vTiger – Un Crm open source per tenere sotto controllo il rapporto con i clienti

Marzo 2007 Oggi, sempre più spesso, si sente parlare di Crm (Customer relationship management), un magico acronimo che può rappresentare la soluzione di molti problemi, piccoli e grandi, non solo per chi opera in azienda ma anche per chi svolge semplic …

Marzo 2007 Oggi, sempre più spesso, si sente parlare di Crm
(Customer relationship management), un magico acronimo che può rappresentare
la soluzione di molti problemi, piccoli e grandi, non solo per chi opera in
azienda ma anche per chi svolge semplicemente un’attività artigianale
o professionale. Il segreto, se tale lo si può chiamare, sta nell’interpretare
le attività aziendali privilegiando innanzitutto il rapporto con la clientela.
In pratica, un software di Crm, elaborando opportunamente un insieme di input
iniziali mirati a delineare la “personalità” di ogni cliente
nei minimi dettagli, consente di eseguire in tempo reale le più disparate
tipologie di analisi ed interventi mirati a risolvere prontamente tutte le problematiche
che possono venire a crearsi nel corso della delicata gestione dei cicli di
vita della clientela.

Conviene fare subito un esempio pratico. Se
state ricevendo un ordine e volete recuperare velocemente la corrispondente offerta, se
il responsabile di un’azienda vi chiama per sapere se è ancora coperto
dal servizio di assistenza, oppure, tanto per continuare, se volete
lanciare una campagna di sconti sui clienti più fedeli e monitorarne l’andamento in
tempo reale, allora è il momento di fare un pensierino al Crm. Ma c’è di
più. Il Crm dà, a chi opera a contatto con il
client,e il massimo grado di autonomia, pur lasciando al management il
controllo centralizzato di tutte le attività. Si tratta di concetti
solo apparentemente nuovi, che in realtà, però, condensano il frutto di esperienze decennali. Il
bello è che se solo sino a qualche tempo
fa l’adozione di queste tecniche si materializzava in investimenti anche piuttosto
importanti, oggi, grazie all’open source, sono disponibili soluzioni che seppure a costo
zero sono comunque d’indiscutibile efficacia. Tra questi, per esempio, vTiger.

Il programma
vTiger è stato sviluppato inizialmente da un team di ricercatori indiani,
successivamente tradotto e adeguato alle necessità dei nostri mercati
da una software house veneta, CRMVillage.biz, che lo ha trasformato in uno strumento
in grado di soddisfare le problematiche legate alla gestione della clientela
nelle fasi di prevendita, vendita, e postvendita in una piccola o media azienda,
o in uno studio professionale.

Grazie all’interfaccia semplice e intuitiva, si possono gestire le molte
funzionalità dei vari moduli in cui si articola il programma, ed elaborare
secondo le ottiche più disparate i dati custoditi nell’archivio
centralizzato che rappresenta il vero e proprio cuore del sistema. vTiger prevede
una logica rigorosa di gestione del database clienti e delle varie attività
di vendita tramite l’utilizzo di moduli specialistici che consentono di
analizzare separatamente, e a livello di estremo dettaglio, tutte le informazioni
disponibili.

Per esempio, è possibile distinguere fra clienti già acquisiti
o solo potenziali (i cosiddetti Lead, nel gergo degli addetti ai lavori), consentendo
di impostare in modo più mirato ed efficace le attività di marketing,
commerciali, di assistenza, e così via. In questo modo si allarga il
panorama delle analisi disponibili: è così possibile valutare
quanti contatti potenziali hanno avuto buon fine, estrarre i nominativi da prendere
in considerazione per nuove iniziative, stimare la convenienza nell’impostare
campagne sconti mirate, proposte di assistenza, e così via. vTiger dispone
anche di alcuni plugin che ne agevolano l’integrazione con Microsoft Outlook,
Thunderbird, e numerosi applicativi di gestione aziendale (come Mosaico, per
esempio). Il software per operare richiede Internet 6.0 Service pack 1, FireFox
1.5, o successivi, ed è auspicabile che i sistemi operativi utilizzati
siano il più aggiornati possibile.

Come utilizzare vTiger
Lanciato il programma (la prima volta è bene essere collegati a Internet),
si accede alla videata di Sign in. Nelle caselle Nome utente
e Password, inserire rispettivamente admin e admin
per accedere all’home page del sistema, che ospita, se già sono
stati introdotti dei dati, un sintetico compendio della situazione. A questo
punto, la prima cosa da fare è creare il database centralizzato delle
anagrafiche dei clienti (aziende o persone fisiche) sul quale opereranno i vari
moduli del programma.

Nella barra menu fare clic sul pulsantino a fianco della casella Creazione
veloce
, e nel corrispondente elenco a discesa selezionare il tipo di informazione
da inserire. Per esempio, Nuova Azienda. Si apre così un piccolo
box in cui digitare i dati essenziali dell’azienda stessa. Premendo il
pulsante Salva si accede alla scheda anagrafica da compilare. Per inserire
ulteriori informazioni fare clic sul pulsante Edita che si trova nell’angolo
superiore sinistro della scheda stessa. A cose fatte acquisire i dati premendo
il pulsante Salva.

Procedere così per l’inserimento di tutte le altre informazioni
previste (Contatti, Listini, Eventi, e così
via), selezionandone sempre la tipologia di base nella casella Creazione
veloce
. Adesso è consigliabile passare all’impostazione dei
parametri di lavoro del sistema, che sono della natura più disparata.
Si va dalle caratteristiche del server di posta alle aliquote fiscali da utilizzare
per l’emissione di fatture e preventivi, dal tipo di valuta operativa
alla programmazione degli allarmi che annunciano scadenze importanti e dall’anagrafica
della propria azienda alla definizione dei profili e dei ruoli di accesso al
sistema. Concluse queste fasi preliminari si può finalmente cominciare
a lavorare con vTiger. La completezza dei risultati ottenibili, ovviamente,
è direttamente proporzionale alla quantità di informazioni inserite.

Ma vediamo, per esempio, come si crea un preventivo. Aprire il menu Vendite
e selezionare Preventivi, dopodiché, nella barra strumenti immediatamente
sottostante il menu operativo della videata cui si accede, fare clic sull’icona
che reca sopra impresso un segno più (+). Si apre così
la scheda per l’inserimento dei dati. Alcuni devono essere prelevati direttamente
dal database centrale. Infatti, quando a fianco della cella di input è
presente il simbolo di una cartella, facendovi sopra clic si accede alle corrispondenti
tabelle.

Altre informazioni, invece, sono automaticamente importate dalle schede correlate
al cliente cui si riferisce il preventivo. Premere il pulsate Salva
per acquisire il documento, che potrà poi essere inviato a destinazione
tramite posta elettronica.
In ogni caso, per saperne di più, consultare il manuale operativo cui
si accede tramite la voce Aiuto del menu operativo, in alto a destra
della videata di lavoro.

Carta
d’identità
Software: vTiger
Categoria: Lavoro
Versione: Open source
Lingua: Italiano
Spazio su
HD:
300 MB
S.O. Win 2000, Server 2003, XP
Difficoltà d’uso: ***

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