Ogni ufficio è dotato di almeno una stampante, e nonostante i processi di digital transformation un fermo macchina costa tempo e denaro: è importante quindi garantirne la vita più lunga possibile.
Sebbene ogni stampante di qualsiasi produttore sia costruita con cura e pensata per durare nel tempo, esistono alcuni accorgimenti per evitare che gli utenti producano un numero eccessivo di stampe, che un hacker non attacchi da remoto la stampante stessa, e che i dipendenti utilizzino la periferica senza tentare di stampare in modi che la danneggerebbero.
Ecco alcuni utili consigli per allungare la vita della vostra periferica di stampa.
Usate carta di alta qualità
Una delle più importanti (e spesso sottovalutate) strategie per allungare la vita di una stampante è quella di usare solo carta di elevata qualità.
Questo garantisce un minor rischio di inceppamento carta, oltre a una miglior adesione di toner e inchiostri sul foglio.
Una carta di qualità superiore conserva più a lungo la stampa impressa anche a distanza di tempo; fattore essenziale soprattutto per le stampe a getto di inchiostro.
Usate solo cartucce di inchiostro di qualità elevata
Certo, a tutti fa gola il risparmio apparente promesso da cartucce compatibili di dubbia provenienza, o riciclate. Tuttavia, unite a carta di scarsa qualità, sono la ricetta per un disastro perfetto che non di rado finisce con il danneggiare la stampante in modo irrimediabile.
Perdite di inchiostro possono arrivare a macchiare perfino il mobile su cui è appoggiata la stampante, oppure un inchiostro scadente potrebbe rovinare per sempre le testine di stampa. Non è il tipo di risparmio che vi suggeriamo.
Stipulate un contratto di manutenzione periodica
Avere un contratto di manutenzione periodica su una stampante è un buon modo di allungare la vita di una stampante: la pulizia della periferica e gli aggiornamenti regolari del firmware ne garantiscono l’efficacia nel tempo. Inoltre, i tecnici avranno confidenza con ila nostra periferica, e sapranno intervenire in modo efficace e rapido in caso di guasti ricorrenti.
Riducete i tempi di avvio dello standby
Un’altro consiglio da mettere in pratica per prendervi cura della vostra stampante è quello di impostarla in modo tale che entri in modalità risparmio energetico più velocemente. Quasi tutte le stampanti hanno un parametro per questo nel pannello di controllo, e i modelli più evoluti arrivano a permettervi di gestire il timeout dello schermo: se possibile, accorciate anche quel tempo.
Durante lo standby la stampante non riceve energia, quindi le componenti interne non vengono stressate e non si surriscaldano inutilmente. Inoltre (ed è questo lo scopo originale dello standby) contribuirete al risparmio energetico.
Migliorate i processi organizzativi di stampa
Potrebbe sembrare non inerente, ma un adeguato processo di stampa e un workflow ben chiaro si traduce inevitabilmente con un minor numero di stampe, e come conseguenza con una vita più lunga per la vostra stampante. I dipendenti devono essere adeguatamente formati, in modo tale da migliorare la loro produttività, evitando stampe inutili o perfino ridondanti. Meno stampe, più tempo risparmiato e minor impatto ambientale.
Ad esempio, una ottimale gestione di un workflow durante la creazione di una brochure riduce le bozze, evitando di stampare ogni singola pagina per correzioni di minor entità, riservando l’output a stampa solo per le fasi finali.
Formate gli utenti su come utilizzare la stampante
Un consiglio semplice ma spesso ignorato è quello di formare al meglio i collaboratori e gli utenti sul corretto utilizzo della stampante.
Attraverso la formazione, vi assicurerete che i dipendenti sappiano utilizzare al meglio la periferica e al contempo evitare che la danneggino o ne causino semplicemente un blocco temporaneo (comunque causa di perdita di denaro).
Un gradito effetto collaterale della formazione è che i dipendenti produrranno meno stampe, frutto del minor numero di errori commessi.
Controllate la sicurezza della stampante
Potreste pensare che la sicurezza abbia poco o nulla a che fare con la vita di una stampante, ma in effetti sono due argomenti più vicini di quanto immaginiate.
Quando aggiornate il firmware della stampante, verificate la sicurezza della vostra rete e controllate che i device non siano stato attaccati da un hacker, al tempo stesso vi state prendendo cura anche della vostra stampante.
La ragione è che, se un hacker entrasse nella vostra rete attraverso la stampante, potrebbe rendersi necessario escluderla dalla rete o perfino doverla eliminare definitivamente per rimettere in sicurezza il network aziendale.
Conclusioni: utente consapevole, stampante duratura
In sintesi, questi sette consigli sommati vi permetterannono di assicurarvi che una stampante non venga usata impropriamente, o comunque in modo tale da danneggiarla inutilmente.
Inoltre, scoprirete che degli utenti correttamente addestrati possono farne un miglior uso, e che l’uso di carta e consumabili di alta qualità non sono una fonte di costi aggiuntivi, ma si traducono in importanti risparmi e nel dare alla stampante una vita più lunga (e migliore).
E’ da tenere presente che oggi il costo di una stampante, anche di buona qualità, pùò essere equivalente a quello di 8 cartucce di inchostro della medesima marca.
Quindi non meraviglatevi del fatto che la stampante possa andare in out dopo 3/4 anni di lavoro.
Sono convinto sia utile ,se non necessario,coprire la stampante con la garanzia extra ,cioè 3-4-5 anni totali di lavoro,in modo da salvarla dagli acciacchi e spese dopo i due anni regalamentari.