Una volta nelle aziende c’era la shadow It (e c’è ancora): domani dovrà esserci il cloud business office.
Una volta si diceva che le linee di business aggirassero l’It per avere mano libera e varare, con il proprio budget, iniziative tecnologiche, tendenzialmente cloud, per essere pià rapidi ed efficaci nei propri obittivi.
Ora si sostiene che questo aggiramento va istituzionalizzato, ossia va reso all’azienda la leva del comando sulla tecnologia, che ormai è il cloud, ma coinvolgendo le stesse persone che il cloud lo conoscono, lo amano, lo temono, ne fanno uso, lo osteggiano, lo perfezionano, lo dimensionano.
Si tratta sì di unaulteriore democratizzazione del cloud, gestita però.
Amazon Business Services è consapevole che gli obiettivi di business passano dalle persone, che vanno incoraggiate incoraggiando l’adozione del cloud, spazzando via dubbi e timori sui nuovi paradigmi.
Per farlo, allora, è utile creare un cloud business office, ossia un’unità che in azienda garantisca una gestione efficace per adottare e accelerare l’utilizzo del cloud. Il cloud business office stabilisce e concorda obiettivi e principi e agisce per dare modo alla forza lavoro di adottare il cloud su larga scala, senza ostacoli o rischi.
Aws affida a un post di Jonathan Allen, Aws Emea Enterprise Strategist and Evangelist, il compito di spiegare cos’è il cloud business office, come funziona, chi lo deve gestire.
E lo fa partendo dalle paure.
Quando un’azienda elimina una grande quantità di compiti gravosi, prestando invece attenzione a essere costantemente attenta al cliente e concentrandosi sui dati e sulla logica richiesti dalla tecnologia per arrivare al risultato, alcune persone saranno intimidite e ostili nei confronti di ciò che questo significa per loro a livello personale. Il tutto può essere enfatizzato dalla migrazione sul cloud, che taglia numerosi paradigmi e ruoli esistenti.
Allen spiega che si sta al passo dopo aver istituito in azienda un cloud business office.
Ma cosa fa un cloud business office?
Cloud business office, il garante del public cloud
Essenzialmente garantisce una gestione efficace per adottare e utilizzare il public cloud in azienda.
Lo fa tramite un gruppo di soggetti chiave dell’azienda che formano un gruppo dedicato, con una formazione specifica sui differenziatori chiave del cloud in fatto di sicurezza, affidabilità, disponibilità, costi e time to market.
Il cloud business office stabilirà e concorderà obiettivi e principi e agirà per incoraggiare e dare modo alla forza lavoro di adottare il cloud su larga scala, affrontando e ponendo rimedio a qualsiasi rischio o ostacolo.
Fondamentalmente, il cloud business office assicura l’allineamento degli obiettivi del cloud con quelli di business, la loro esecuzione su elementi come persone, processi e tecnologia in modo gestito e inclusivo.
Responsabilità del cloud business office
Il cloud business office ha una lunga lista di responsabilità. Allen ne elenca una quindicina e noi qui le riprendiamo fedelmente.
Stabilire un obiettivo ambizioso.
Definire gli Obiettivi e i Risultati chiave.
Individuare e rispondere a tutte le domande.
Concordare le regole.
Eliminare gli ostacoli.
Concordare il primo workload di produzione.
Creare il Team dedicato al Cloud Center of Excellence.
Stipulare un contratto cloud.
Fornire il budget.
Concordare, eseguire e monitorare la migrazione di applicazioni e dati.
Comunicare.
Garantire formazione e riqualificazione per tutti.
Creare Team di Rilascio Agili.
Creare obiettivi in termini di training e certificazioni.
Concordare obiettivi di sicurezza, disponibilità, costi e conformità.
Implementare gli strumenti consigliati con i cambiamenti che ne conseguono.
Formare l’azienda su percorsi, roadmap e organizzazione delle priorità.
Obiettivo ambizioso: non si può sostituire un dirigente esperto che stabilisca l’obiettivo in modo chiaro e senza ambiguità. In questo caso, l’obiettivo deve essere direttamente legato agli obiettivi del comitato esecutivo, che si tratti di far crescere il fatturato, aumentare la profittabilità, migliorare il Net Promote Score.
Definire gli obiettivi e i risultati chiave: probabilmente tutte le prossime responsabilità derivano dalla definizione degli obiettivi e dei risultati chiave. In ogni caso, si tratta di esempi di ciò che si dovrebbe davvero considerare di adottare e implementare.
