Auto-categorizzazione, nuovo obiettivo per i record manager

OpenText presenta una soluzione di categorizzazione coerente e sicura di tutti i contenuti aziendali, e-mail e post social compresi, senza intervento dell’utente finale.

OpenText ha realizzato una soluzione rivolta alle aziende di grandi dimensioni, con cui intende aprire una nuova era nell'ambito del record management.

OpenText Auto-Classification è un'applicazione di categorizzazione automatica, con funzionalità integrate per la trasparenza e la giustificabilità, che serve a conservare e disporre di elevati volumi di contenuti non significativi per il business, quali i social media, email, documenti d'ufficio e informazione datate. Punta a ridurre i rischi legali e i costi di eDiscovery.

I record manager spesso devono controllare e gestire categorizzazione, utilizzo, conservazione, protezione, recupero ed eliminazione dei record aziendali. Sono chiamati a gestire volumi di contenuti e e-mail temporanei o non rilevanti da un punto di vista sociale.

La categorizzazione dei contenuti è centrale, perché consente all'azienda di sapere quali contenuti vanno conservati e quali eliminati.
Storicamente, agli utenti finali veniva chiesto di classificare i contenuti, ma i tassi di adozione e precisione si sono rivelati bassi, esponendo la stessa azienda a richieste di eDiscovery costose se non a sanzioni.

OpenText Auto-Classification, dice la società, permette di categorizzare i contenuti in modo coerente e giustificabile, senza l'intervento dell'utente finale una volta implementato il sistema.

Utilizza il motore OpenText Content Analytics per leggere ogni documento, email o post sui social media allo scopo di classificare i contenuti in base alle policy aziendali e ai requisiti legali.

Diversamente dalle analitiche di testo basate su ricerca e parole chiave, Open Text Content Analytics codifica specifiche sfumature linguistiche individuate da gruppi di esperti di linguistica, migliorandone la precisione.
Auto-Classification prevede la possibilità di identificare modelli di documenti e regole, testare e affinare l'efficacia, garantire la qualità, oltre a campionare tra una più ampia serie di documenti su base continuativa.

Ciò offre alle aziende il livello di trasparenza necessario per adattare continuamente il motore di auto-categorizzazione alle loro esigenze, e per dimostrare agli enti di vigilanza che l'organizzazione ha un programma di gestione dei record.

Auto-Classification è stato sviluppato in stretta collaborazione con i clienti che utilizzano OpenText Ecm Suite.
Funziona in combinazione con OpenText Records Management in modo che le categorizzazioni esistenti e i documenti classificati possono essere utilizzati nel processo di ottimizzazione.

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