoho e Sap. Questo permette agli utenti – ad esempio – di fare il pull senza soluzione di continuità di tutti i contenuti dei clienti da Dynamics 365 in un canale Teams, in modo che i dati aziendali appaiano nel flusso di lavoro.

Editor con Context IQ permette anche di inserire informazioni senza passare dalla posta elettronica o da altre app. In Teams, basta premere Tab per permettere a Editor con Context IQ di completare una frase, come ad esempio aggiungere un numero di frequent flyer quando si prenota un volo online.

Microsoft Loop, il canvas collaborativo

Microsoft Loop è una nuova app che combina un canvas potente e flessibile con componenti che si muovono liberamente e rimangono sincronizzati tra le app di Microsoft 365, permettendo ai team di pensare, pianificare e creare insieme.

Microsoft Loop è composto da tre elementi fondamentali: Componenti Loop (precedentemente noti come componenti Fluid), pagine Loop e spazi di lavoro Loop.

Questi elementi sono costruiti sulla base della piattaforma open source Fluid Framework, che fornisce funzioni di collaboration in tempo reale che operano su larga scala.

I componenti Loop di Microsoft sono pianificati per il roll-out nei prossimi mesi (in preview) in alcune app di Microsoft 365, come Teams, Outlook e OneNote, con altre funzionalità a seguire successivamente.

Microsoft 365

Microsoft definisce i componenti Loop come unità atomiche di produttività che permettono agli utenti di completare il lavoro e collaborare nel workflow: su una pagina Loop, in una chat, email, documento o riunione online.

I componenti Loop possono essere semplici come elenchi, tabelle e note o sofisticati come un’opportunità di vendita di un cliente di Dynamics 365. Poiché i componenti Loop rimangono sincronizzati tra le app di Microsoft 365, gli utenti lavorano sempre con le informazioni più recenti.

Le pagine Loop sono delle superfici di lavoro (canvas) flessibili dove gli utenti possono organizzare i loro componenti e inserire elementi utili come link, file o dati, in modi che si adattano alle specifiche esigenze del progetto. Le pagine Loop possono iniziare in piccolo e continuare a crescere per adattarsi alle dimensioni richieste.

Gli spazi di lavoro Loop (workspaces) sono spazi condivisi che permettono agli utenti di vedere e raggruppare tutto ciò che è importante per il loro progetto. Essi rendono facile per gli utenti aggiornarsi su ciò su cui tutti stanno lavorando, reagire alle idee e monitorare i progressi verso obiettivi condivisi.

Un’esperienza in costante crescita

Microsoft aggiunge continuamente componenti Loop. Tra le nuove aggiunte ci sono la voting table e lo status tracker. La voting table rende facile il brainstorming, le scelte e le decisioni da prendere in team, per supportare l’ideazione e il processo decisionale. Lo status tracker aiuta a raccogliere informazioni, tenere traccia dei progressi e mantenere una visione aggiornata del progetto in tutto il team.

Inoltre – ha messo in evidenza Microsoft –, vengono aggiunti nuovi componenti Loop per facilitare i flussi di lavoro aziendali, a partire dai record di Dynamics 365. Gli sviluppatori di app saranno anche in grado di creare componenti Loop estendendo le loro app esistenti di message extensions e le integrazioni di Microsoft Graph Connector, con investimenti minimi.

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Microsoft ha anticipato che condividerà maggiori dettagli l’anno prossimo al Build.

Oltre a questi nuovi componenti, quelli precedentemente annunciati dell’agenda, delle note e dell’elenco dei task saranno presto disponibili come parte delle nuove esperienze di note del meeting in Outlook, Teams e OneNote.

Aggiungendo note agli inviti del calendario in Outlook o Teams, gli utenti saranno in grado di collaborare sull’agenda con gli invitati prima della riunione per acquisire collettivamente le note e le azioni di follow-up durante il meeting di Teams.

Microsoft 365, le novità di Excel, PowerPoint e Outlook

L’ultima API JavaScript, che sarà disponibile in Microsoft Excel alla fine del mese, dà agli sviluppatori la possibilità di creare i propri tipi di dati custom, tra cui immagini, entità e valori numerici formattati, supportati dai propri data source personalizzati. Inoltre, la creazione di funzioni custom può ora fare uso di questi nuovi tipi di dati Excel.

È possibile condividere questi tipi di dati in tutta l’organizzazione e creare add-in o soluzioni che collegano i tipi di dati al proprio servizio. L’API offre potenti opportunità agli utenti e agli sviluppatori, permettendo di organizzare, accedere e lavorare meglio con i dati.

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L’esperienza di registrazione in Microsoft PowerPoint è stata migliorata in modo che i clienti possano ora raccontare facilmente la loro storia, con le loro parole, usando il video.

Gli utenti possono registrare, riprendere e condividere la loro presentazione con facilità, affinché il messaggio passi in modo chiaro e ci si possa connettere con la propria audience. Il nuovo Recording studio fornisce anche l’integrazione con Cameo e Designer in PowerPoint per migliorare la qualità delle diapositive. Questa esperienza sarà disponibile all’inizio del 2022.

E, a proposito di video, la “famiglia Office e 365” di Microsoft si è di recente allargata con l’acquisizione di Clipchamp, che consente di creare, editare e condividere in modo semplice e veloce video dall’aspetto professionale.

Smart Alerts, in preview, è una funzione di Microsoft Outlook che consente agli sviluppatori di convalidare il contenuto prima che un utente invii un’email o un appuntamento, per avvisarlo di potenziali miglioramenti.

Possono essere utilizzati in combinazione con estensioni basate su eventi. Le versioni precedenti supportavano solo gli add-in basati su eventi per la composizione di email o gli allegati. Ora, sono generalmente disponibili gli add-in basati su eventi per i destinatari, gli allegati, le ricorrenze e i cambiamenti di data.

Office.com e app Office per Windows

Oltre ai singoli strumenti di Microsoft 365, la società di Redmond sta aggiornando l’esperienza su Office.com e l’app Office per Windows in modo che servano da hub per file, contenuti e app.

Questi aggiornamenti – ha spiegato Microsoft – consentono agli utenti di trovare più facilmente il contenuto in più tipi di file, se sono memorizzati nel cloud o condivisi attraverso Microsoft Teams o Outlook.

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Per quanto riguarda il sito, la sezione Recommended Files è stata aggiornata per includere pulsanti di azione inline, cosa che consente alle persone di svolgere immediatamente alcuni task, come rispondere a un commento o condividere un file, senza saltare da un’app all’altra.

La sezione Quick Access aggiunge ulteriori funzionalità di filtro per aiutare gli utenti a trovare contenuti aperti di recente, condivisi e preferiti. Gli utenti possono anche collaborare facilmente sui contenuti condividendoli tramite Teams o prenotando il tempo per la review con i colleghi, dall’interno dell’esperienza.

Ci sono poi funzioni migliorate per la ricerca e il filtro dei contenuti per tipo di documento, attività e tempo. Gli utenti possono anche trovare i file in base alle persone con cui lavorano o ai contenuti delle riunioni, come le registrazioni e i documenti allegati. È stato aggiunto lo scorrimento infinito in modo che gli utenti non siano limitati nei risultati della ricerca, anche quando si va indietro di anni.

Gli aggiornamenti mettono in evidenza la possibilità di creare nuovi contenuti utilizzando decine di strumenti in Microsoft 365. Diventa più facile trovare l’applicazione necessaria per un compito o scegliere un modello da una delle numerose nuove categorie di template. Queste categorie di modelli includono template aziendali che aiutano gli utenti a creare contenuti brandizzati.

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