Creare l’indice dei contenuti e il sommario di un documento di grandi dimensioni
In ufficio o in università non si ha solo a che fare con la corrispondenza
tradizionale. In certi casi si devono preparare manuali, relazioni, tesi o
pubblicazioni molto voluminose, e si impone la necessità di corredarli degli
opportuni sommari e indici dei contenuti. I primi fanno riferimento ai titoli
dei capitoli, delle sezioni, e delle sottosezioni in cui si articola il
documento specificando per ogni argomento il numero di pagina da cui ha inizio
la sua trattazione.
Gli indici dei contenuti, invece, ospitano elenchi più o meno nutriti di
termini che vengono citati nei testi, accompagnandoli con il numero della pagina
(o delle pagine) in cui ha luogo la citazione. Indici e sommari sono
interattivi: facendo clic su un riferimento si accede direttamente alla
corrispondente pagina. La creazione manuale di tali preziose appendici è
impensabile, e in ogni caso richiederebbe tempo e fatica. Senza contare che i
risultati potrebbero anche non essere quelli che ci si aspetta. Meglio avvalersi
delle procedure dedicate previste da Word, grazie alle quali è possibile
compilare automaticamente indici e sommari, che arrivano anche a prendere in
considerazione le figure eventualmente presenti nel documento.
Nel caso degli indici dei contenuti la procedura prevede la pre l i m i n a
re evidenziazione delle parole e dei termini da indicizzare, l’inserimento di
eventuali sottovoci, la definizione dei formati, e infine la creazione vera e
propria dell’indice stesso. Per quanto riguarda il sommario, invece, la sua
realizzazione si basa sul riconoscimento degli stili che differenziano dal testo
i titoli e le intestazioni delle varie sezioni in cui si articola il documento.
Tali indicatori vengono presi come riferimento per individuare la pagina da
citare in loro corrispondenza. In questa dispensa vi spieghiamo come realizzare
rapidamente indici e sommari di livello professionale utilizzando Word 2002, ma
le procedure descritte, salvo minime varianti, possono essere seguite con
successo anche da chi dispone di precedenti versioni del
programma.
