«Nel processo di rinnovamento e crescita dell’azienda, abbiamo deciso di puntare su un nuovo sistema informativo, che soddisfacesse le nostre esigenze e ci permettesse di essere sempre più efficienti» Ettore Avanzi, Responsabile Sistemi Informativi, PBM Editori
«La sfida del progetto – avviato a fine 2002 – era ripensare e ridisegnare l’intera
architettura hardware e software dell’azienda, coinvolgendo tutte le
strutture e le funzioni, garantendo allo stesso tempo la continuità della
gestione e la possibilità di non interrompere l’attività operativa
quotidiana. E abbiamo vinto la sfida»,
ha affermato con soddisfazione Ettore Avanzi
, Responsabile Sistemi Informativi di Paravia Bruno Mondadori (PBM) Editori. Oggi
la società ha un sistema integrato che supporta buona parte della
gestione aziendale, coinvolgendo molte funzioni a tutti i livelli, in
grado di assicurare tutti i benefici di un moderno ERP, verticalizzato
per il settore dell’editoria.
«A&G, nostro partner nella consulenza, ci ha assistito durante l’intero
processo, a partire dall’analisi iniziale fino all’avvio in produzione
del nuovo sistema: con loro abbiamo scelto Oracle, sulla base delle caratteristiche
di completezza della copertura funzionale e di flessibilità che
questo sistema è in grado di garantire – ha spiegato Avanzi
– . Grazie a Oracle, abbiamo automatizzato molti processi trasversali, abbiamo
reso efficiente la gestione, in particolare quella del ciclo passivo,
e abbiamo notevolmente ridotto il time-to-market, fattore chiave per
il successo di un’azienda che opera nel campo dell’editoria scolastica.
Inoltre, le innumerevoli potenzialità di questo sistema saranno
la base per continuare nei prossimi anni il processo di crescita avviato».
Un nuovo sistema ERP per garantire l’espansione
Al momento dell’avvio del
progetto, PBM Editori aveva due sistemi informativi, non integrati tra
loro, con conseguenze facili da immaginare: insufficiente copertura funzionale,
inefficienze operative, elevati costi di gestione, difficoltà di
integrazione con altri sistemi, potenziali problemi di sicurezza dei dati.
All’inizio del 2002, quindi, si è giunti alla decisione di sostituire
completamente il precedente sistema informativo. L’implementazione del
nuovo ERP ha consentito di realizzare una completa automazione dei processi
trasversali, grazie alla standardizzazione e all’integrazione. Il progetto
è stato l’occasione per ridefinire la rete aziendale, per rivedere
i contratti di fornitura e i parametri di prestazione.
Un ciclo passivo completamente integrato
«Gli effetti della nuova definizione dei processi risultano evidenti
se si pensa al ciclo passivo: con la gestione precedente, l’ordine d’acquisto
era in alcuni casi gestito extrasistema e non c’era alcun tipo di integrazione
tra l’attività delle varie funzioni coinvolte; pertanto era necessario
effettuare onerose attività di verifica prima di avviare l’attività
successiva – ha spiegato Avanzi –. Con il nuovo sistema integrato,
l’intero ciclo viene gestito a sistema ed è il sistema stesso a
guidare il processo: in tal modo sono state eliminate tutte le attività
di passaggio di informazioni da una funzione all’altra, di controllo e
di verifica, a basso valore aggiunto. Il processo risulta così
fluido e i tempi drasticamente ridotti».
Un processo di produzione più efficiente
Lo stesso vale per il processo di produzione: la direzione tecnica beneficia
del lavoro svolto dalla direzione editoriale e dalla direzione amministrativa
e finanziaria, che provvedono a inserire nel sistema tutte le informazioni
relative ai nuovi prodotti. La direzione tecnica può così
concentrarsi sulla definizione delle schede tecniche, ricercando le condizioni
di stampa ottimali. L’attività è poi integrata a valle con
i processi di emissione degli ordini di produzione, di monitoraggio dello
stato di avanzamento dei lavori e fornisce gli input necessari per la
programmazione dell’attività del magazzino.
Una soluzione verticale per l’editoria
Grazie
alla riduzione del tempo di processo per l’evasione dell’ordine di
approvvigionamento dei depositi periferici – dalla definizione dell’ordine stesso
alla registrazione del carico a magazzino – è notevolmente diminuito
il time-to-market. Altrettanto significativi sono i risultati ottenuti
grazie all’automazione della gestione del ciclo editoriale pre-stampa, dall’ordine
alla registrazione della fattura, che consente il completo monitoraggio
dell’attività e una maggior efficienza operativa per tutte
le funzioni aziendali che operano a valle. Pur salvaguardando lo
standard di prodotto, sono state inserite personalizzazioni importanti
per soddisfare le esigenze specifiche dell’attività editoriale.
