Una Posta senza carta

Rinnovato in veste digitale il sistema di fatturazione attiva di Poste Italiane

Nell'ottica di rendere più efficienti i propri processi e offrire un servizio migliore alla clientela, Poste Italiane ha deciso di rinnovare il sistema di fatturazione attiva, scommettendo sul digitale per abolire l'uso del cartaceo ai fini della conservazione dei documenti. Per l'iniziativa (che è partita nel gennaio 2007 e riguarda la fatturazione di tutti i servizi del Gruppo), l'azienda ha collaborato con Postecom, società del gruppo deputata ai servizi Ict, adottando le soluzioni di Adobe. «Dovevamo combinare una serie di indicazioni - racconta Roberto Palumbo, manager della business unit certificated mail and e-services di Postecom -, tra cui la necessità di gestire internamente la fatturazione elettronica, dando comunque la possibilità ai clienti finali di scegliere la modalità di recapito. Dal punto di vista dei sistemi informativi, occorreva gestire un unico repository per la conservazione dei documenti emessi. Era fondamentale, poi, utilizzare la firma digitale e il riferimento temporale in conformità alla normativa vigente».

Il nuovo sistema provvede alla compilazione automatica in formato Pdf, utilizzando i dati provenienti da Sap. Il file può, quindi, essere recapitato in elettronico attraverso il servizio Postemail Ar, oppure consegnato in maniera tradizionale da Poste Italiane. L'archiviazione e la conservazione sostitutiva delle fatture emesse avviene, poi, in conformità alla normativa Cnipa.

Ad oggi, pur rimanendo l'opzione cartacea, il nuovo sistema ha lavorato circa 100.000 fatture (di cui oltre 37.000 hanno riguardato il sito poste.it). Al contempo, la società è riuscita a imprimere ai propri documenti un layout uniforme, riducendo anche la quantità di carta utilizzata. I clienti, dal canto loro, possono consultare online le fatture.

«La validità legale della firma digitale - conclude Palombo -, la creazione di una catena di lavoro automatizzata e il risparmio sui costi di fatturazione sono gli asset che hanno contribuito a considerare strategico questo progetto».

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