Quando i dati riservati escono dall’azienda

I risultati di una ricerca europea su 600 lavoratorii: sempre più gli impiegati che si appropriano di documenti confidenziali. E diverse aziende non hanno ancora definito una policy per il trattamento di informazioni sensibili.

McAfee ha reso noti i risultati di una ricerca commissionata a Icm Research e condotta su 600 impiegati europei riguardo la perdita dei dati.

Lo studio rivela che gli impiegati stanno portando al di fuori dell'azienda una crescente quantità di dati confidenziali, utilizzando metodi che spesso svicolano il controllo del dipartimento It. Lo studio indica poi che più di un terzo delle aziende europee (37%) non ha stabilito delle policy per il trattamento dei documenti sensibili, e che laddove tali policy siano già state introdotte, quasi un quarto (24%) dei dipendenti non ne è minimamente a conoscenza.

Tuttavia, sembra che non si stiano prendendo sufficienti precauzioni per difendersi dalla minaccia proveniente dall'interno dal momento che in media un impiegato europeo settimanalmente si appropria di 11 documenti riservati portandoli fuori dal proprio ufficio. Gli impiegati olandesi sono i più indisciplinati, portando fuori dell'azienda 19 documenti riservati ogni settimana, seguiti dagli spagnoli che ne sottraggono 13. Gli inglesi apparentemente sono i più coscienziosi sulla riservatezza, condividendo una media di 6 documenti la settimana.

I titolari delle aziende dovrebbero prestare attenzione al fatto che circa un terzo (31%) degli intervistati inviano informazioni finanziarie sull'azienda ad altri al di fuori della società come parte della loro attività quotidiana, mentre il 20% inoltra anche contratti legali.

La privacy dei dipendenti è facilmente violabile dal momento che un quinto (19%) condivide le proprie informazioni con contatti esterni e, anche se il 92% ammette che il trattamento oculato dei documenti confidenziali è cruciale per mantenere le relazioni con i clienti, il 39% puntualmente inoltra dati e informazioni sui clienti ad altri al di fori dell'azienda.

L'e-mail aziendale rimane il metodo più comune per spedire informazioni al di fuori con l'86% che ammette di inoltrare regolarmente documenti via e-mail. Tuttavia, molti dipendenti stanno utilizzando anche metodi su cui il dipartimento It ha un controllo minimo o pressoché nullo. Un quarto (26%) di coloro che hanno spedito informazioni al di fuori delle proprie società ha ammesso di utilizzare servizi e-mail basati su web come Yahoo o Hotmail per farlo mentre una quota significativa (83%) stampa le schede relative ai clienti per portarle fuori dell'ufficio.

Quasi un quarto (23%) di quanti hanno ammesso di inviare documenti al di fuori dell'ufficio hanno utilizzato servizi di Instant messaging per trasferire business plan della società mentre uno su cinque (20%) ha inviato informazioni finanziarie della società e fogli di calcolo utilizzando Im.

Comunemente, i documenti riservati vengono portati al di fuori delle aziende anche utilizzando dispositivi di archiviazione portatili. Quasi la metà degli impiegati stanno trasferendo dati finanziari (45%) al di fuori dell'azienda utilizzando questi metodi, mentre più di un terzo li utilizza per sottrarre i business plan (38%) e i dati dei clienti (34%).

Le memory-stick Usb risultano il dispositivo portatile maggiormente utilizzato con oltre un quarto di impiegati (26%) che lo usa regolarmente per sottrarre le informazioni. Tuttavia, invece di maneggiare tali oggetti con cura, il 15% degli impiegati li ha prestati ad altri.

E anche la tradizionale copia cartacea del documento ha un ruolo come causa principale di vulnerabilità dei dati aziendali. I dipartimenti It raramente sono in grado di monitorare e limitare ciò che viene stampato o dove queste informazioni vadano. Lo studio indica che gli impiegati spesso stampano le informazioni finanziarie della società (83%), i dati dei clienti (83%) e i contratti legali (87%). Il rischio che tali informazioni cadano nelle mani sbagliate è composto da oltre una metà (54%) di dipendenti che non sminuzza tali documenti nel cestinarli e da uno su dieci che ammette addirittura di lasciare tali informazioni sul cassetto della stampate.

Infine, oltre la metà (52%) degli intervistati ha confessato che al momento di lasciare una società si porterebbe via anche documenti e informazioni. I dipendenti francesi e italiani sono i più propensi a sottrarre le informazioni e portarle al di fuori dell'edificio mentre gli impiegati inglesi sono i più affidabili, con un 70% che nega fermamente che sottrarrebbe anche un solo dato.

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