In particolare sono stati realizzati applicativi che consentono la
gestione dell’IVA editoriale e la definizione di cicli di lavorazione sulla
base delle specifiche operazioni richieste dal processo di stampa dei
libri. È stato poi sviluppato un applicativo che consente di effettuare le fatturazione
front-office, garantendo l’efficienza operativa della fase di vendita
al banco mantenendo peraltro intatte le potenzialità offerte dal
modulo Order Management.«L’operatività quotidiana ha beneficiato
della standardizzazione e dell’integrazione dei processi, resi fluidi
e governabili e privati di tutte le attività a basso valore aggiunto»
ha sottolineato Avanzi.
Perché A&G?
Ottime competenze in materia di riorganizzazione e di gestione di progetti
che richiedono profondi cambiamenti aziendali: questo il motivo per cui
il gruppo A&G è stato scelto come partner per lo sviluppo del
progetto. «Grazie alla controllata e.Magine, società specializzata
nell’ideare e nel creare sistemi e soluzioni di E-Business, il partner
ha potuto garantirci una completa visibilità sulle possibilità
tecnologiche offerte dal mercato e una vasta esperienza maturata sul
campo», ha aggiunto Avanzi.
Perché Oracle?
«Abbiamo scelto Oracle E-Business Suite perché è un
sistema di fascia alta, che garantisce un’elevata flessibilità
di implementazione e ha notevoli potenzialità di sviluppo –
ha spiegato Avanzi – . Inoltre, la possibilità di interfacciare
in maniera semplice le diverse applicazioni con il mondo web costituiva
per noi requisito fondamentale per raggiungere i nostri obiettivi.
La scelta è avvenuta al termine di una software selection,
durante la quale sono stati presi in considerazione alcuni sistemi integrati
di gestione, appartenenti a differenti fasce sia dal punto di vista delle
prestazioni e delle potenzialità offerte, sia dal punto di vista
dell’impegno economico richiesto».
«La soluzione Oracle è stata preferita a SAP perché
Oracle E-Business Suite ha un’architettura aperta, permette una maggior
integrazione e un numero illimitato di personalizzazioni, è adattabile
e pronto a seguire l’evoluzione dell’azienda, è semplice da implementare,
è integrabile con il DB Oracle e ha costi di manutenzione ridotti».
Il processo di implementazione
La fase iniziale del progetto (rilevazione della situazione preesistente
e definizione dei requisiti del nuovo sistema informativo) ha richiesto
circa sei mesi di tempo ed è stata seguita dagli analisti A&G,
i quali hanno affiancato, all’interno di gruppi di lavoro appositamente
definiti, gli utenti di riferimento individuati da PBM Editori e lo staff
dei Sistemi Informativi. Gli incontri avevano una frequenza almeno bisettimanale.
«Abbiamo scelto una procedura di tipo big-bang – ha affermato Avanzi
-. Il 1° gennaio 2004 il nuovo sistema informativo è
stato avviato in produzione, con tutti i moduli previsti, e nello stesso
momento è stato “spento” il sistema precedente».
«L’implementazione
del sistema e la realizzazione delle personalizzazioni sono state effettuate
dai tecnici e programmatori di e.Magine, in collaborazione con gli analisti
A&G. La successiva fase di test, necessaria per l’avvio dell’attività
in produzione, ha impegnato i consulenti A&G anche nella formazione
e nell’affiancamento delle risorse interne di PBM Editori».
Attualmente operano sul nuovo sistema 35 utenti in sede, nelle aree della
direzione editoriale, direzione tecnica, direzione commerciale e logistica,
amministrazione e finanza. Order Management è utilizzato anche
dalla rete di 20 depositi periferici, che cura la distribuzione sul territorio
nazionale ed effettua la vendita ai clienti finali.
Possibili sviluppi
La
fase di ulteriore sviluppo, peraltro già avviata, ha l’obiettivo di arrivare a
una piena integrazione di tutti gli attori coinvolti nella catena del valore di
PBM Editori, attraverso la realizzazione di un portale che consentirà sia di
comunicare sia di pubblicare dati e informazioni. Quindi, in ottica Supply Chain
Managament sarà possibile interagire con gli agenti, i concessionari, i
collaboratori esterni, i fornitori di materie prime, i fornitori del ciclo di
produzione, e in ottica CRM con la rete di distribuzione e con il cliente
finale. Tale integrazione avverrà utilizzando le potenzialità che Oracle offre
per la realizzazione di interfacce web.
