Come conservare la Pec

PEC

Sebbene da diverso tempo la Posta Elettronica Certificata (Pec) abbia assunto una validità giuridica e sia usata per inviare e ricevere messaggi con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento, nel nostro ordinamento giuridico non esistono norme specifiche sulla conservazione della Pec.

Allo stato attuale, il tema è trattato in generale dalla delibera Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004 (ancora vigente) e può anche essere fatto rientrare all’interno di normative specifiche emanate per la conservazione elettronica dei documenti fiscali. Questo perché la Pec è un documento informatico e come tale va conservato a norma con la conservazione sostitutiva, pena l’invalidità giuridica del documento in caso di eventuale contenzioso. In tal senso, il messaggio di posta elettronica certificata, ovvero il documento, deve essere presente in un sistema di gestione e conservazione documentale ai sensi dell’art.44 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E' CONSIGLIATA A TUTTI COLORO CHE FANNO UN USO SPECIFICO DELLA PEC LEGALE

La conservazione sostitutiva è consigliata a tutti coloro che fanno un uso specifico della Pec legale. Questo perché la stampa di un messaggio Pec con le relative ricevute di accettazione e consegna non vale come prova legale di avere inviato determinate comunicazioni o di averle inviate entro una certa scadenza. Allo stesso modo, la stampa di un messaggio di Pec ricevuto non vale come prova legale che lo stesso provenga dal mittente.

Cosa significa conservare digitalmente una Pec

Conservare digitalmente vuol dire seguire alcune specifiche modalità di conservazione su supporti idonei a garantire nel tempo la conformità dei documenti agli originali. Inoltre, la norma applicabile ai documenti che “nascono” informatici sin dall’origine (cioè che non sono scansioni di documenti cartacei) prevede che la conservazione debba avvenire necessariamente in formato elettronico e solo eventualmente, per meri fini pratici, anche in formato cartaceo (art. 43, comma 3, del D.Lgs. n. 82/2005, anche noto come CAD). È però vero che tale standard è previsto espressamente come obbligatorio solo dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (che entrerà in vigore l'11 aprile 2017 e che le regole tecniche attualmente in vigore (la delibera Cnipa) non prevedono nulla di specifico a proposito. Tuttavia l'opportunità (se non la necessità) di utilizzare già oggi tale standard discende dalla natura dello standard stesso e dalle regole tecniche di funzionamento del servizio di Pec previste dal D.M. 2 novembre 2005 (come peraltro indicato nei documenti ufficiali dell'Agenzia per l'Italia Digitale della Presidenza del Consiglio). Infatti, MIME non è semplicemente uno dei tanti formati possibili, ma è lo standard internazionale di fatto per la posta elettronica, attraverso il quale non solo il sistema di Pec ma i server di posta di tutto il mondo trasmettono e inviano i messaggi email; è uno standard aperto, documentato, non vincolato da diritti di privativa industriale.
Salvare i messaggi in altri formati non standard (specie se proprietari) potrebbe pregiudicarne la leggibilità in futuro e possibilmente anche l'integrità, in contrasto con quanto richiesto dall'art. 44 del CAD.

SALVARE I MESSAGGI IN ALTRI FORMATI NON STANDARD POTREBBE PREGIUDICARNE LA LEGGIBILITA' E L'INTEGRITA'

Attualmente, sono in corso di emanazione le nuove regole tecniche previste dal Codice dell’amministrazione digitale in materia di sistema di conservazione, insieme a quelle sul documento informatico e gestione documentale. Tali regole forniscono un quadro completo e coerente sulla gestione dei documenti informatici durante l’intero loro ciclo di vita. Per quanto riguarda il tema delle conservazione delle mail e in particolare della posta elettronica certificata, è stato oggetto di approfondimenti nell’ambito di gruppi di lavoro ad hoc. L’Agenzia per l’Italia Digitale ha prodotto un documento nell’ambito del progetto “InterPARES 3”.

Ricordiamo che il Codice Civile agli artt. 2214 e 2220 prevede l’obbligo di conservazione della corrispondenza commerciale per 10 anni, ivi compresa la posta elettronica e quella certificata. Tuttavia maggior parte dei gestori di Posta Elettronica Certificata offre certificati di validità dei messaggi Pec per un periodo limitato e, seppur tenuti nella web mail, non sono sottoposti a processo di consolidamento probatorio, perdendo opponibilità rispetto ai terzi. Il gestore, infatti, è obbligato a conservare su supporto ottico, per un periodo minimo di 30 mesi, i log dei messaggi, ossia il registro informatico delle operazioni relative alle trasmissioni effettuate mediante posta elettronica certificata ove sono tracciati tutti gli eventi legati al singolo invio (codice identificativo del messaggio originale, mittente, destinatario, data e ora dell'invio, oggetto del messaggio e così via). Il gestore, quindi, non conserva i messaggi ma solo le informazioni relative allo scambio di mail. Rivolgendosi al gestore entro questo periodo (o entro il periodo più lungo eventualmente previsto dai singoli contratti) si può richiedere l’estrazione delle informazioni contenute nei log.

IL GESTORE CONSERVA I LOG DEI MESSAGGI PER 30 MESI MA SI PUO' RICHIEDERE L'ESTRAZIONE DELLE INFORMAZIONI IN ESSI CONTENUTE

Le caratteristiche della PEC

Come anticipato, il consolidamento probatorio si concretizza nel conservare i messaggi Pec con le caratteristiche di inalterabilità e immodificabilità legalmente previste, garantite da specifici software e dall’attivazione di opportune procedure (conservazione digitale, effettuata secondo il DPCM 03 dicembre 2013 pubblicato in data 12 marzo 2014). I messaggi di posta elettronica certificata si compongono di una “busta di trasporto” e di un file Xml: la prima è creata e firmata digitalmente dal gestore di posta elettronica certificata del mittente e contiene l’intero messaggio originale (completo di intestazione, corpo ed eventuali allegati) inviato dal mittente della Pec; il file XML (denominato “daticert.xml”) specifica in formato elaborabile i dati di certificazione e informazioni aggiuntive sul tipo di messaggio e tipo di ricevuta richiesta che contiene al suo interno tutte le informazioni necessarie (identificato id del messaggio Pec, la consegna e chi ha spedito la Pec). Nell’ambito del sistema di gestione documentale, una volta verificata l’integrità del messaggio di Pec ricevuto, ai fini della conservazione può essere opportuno eliminare la busta di trasporto e conservare il messaggio originale (tipicamente in formato .eml), con il file XML. Dal punto di vista della gestione corrente sempre nell’ambito del sistema di gestione documentale, per un più facile accesso e utilizzo, si può valutare di estrarre dal messaggio gli eventuali allegati

Delle Pec spedite è necessario conservare la “ricevuta di consegna completa” in quanto contiene tutti gli elementi atti a garantire la conservazione nel tempo, ovvero il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml.

L'art. 2214 c.c. prevede l'obbligo di conservazione delle scritture contabili e della corrispondenza aziendale. Quest’ultima include anche la Pec, alla cui conservazione va posta particolare attenzione per lo specifico valore di prova legale attribuitole dalla legge, che può diventare determinante per l'azienda in caso di contenzioso, accertamenti tributari, procedure concorsuali, e così via.

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