Individuare e rispondere a tutte le domande: Gli executive più esperti sono curiosi e fanno domande. È importante non rispondere a questi quesiti solo a parole, ma catturare l’interesse dei singoli. Ogni domanda è importante per chi la pone e se lasciata senza risposta agirà come un’ancora esercitando una forza negativa sul processo di trasformazione. Rispondere alla fine è importante: secondo Allen se il cloud business office prova a rispondere a ciascuna domanda prima di fare qualsiasi altra cosa, non otterrà nulla. Curare e stabilire la priorità delle domande dovrebbe essere il lavoro del Technical Program Director incaricato di gestire il cloud business office.
Concordare le regole: le regole si evolvono con il tempo, man mano che si scopre e si impara di più. Il cloud business office è il gruppo incaricato di discutere quali regole si debbano applicare al modo di lavorare dell’azienda. I Single-Threaded Leaders dovrebbero avere l’ultima parola, annunciarla a tutti e tracciare la strada futura.
Eliminare gli ostacoli: il team del cloud business office dovrebbe incontrarsi come minimo una volta la settimana. Una rapida eliminazione degli ostacoli crea e mantiene lo slancio e neutralizza le ambiguità del team allargato sull’impegno per il cambiamento.
Concordare il primo workload di produzione: si tratta di qualcosa di strategico, che deve importare ai colleghi, dimostrare valore e definire una nuova rotta. Un semplice microservizio che funziona davvero bene è comunque importante per il business.
Creare il Team dedicato al Cloud Center of Excellence: questo è un passo cruciale. Il CCoE, spiega Allen, è un mezzo, non un fine. È importante stare attenti a che non diventi un collo di bottiglia o che non crei burocrazia inutile. Lo scopo è quello di scioglierlo una volta che il Cloud è diventato il modo di fornire It in azienda.
Stipulare un contratto cloud: è necessaria la figura di un dirigente che comprenda come un contratto cloud differisca dai tradizionali contratti pesanti in termini di capital expenditure e basati su stime approssimative. Capirlo in anticipo può far risparmiare tempo.
Fornire il budget: allocare il budget in modo appropriato, seppur ovvio, è parte integrante del ruolo del cloud business office, che diventerà sempre più importante con l’avanzare del processo di migrazione e vorrà dare la priorità allo spostamento di alcune applicazioni piuttosto che di altre per evitare la capital expenditure per upgrade laddove si possa evitare. Questa continua gestione delle risorse è un ruolo chiave del team direttivo.
Concordare, eseguire e monitorare la migrazione delle applicazioni e dei dati: garantire la congruenza, la priorità e la consapevolezza di Cosa, Quando e Come per la migrazione è un altro compito chiave del cloud business office.
Comunicare: o si comunica, o il vuoto lasciato si riempirà di paura, incertezza e dubbio. Istituire intranet aziendali (si inizia dalle cose semplici) che forniscano velocemente aggiornamenti e template, che informino sul progredire delle certificazioni è estremamente importante. È opportuno stabilire il giusto meccanismo di comunicazione con un template. Nulla dovrebbe essere nascosto e i feedback dovrebbero essere incoraggiati.
Garantire formazione e riqualificazione per tutti: garantire che venga messa in atto la giusta procedura affinché chiunque all’interno dell’azienda possa passare da Cloud Beginner a Cloud Expert è un compito cruciale del cloud business office.
Creare Team di Rilascio Agili: se non si è ancora passati alla metodologia Agile, per Allen è il momento giusto per farlo.
Definire un obiettivo di riqualificazione: come illustrato qui, il cloud business office dovrebbe anche concentrarsi sulla riqualificazione per il Cloud dei propri colleghi.
Concordare obiettivi di sicurezza, disponibilità, costi e conformità: si tratta di un processo continuo da condurre insieme al CCoE, per stabilire e concordare Obiettivi in termini di sicurezza, affidabilità, conformità e time to market. Pubblicarli poi sulle intranet con link a codici esemplificativi e inviarli via mail (anche quando vengono modificati!) è fondamentale.
Il cloud business office dovrebbe continuare il proprio lavoro fino al momento giusto. Quando si ha una quantità sostanziale di workload cloud e un ritmo solido per le migrazioni, è il momento giusto per riconsiderare il passo finale: la struttura aziendale che si vuole ottenere e nuove famiglie professionali.
