Abbandonare l’archiviazione cartacea è possibile per le grandi imprese ma anche per le piccole.
Danone, Cooperativa consumatori Nord est e De Longhi. Sono le tre case history presentate nella guida pratica per le imprese realizzata da Infocamere e dal Sole 24 ore “I documenti digitali e la conservazione a norma”. Tre grandi imprese che dimostrano, proprio perché hanno esigenze più complesse rispetto alle Pmi, la fattibilità del passaggio dal documento cartaceo a quello digitale. L’analisi delle case history conferma infatti che la conservazione sostitutiva è fattibile soprattutto oggi che sono state superate le incertezze normative.
Ma non deve essere considerata solo una possibilità per le grandi aziende. Il caso dello
studio Bombonato , che attraverso un sistema differente procede all’archiviazione dei documenti .doc e .xls, conferma questa possibilità.
Tutte le aziende hanno comunque la piena consapevolezza dei risparmi ottenuti e dei miglioramenti in termini di efficienza, mentre per quanto riguarda l’aspetto tecnologico l’offerta prevede una vasta possibilità di scelta secondo le esigenze aziendali, le competenze e la dotazione tecnologica. Per esempio è possibile scegliere fra una soluzione in house, ovvero da installare sui propri pc e su una da remoto come hanno fatto le tre società protagoniste delle case history.
I documenti oggetto di conservazione sono quelli contabili e fiscali. Le aziende hanno preferito in una prima fase optare per i documenti “più facili da gestire” rimandando quelli più complessi dopo il periodo di apprendistato alla nuova tecnologia.
