Ripensare la struttura organizzativa aziendale per migliorare il business

Le aziende devono ripensare radicalmente il modo di organizzare il personale e favorire la collaborazione con tutti i mezzi possibili se il loro obiettivo finale è incrementare il business.

I top manager di parecchie organizzazioni credono che il Business Process Management (BPM) sia in grado di migliorare il business per il solo fatto di aver introdotto queste tecnologie in azienda.
Secondo Gartner, invece, questo è vero a patto di riuscire a superare alcuni ostacoli.

Rivolgendosi ai delegati del Gartner Business Process Management Summit di Londra, John Dixon, direttore ricerche, ha dichiarato: "Il BPM offre importanti spunti e fa la differenza per le aziende in cui operate, ma è impegnativo e comprende un ampio ambito di attività. Le barriere più rilevanti sono le politiche organizzative, la carenza di esperienza e di risorse sui progetti BPM”.

Janelle Hill, analista di Gartner, è convinta che parte del problema risiede nel fatto che il BPM afferisce al miglioramento dei processi ma, se i processi che ne sono alla base non sono ottimizzati, o sono soggetti a interferenze esterne, il miglioramento tanto sbandierato da queste tecnologie potrebbe non funzionare a dovere.

La specialista sostiene che sono diversi i vincoli della struttura organizzativa che limitano l’efficacia del BPM: “La maggior parte delle società è organizzata su base geografica o funzionale, oppure per linee di prodotto. Tuttavia, queste strutture organizzative spesso costituiscono un limite oggettivo e creano problemi, in particolare in quelle aree grigie di confine che si creano tra differenti unità organizzative. Confini lungo i quali le informazioni, spesso, non fluiscono in modo adeguato”.

La struttura gerarchica dei business e le attività di reportistica creano livelli di gestione nella misura in cui le persone devono rispettare protocolli stabiliti che sono difficili da superare. “Ciascuno di noi lavora in un’isola operativa e non abbiamo una visibilità trasversale - dice la Hill -. In questo modo, ci perdiamo la visione complessiva delle attività d’azienda”. Questo, ovviamente, crea un limite che impedisce l’ottimizzazione di processi di business. “Non esiste nessun operatore, all’interno dell’azienda, focalizzato su una visione di tipo end-to-end delle attività d’impresa”, si dice convinta.

Cambiare la cultura
Daryl Plummer, analista di Gartner, sostiene: "Negli affari, se le cose non vanno come previsto è bene adattarsi. Questo è ciò che è mancato ai progetti BPM fino ad ora. Si otterranno solo miglioramenti marginali utilizzando il BPM se non si procede a un cambiamento epocale, ovvero se non si smette di concentrarsi sul processo e sulla struttura per guardare finalmente a come le persone dell’organizzazione interagiscono tra loro e con i clienti”. Gartner ha coniato il termine "collaborazione estrema" per descrivere il passo in avanti che le aziende devono compiere sul fronte della cooperazione.
“Si tratta di approfittare delle tendenze tecnologiche emergenti come cloud computing, mobile computing, social computing e bid data - precisa Plummer -. Per cambiare la cultura e il modo di pensare degli operatori bisogna riuscire a prevedere come cambierà il loro lavoro con l’avvento delle nuove tecnologie. Questo aiuterà sicuramente a rompere le barriere che impediscono l’evoluzione del BPM in azienda, specie se si utilizzano al meglio strumenti pervasivi come gli smartphone”. Il mobile video, cita come esempio lo specialista, “permette a molte persone di partecipare virtualmente a un meeting di lavoro senza dover essere presenti, tutte insieme e contemporaneamente, in una sala riunioni. Non è necessario attrezzare una facility di videoconferenza nel momento in cui ciascun operatore ha questo tipo di funzionalità in tasca, attraverso dispositivi quali smartphone o tablet”.

Plummer crede anche che il ruolo delle e-mail sia, oggi, sovrastimato, visto che la gente sta utilizzando sempre più di frequente gli avvisi e le notifiche di Facebook o Twitter per comunicare e dato e che la messaggistica istantanea può aiutare gli operatori del settore a scoprire cosa fanno e cosa vogliono gli utenti in ogni istante. “Questo, in concreto, è ciò che meglio aiuta ad abbattere le barriere poste in essere attraverso la struttura organizzativa”, si dice convinto Plummer.

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