Documentale, un settore maturo

Semplificare la gestione della carta e i processi di istituzioni e professionisti per muovere verso un sistema digitale. Se n’è parlato a Omat, giunta alla ventesima edizione romana.

“Siamo entrati nell'era dello zettabyte, ovvero 10 alla 21 byte di dati digitali”, esordisce Vincenzo Gambetta, direttore scientifico di Omat, aprendo la relazione introduttiva alla ventesima edizione romana.
A seconda delle statistiche questo traguardo è nel 2010 o nel 2011, ma poco importa. La quantità di dati digitali sta crescendo a dismisura, con fattori tecnologici ed economici a spingere verso questa direzione non solo le aziende, ma anche gli individui. La crescita più imperiosa è certamente quella delle informazioni non strutturate, come si definisce il mondo del web 2.0, ma anche scorporando le semplici e-mail si scopre che il loro aumento di volume è enorme e può renderne difficile la gestione.
Su scala globale il mercato è sempre più appannaggio di pochi grandi nomi. “A settembre 2008 il quadrante magico di Gartner per il documentale mostrava un consolidamento su cinque nomi, ovvero Ibm, Emc, Oracle, Microsoft ed Open Text”, ha spiegato Vincenzo Gambetta, direttore scientifico di Omat; più tardi Giovanni Seno, Ceo di Siav, aggiornerà l'informazione precisando che “ad ottobre anche Siav è entrata nel quadrante”, e si tratta d'un enorme vanto per tutta l'Italia.
Argomenti e stand di quest'anno non parlavano di crisi economica, ma della solidità d'un settore che ormai si è liberato dal giogo delle norme e delle tecnologie e propone soluzioni necessarie, affidabili e a prezzi adeguati.

Anche senza norma
Stefano Carli, giornalista di Affari e Finanza, ha moderato la mattinata di apertura, tra l'altro ponendo ai vari relatori una domanda essenziale: “si può digitalizzare la PA senza un tessuto normativo adatto?”.
Indipendentemente dal colore dei governi l'Italia promette, fa e disfa norme in maniera irritante e bisogna capire se c'è modo di operare comunque partendo subito, per adeguarsi in seguito.
La risposta è stata interessante: certo che è possibile e molti lo stanno già facendo, per esempio enti pubblici ed Asl in Emilia Romagna e Lombardia. La digitalizzazione prelude alla dematerializzazione e al rinnovamento del processo, che diventa snello, economico e al riparo da molti rischi della carta fisica e della sua farraginosa movimentazione.
Non sono tutte rose e fiori, però, in quanto la mancanza di norme impedisce di eliminare del tutto la carta, lasciando inalterati gli snodi dei processi gestionali: in queste condizioni la digitalizzazione porta vantaggi molto minori di quanto sarebbe auspicabile.

L'ora di notai ed avvocati
Anche se non diventa ancora rivoluzione, l'adesione alla gestione documentale cresce senza sosta. Negli ultimi tempi c'è stato notevole incremento nella fascia di utenza degli studi professionali di medie dimensioni (avvocati, notai, commercialisti), che danno in gestione a società specializzate decine d'anni di materiale cartaceo, o decine di metri lineari di carta, nel linguaggio specifico.
“Spesso l'accesso ad un documento tradizionale è complesso quanto il movimento d'un acrobata”, spiega Elena Fantini del marketing di Bucap, “mentre dando l'archivio in outsourcing tutto resta a portata di mano”.
Normalmente l'applicativo risiede insieme ai dati nel data center del fornitore, ma “per esigenze specifiche l'applicazione può essere altrove e accedere ai dati in modo indipendente”, ha precisato Paolo Verrecchia, responsabile tecnico dell'azienda. Bucap è un outsourcer pieno, cresciuto anno su anno: oggi l'azienda è pronta ad un mercato ancora più ampio.
Per esigenze particolari cresce anche la qualità del riconoscimento di testo: sempre più articolata l'analisi degli stampati, sempre più sorprendente la rincorsa verso il corsivo scritto a mano.
“Su vocabolari specifici siamo ormai in grado di riconoscere le singole parole anche nelle ricette mediche”, afferma Francesco Pucino, direttore ricerca e sviluppo della Recogniform Technologies di Rende. L'azienda calabrese propone le applicazioni della sua suite con formule commerciali interessanti e su richiesta segue il cliente nel progetto e nella formazione del personale.

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