Ordini, conferme, bolle di consegna e fatture possono attraversare l’intero percorso che conduce ai sistemi gestionali senza dover essere ricondotti ogni volta a un modello rigido. Disponibile ora anche in Italia, Retarus Intelligent Document Processing (IDP) usa l’intelligenza artificiale per ricavare dai documenti non strutturati dati pronti per i processi aziendali e, attraverso l’integrazione opzionale con i servizi di Electronic Data Interchange (EDI) del provider, trasformarli e instradarli verso l’Enterprise Resource Planning (ERP).
La soluzione è rivolta in particolare ai flussi Order-to-Cash (O2C), che coprono il ciclo dall’ordine del cliente all’incasso, e Purchase-to-Pay (P2P), dall’acquisto al pagamento. Accetta documenti provenienti da email, PDF, scansioni, fax e altri canali digitali e può collegarsi a piattaforme enterprise quali SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365 e Salesforce. Riducendo l’inserimento manuale, gli errori di interpretazione e i ritardi, interviene sui passaggi che si ripercuotono su approvvigionamenti, gestione degli ordini, cash flow e servizio a clienti e fornitori.
L’AI legge relazioni e gerarchie nel documento
L’architettura si discosta dai sistemi di Optical Character Recognition (OCR), limitati al riconoscimento di caratteri e campi in posizioni predefinite, perché analizza anche il significato delle informazioni e le relazioni tra i dati. Il modello linguistico Mistral Small 24B consente così di affrontare strutture ricorrenti nelle supply chain, comprese varianti di prodotto, consegne parziali, gerarchie multilivello e sottovoci d’ordine.
Questa comprensione semantica permette di elaborare documenti di clienti e fornitori con formati differenti, contenendo la necessità di predisporre configurazioni dedicate e di mantenerle nel tempo. Retarus abbina inoltre regole di validazione dei dati a meccanismi Human-in-the-Loop, attraverso i quali un operatore può controllare e correggere le eccezioni da un’interfaccia dedicata.
Con la funzione Instant Learning, il sistema riutilizza l’esperienza maturata sui documenti già elaborati per migliorare il riconoscimento durante il normale utilizzo. L’inserimento di nuovi layout, fornitori e tipi di documento non richiede quindi necessariamente un lungo addestramento iniziale su grandi raccolte di esempi etichettati, riducendo i tempi di onboarding e il costo complessivo dei progetti.
Il risultato atteso è un aumento dello Straight-Through Processing (STP), ossia della quota di pratiche completate senza intervento umano. In specifici scenari applicativi, Retarus stima che il livello di elaborazione automatica possa raddoppiare rispetto al lavoro manuale, con effetti sulla produttività e sui tempi di approvazione degli ordini.
Dal documento non strutturato al processo EDI
L’IDP può essere usato per estrarre e convalidare le informazioni oppure abbinato ai servizi EDI di Retarus per coprire l’intero percorso fino all’ERP. In questa seconda configurazione, i dati ricavati dal documento vengono convertiti nel formato richiesto dal sistema destinatario e instradati all’applicazione aziendale, così da estendere l’automazione oltre la fase di acquisizione.
Il servizio si appoggia all’ecosistema Retarus, che collega oltre 20.000 partner EDI, e all’esperienza maturata dall’azienda in più di trent’anni di gestione delle comunicazioni business-critical. La combinazione è pensata anche per progetti internazionali nei quali occorre collegare molte controparti, canali e formati mantenendo un flusso centralizzato.
La domanda potenziale in Italia emerge dai dati dell’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano: il mercato nazionale del Digital Document Management & Exchange vale 2,3 miliardi di euro; il 63% delle imprese considera strategica l’intelligenza artificiale, ma solo il 13% la impiega già nei processi documentali. Per manifattura, logistica e distribuzione, dove filiere articolate generano ogni giorno elevati volumi di ordini, conferme, fatture e documenti di trasporto, l’automazione può incidere sulla durata dei cicli, sulla qualità dei dati e sulla continuità operativa.
Elaborazione nei data center europei di Retarus
L’architettura adotta tecnologia europea ed elabora i documenti, in conformità al GDPR, nei data center gestiti direttamente da Retarus in Europa, senza affidarsi a infrastrutture hyperscaler esterne. Le organizzazioni mantengono così il controllo sulla collocazione dei dati, sui flussi informativi e sui requisiti di conformità connessi al processo documentale.
“Per anni il mercato si è concentrato sulla capacità di riconoscere i documenti. Oggi il vero valore nasce dalla capacità di comprenderli. Con la soluzione di Intelligent Document Processing, Retarus aiuta le aziende a interpretare contenuti complessi, apprendere continuamente dal contesto operativo e automatizzare processi critici mantenendo il pieno controllo sui dati”, ha dichiarato Martin Hager, founder e CEO di Retarus.
“Grazie alla combinazione tra AI europea, apprendimento continuo e integrazione con il nostro ecosistema EDI, consentiamo alle organizzazioni di accelerare i processi Purchase-to-Pay e Order-to-Cash, ridurre significativamente gli interventi manuali e migliorare la qualità dei dati. In un mercato sempre più competitivo, l’intelligenza documentale è destinata a diventare un elemento strategico per la resilienza e la crescita delle imprese”, ha aggiunto Hager.
