Tanti benefici dalla gestione delle mail

Un giro d’opinione fra alcuni vendor conferma l’interesse crescente per le soluzioni di protezione e archiviazione di posta e instant message

La mail sta entrando a pieno titolo nel novero delle applicazioni business critical. L'attenzione dei Cio su queste tematiche è in crescita, mentre i vendor rilasciano nuove e sofisticate soluzioni per gestire la messaggistica nel modo più opportuno, sia per quanto riguarda le problematiche di security e di storage, sia per la realizzazione di progetti complessi di content management, in cui le mail sono uno degli aspetti da considerare. Un rapido giro d'opinioni fra alcuni dei principali protagonisti del settore fa emergere considerazioni sostanzialmente concordi, seppure con sfumature diverse, e conferma che, come spesso accade, in Italia sta arrivando ora un trend già consolidato negli Stati Uniti, dove non solo le mail, ma anche gli instant message, sono ormai strumenti di lavoro “business critical”. I vendor ci hanno riferito di un crescente interesse del mercato nazionale verso queste soluzioni, che sono rivolte ad aziende medie, con almeno 50/100 postazioni di lavoro. Microsoft Exchange e Lotus Notes sono le piattaforme su cui è concentrata l'attenzione, essendo di gran lunga le più diffuse, ma esistono soluzioni anche per Novell Groupwise, Oracle collaboration e sistemi opensource. Le soluzioni spaziano dalle appliance ai software dedicati fino alle piattaforme omnicomprensive e modulari, che possono integrare funzionalità di content management, business process management e storage management, con infrastrutture multi-livello.


Uno strumento critico


«La gestione dell'e-mail è in una fase di transizione - afferma Marco Calmasini, Ilm Business Development manager, di Hp Italia -. Si sta prendendo coscienza che è uno strumento critico per il business, nel quale sono contenute informazioni preziosissime per le aziende. La ricerca e il recupero di contenuti e-mail archiviati in maniera rapida e precisa, secondo criteri anche molto complessi, può consentire di rispondere più velocemente alle esigenze dei clienti o fare la differenza in una causa legale. Questo approccio sta assumendo una connotazione specifica che prende il nome di “e-mail intelligence”».


Anche per Luigi Benocci, Solution Strategist di Ca, «è un argomento sempre più caldo. L'ambiente di posta e collaboration è diventato critico non solo per l'aumento della quantità dei dati, ma anche dal punto di vista della sicurezza e della disponibilità. Se si ferma la posta si ferma anche l'attività di business, e non solo in ambito commerciale. La sensibilità maggiore al problema è in ambito bancario e finanziario, ma riguarda chiunque abbia dati critici che transitano all'interno della mail e che devono essere gestiti secondo le normative. In Usa, la tematica si sta allargando anche agli instant message, molto utilizzati per esempio nelle transazioni di Borsa, ma in Italia siamo ancora molto lontani».


Sul tema degli instant message, è diversa l'opinione di Sergio Resch, Business Development & Solutions manager di Ibm (che ha recentemente rafforzato l'offerta in quest'area acquisendo FileNet), secondo il quale sono già utilizzati ampiamente anche nel nostro paese. Afferma il manager:«La gestione della posta è diventata un'esigenza molto sentita anche in Italia. Oggi le e-mail, oltre a essere uno strumento di comunicazione intra/extra aziendale, sono a tutti gli effetti parte integrante dei processi di business dell'azienda moderna. Anche gli instant message sono diffusi e già oggi alcune aziende li memorizzano: non si sa mai. Ho visto utenti sofisticati aprire il proprio sistema di messaggistica a Second Life ricevendo così messaggi da utenti del mondo reale e da quelli del mondo virtuale».


Protezione e archiviazione


L'adozione di antivirus, antispam e altri sistemi di protezione è un primo importante passo che gli utenti compiono nella direzione della gestione delle mail. Ma altrettanto sentita è l'esigenza di un sistema di archiviazione, che serve sia per “svuotare” i server di posta, sia per permettere una rapida ricerca dei messaggi all'abbisogna, rispondendo alle normative vigenti in materia di dati sensibili. «L'esigenza dei clienti - conferma Benocci - è, prima di tutto, quella di sgravare l'ambiente di posta con soluzioni di storage dedicate, e, in seconda battuta, quella della compliance, ovvero della gestione delle normative. Il passo successivo è quello di allargare la visibilità al content management o, come preferisco, al record management, che consente di tracciare le informazioni di qualunque natura: le mail sono una di queste. È un discorso che gli It manager in genere non hanno in mente, ma poi se ne rendono conto. Una soluzione per l'archiviazione della posta può dare molto valore aggiunto se mette in campo la gestione dell'informazione nel suo ciclo di vita, e non si limita a spostare il dato da uno storage all'altro».


Afferma Mauro Toson, Pre-sales manager di Symantec Italia: «Ormai il 60-70% dei dati vitali viaggia con le mail. Diventa sempre più importante proteggere non solo la posta, ma tutta la messaggistica. Serve un controllo, che vuol dire effettuare specifiche azioni in base a una classificazione e a policy prestabilite, anche per gruppi di utenti, in modo granulare: gestire la quarantena, l'archiviazione, la cancellazione e via dicendo. È necessario, poi, archiviare i messaggi in modo corretto, seguendo regolamentazioni locali o policy aziendali. È chiaro che serve una visione olistica, una gestione a 360 gradi, che comincia prima che le mail arrivino, con soluzioni di traffic shaping, che bloccano lo spam e riducono la mole di traffico di dati non utili. È una visione che sta entrando sempre più nelle decisioni delle aziende. Inoltre, i clienti ci stanno chiedendo di controllare non solo quello che va verso l'esterno, ma anche le comunicazioni interne: abbiamo continue riprove di dati importanti dell'azienda che vengono mandati all'esterno». Se la protezione è fondamentale, anche l'archiviazione “intelligente” offre notevoli vantaggi. Spiega Calmasini: «Un sistema tradizionale di archiviazione di posta è composto solitamente da molti componenti: software, search engine, server Http, database per l'indicizzazione e via dicendo. In configurazioni in alta affidabilità tutto deve essere ridondato. Il risultato è un Tco elevato a causa dei costi di integrazione e gestione e quindi uno spostamento di costi anziché un reale risparmio. Oggi l'archiviazione in un sistema dedicato con capacità di replica remota per disaster recovery, garanzia di non modificabilità del dato, gestione dei tempi di retention, capacità di indicizzare anche gli allegati consente di innalzare i livelli di sicurezza e ridurre lo spazio occupato dalle e-mail nel server di posta».

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