A Omat 2006 si celebra l’avvento dell’archiviazione sostitutiva.
Il migliore spot all’archiviazione sostitutiva dei documenti pare lo abbiano realizzato quei debosciati che domenica sera hanno appiccato il fuoco al deposito degli archivi Inps di Pieve Emanuele, fuori Milano, distruggendo decine di migliaia di pratiche. L’azione vandalica ha poi trovato una pronta risposta da parte dell’ente previdenziale che ha detto: “tranquilli, tutti i dati sono al sicuro”. Ovvero, dalla carta sono stati trasferiti al bit.
Oggi lo spostamento del documento dal supporto cartaceo a quello ottico è favorito dalla legge. Per arrivare alla norma ci si è messo tanto, forse troppo tempo. Ma ora c’è, come c’è anche un libro bianco che il Ministero per l’Innovazione ha fatto introdurre, con un estratto, al Cnipa in occasione di Omat 2006, la rassegna che da una decina d’anni si occupa di archiviazione digitale dei documenti e che oggi può finalmente raccogliere i frutti di tanto divulgare.
Il libro bianco sulla “Dematerializzazione della documentazione amministrativa”, frutto di un gruppo di lavoro interministeriale, si rivolge al settore pubblico, a cui indirizza stime che invogliano al passaggio carta-disco. Bastino quelle della incidenza delle spese per la gestione documentale che inferiscono sul Pil in una misura che varia dal 2 al 4% e dei risparmi individuati in una transizione al supporto ottico: 3 miliardi di euro all’anno.
Attorno al settore pubblico, però, ruota un privato che al capitolo “archiviazione sostitutiva” può oggi associare i temi dell’utilizzo della firma digitale, del miglioramento della gestione aziendale e della ricerca full text nei documenti digitalizzati e indicizzati. Più quello dei danni che si evitano se eventi naturali o dolosi attraversano la strada dell’azienda.
