Con app e cloud le stampanti multifunzione diventano motori digitali

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Esaminando il segmento stampanti e printing nel suo complesso, se ne potrebbe dedurre superficialmente che nel tempo nulla sia cambiato davvero, performance a parte.

Tuttavia, questa supposizione sarebbe quanto mai lontana dalla verità, fatta di cambiamenti radicali tanto nella tecnologia interna ai multifunzione e alle stampanti quanto (soprattutto) al modo in cui gli utenti ne fanno uso regolarmente.

Infatti, con il prepotente avvio della tecnologia cloud, la centralità di molti ambienti di lavoro si è spostata dal tradizionale server (oggi in costante declino) verso un nuovo punto di riferimento: il multifunzione.

La gestione documentale non è mai svanita, a dispetto di numerose e ricorrenti previsioni negative, e ha saputo evolversi nel tempo.
Nessuna organizzazione, dalla Pmi alle large enterprise, può pensare di prosperare senza una adeguata strategia nell’uso di stampanti e multifunzione.

La gestione digitale dei documenti

Nella trasformazione digitale, anche la creazione e fruizione dei documenti è mutata profondamente. Abbiamo assistito al graduale tramonto del tradizionale ambiente fatto di scrivania, Pc desktop e stampanti, verso ambienti di lavoro open e versatili.

Nei quali non di rado neppure la scrivania o il posto è assegnato ad uno specifico utente, in favore dello sharing delle risorse: ottimizzazione economica ed ecologia al tempo stesso. Un tema, questo, che tornerà ancora nel corso di questo articolo.

Grazie ai moderni multifunzione, veri e propri centri nevralgici, è possibile svolgere una serie di attività che fino a pochi anni fa sarebbero state impossibili.

Tecnologia abilitante è senza dubbio il cloud, grazie al quale i documenti transitano dagli utenti verso le stampanti multifunzione e viceversa. Infatti, molto spesso il cloud viene utilizzato come storage per caricare le scansioni documentali e al tempo stesso contiene i documenti creati direttamente dagli utenti

app multifunzione

Le app per multifunzione: il game changer della gestione documentale digitale

Se il cloud certamente è una novità, l’uso delle app per la gestione delle stampe e dei flussi documentali è senza dubbio più recente.

La genesi di questo fenomeno è tuttavia molto chiara: la diffusione globale di smartphone e tablet ha creato le condizioni per una rapida diffusione di un nuovo modo di lavorare nelle organizzazioni di ogni dimensione.

I produttori di stampanti non si sono certo fatti trovare impreparati, e hanno notato un grande potenziale: non solo produrre app che permettano alle stampanti multifunzione di dialogare con gli smartphone, ma creare vere e proprie app da installare sui dispositivi di stampa.

Questa intuizione semplice ma al tempo stesso molto efficace ha permesso di sgravare di molti compiti laptop e desktop, spostando direttamente sulle stampanti multifunzione operazioni come invio di email, scansione ed editing dei file creati convertendoli nel formato desiderato, salvataggio su cloud.

In quanto parte integrante del network aziendale, per fare un esempio, la stampante multifunzione dotata della giusta app consente di accedere con le credenziali di Microsoft Exchange, selezionare uno o più destinatari nella rubrica globale o tra i contatti personali, e inviare il documento digitalizzato come allegato, usando l’account utente Exchange. Inutile dire che il tempo risparmiato in una azienda è tutt’altro che disprezzabile.

Esistono anche app per elaborare traduzioni automatiche istantanee tramite le stampanti multifunzione: con questi modelli evoluti, è sufficiente eseguire la scansione del documento per ottenere una stampa della traduzione in molte delle lingue più diffuse al mondo.

Come vi abbiamo anticipato, non tutto passa direttamente da utente a stampante, bensì quest’ultima svolge il ruolo di connettore verso il cloud.

Anche per questo scopo esistono app dedicate che consentono ai multifunzione l’accesso ai principali cloud: Box, Dropbox, Google Drive, Microsoft Onedrive; ma anche Office 365 e Evernote.

Evidente come il risparmio di carta e toner (il cloud come storage potenzialmente infinito di documenti) e l’ottimizzazione del workflow si traducano in un felice connubio fra minor impatto ecologico e riduzione dei costi.

Meno stampe, meno tempo perso dai dipendenti che quindi possono vedere aumentare la propria produttività accumulando meno stress: la tipica situazione win-win, dove in sintesi tutti ottengono concreti benefici.

E per finire, non potevamo non ricordare un particolare determinante per le app dedicate ai multifunzione: la possibilità di avere accesso ad API e SDK da parte di sviluppatori, organizzazioni e system integrator.

Grazie a questa opzione, ogni azienda viene messa in condizione di poter “plasmare” il dispositivo sulle proprie specifiche esigenze, ed interagire con il touchscreen in modo ormai consueto per qualsiasi utente.

Un esempio? Si potrebbe voler inviare un documento a una coda di stampa in rete e stamparlo da qualunque stampante multifunzione sulla rete semplicemente strisciando il tesserino di identificazione, magari dotato di chip RFID.

Le possibilità offerte sono quasi infinite, e le aziende italiane faranno bene a tenerne conto per trarne il massimo beneficio.

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