Il consulente del lavoro di Merano archivia automaticamente i documenti informato .doc e .xls. E rapidamente li recupera e li invia ai clienti
I clienti dello Studio Bombonato consulente del lavoro di Merano, sono un po’
stupiti. Va bene che da queste parti lo spirito teutonico costringe a
un’efficienza poco italica, ma le richieste vengono evase a velocità
sorprendenti.
Parli al telefono con un impiegato e quando non hai ancora buttato giù la cornetta via fax o mail il documento è già arrivato.
Il trucco però non sta nella latitudine alla
quale è situato lo Studio, ma nella soluzione scelta per archiviare tutte le
pratiche. Il cartaceo, purtroppo, esiste ancora, ma intanto la società di Merano
ha imboccato con decisione la strada del digitale.
Dietro l’efficienza c’è infatti la
gestione delle stampe provenienti dal sistema paghe TeamSystem (Gecom
Paghe) che ha permesso allo Studio meranese di configurarsi autonomamente un
protocollo di tutte le pratiche inviate e ricevute per conto dei clienti. A
fronte di una richiesta come un’autorizzazione, un contratto di assunzione, una
lettera o qualsiasi altro documento redatto per conto dei suoi clienti, lo
Studio può così ricercare e visualizzare il documento senza bisogno del supporto
cartaceo.
Per molti documenti esiste anche la copia cartacea
necessaria per la validazione legale dell’archivio, ma relativamente ai
documenti prodotti dallo Studio in formato .doc e .xls, (contratti,
dichiarazioni, comunicazioni ai vari uffici, etc.) l’archiviazione avviene in
modo totalmente automatico e pressoché istantaneo: una volta realizzato il
documento in formato .doc o .xls, questo viene elaborato da una stampante
virtuale che lo trasforma in Pdf, salvato automaticamente in un’apposita
cartella e da questa, tramite il programma Archivia Plus di TeamSystem, spostato
automaticamente nell’archivio. Lo stesso documento, se torna allo Studio,
debitamente sottoscritto, viene poi aggiunto alla copia originale, in modo che
l’utente possa sempre prendere visione di tutti e due i formati (Pdf e Tiff
corrispondente alla fotografia del documento rimandato allo Studio).
Tanto per dare un’idea dei numeri
del consulente di Merano l’archiviazione mensile riguarda circa 15.000 cedolini
archiviati all’anno, 4.000 cedolini riepilogativi annui, le primenote contabili
dei cedolini mensili (suddivise per filiale), le stampe dei totali mensili per
azienda (suddivise per filiale), i modelli DM10 restituiti dall’Inps in formato
Pdf, le liquidazioni Cig e Tfr, le liquidazioni di malattia, infortunio,
maternità e le distinte mensili dei versamenti F24. L’archiviazione annuale,
invece, comprende i modelli Cud e O1M, i costi consuntivi, i costi consuntivi
provenienti da Rateim, le stampe relative alle voci storiche, transitate sui
cedolini, le stampe dei Tfr annuali, sia in forma singola sia in forma di
riassuntivo per azienda, i tabulati Irap, quelli relativi ai ratei residui e le
stampe in brogliaccio delle autoliquidazioni Inail oltre a un’altra serie di
documenti.
