Ottimizzare il budget aziendale e ambientale con i servizi di stampa gestita: i quattro vantaggi

stampa gestita

Le soluzioni di stampa gestita forniscono risposte ai problemi di stampa comuni che sorgono quando le aziende affrontano il tema della corretta gestione delle periferiche di printing.

L'esternalizzazione di tutte le responsabilità relative alla stampa comporta una gamma di vantaggi; uno dei più importanti è senza dubbio il risparmio che è possibile conseguire grazie al supporto di un provider MPS (Managed Print Services).

I servizi di stampa gestita possono essere definiti come la gestione dei dispositivi per la creazione di documenti in modo da ottimizzare e incorporare tutti i processi aziendali correlati alla stampa.

Avere una stampa centralizzata significa avere bisogno di meno materiali di consumo e quindi si creano meno rifiuti. Gli oneri IT si riducono con un provider MPS e gli aggiornamenti vengono applicati con rapidità e regolarità, Infine, il flusso di lavoro e la sicurezza sono migliorati con i servizi MPS.

Esaminiamo dunque i quattro modi principali in cui i servizi di stampa gestita migliorano l’efficienza economica di stampanti e multifunzione.

Meno rifiuti e materiali di consumo

Quasi la metà di tutte le stampe che vengono create in un tipico ambiente office non viene mai utilizzata. Con i servizi di stampa gestita, è possibile ottenere notevoli riduzioni dello spreco di carta. E la carta non è l'unico consumabile su cui fare ottimizzazioni.

Infatti, il nuovo modo di lavorare ha profondamente inciso sui workplace: molte organizzazioni stanno rimodulando la propria presenza fisica, privilegiando una filosofia da “azienda diffusa”, con meno sedi monolitiche e un grande numero di luoghi in cui le proprie risorse si trovano ad operare e a dover stampare.

Smart working e lavoro distanziato hanno sviluppato moderne esigenze di stampa, in cui il numero delle periferiche sta crescendo e che necessita di un adeguata gestione e bilanciamento; tutti temi che richiedono la competenza di un provider MPS preparato e al passo con i tempi.

Per ripartire a pieno regime è infatti necessario modificare la cultura organizzativa a cui siamo stati abituati fino a pochi mesi fa e vanno studiate strategie ad hoc volte a mantenere il “social distancing” senza però pregiudicare l’efficienza delle attività aziendali.

Una di queste strategie è rappresentata dal balanced deployment, che consiste nel suddividere in modo ottimale e più capillare il carico di lavoro all'interno degli uffici, sostituendo le grandi stampanti A3 con più unità in formato A4 compatte, performanti ma soprattutto più vicine alle singole postazioni di lavoro.

Così facendo si evitano lunghi percorsi in mezzo ad altre aree (come avviene spesso negli open space) per andare a recuperare le stampe, e soprattutto si evitano le code che si creavano aspettando di ritirare i propri documenti. L’aggiunta di scanner è un altro elemento di “bilanciamento”, perché chi necessità di fare solo la scansione di un documento non deve necessariamente attendere la conclusione delle stampe dei colleghi e viceversa.

A questo si aggiunge il concetto di decentralizzazione, che consiste nel posizionare più stampanti all'interno dello stesso reparto, adempiendo alle nuove normative che impongono di avere scrivanie libere per poter distanziare gli impiegati.

Le stampanti in formato A4 proposte da Brother per far fronte alle nuove esigenze di stampa mettono insieme velocità, economicità e sicurezza.

Quest’ultima è garantita da soluzioni software come Secure Print+, che permette di stampare documenti riservati con elevata sicurezza e che, grazie all'autenticazione da PIN o card NFC, risolve anche il problema dei documenti lasciati incustoditi. Il controllo e il monitoraggio centralizzato delle unità dà anche la possibilità di minimizzare i fermi macchina, gli interventi sul posto e di aumentare la produttività degli uffici. Un aiuto concreto per ripartire in azienda.

Gestione dei costi IT

L'esternalizzazione dei costi di manutenzione a un provider di stampa gestita comporta una riduzione dei costi di manutenzione e una riduzione delle esigenze del reparto IT. In questo modo, il budget di una organizzazione potrà essere ridotto o reindirizzato verso altri obbiettivi.

Inoltre, fattore non meno rilevante, il team IT aziendale verrà sgravato da attività a basso valore ma ad alto consumo di tempo, potendosi dedicare ad altre mansioni di maggior valore.

Infatti, in caso di problemi sul parco macchine, sarà il provider MPS a farsi carico delle attività necessarie alla risoluzione del guasto, preservando al meglio la business continuity.

Device di ultima generazione con software sempre aggiornato

Con i servizi di stampa gestita, i costi di stampa continuano a diminuire con il tempo perché l'apparecchiatura verrà aggiornata automaticamente quando arriverà il momento preservando l’obsolescenza delle periferiche.

Facile per qualsiasi imprenditore confrontare questo vantaggio, con il dover sostituire le proprie stampanti o multifunzione quando magari sono ancora parte di un piano di ammortamento, oltre a richiedere investimenti che non sono sempre fattibili in tempi rapidi.

Affidarsi ad un provider MPS per la fornitura dell’hardware di stampa significa avere sempre soluzioni best in class, perfettamente calate nella realtà di ogni organizzazione, e con un costo ben calibrato sulle specifiche esigenze di ogni azienda.

Migliore gestione e sicurezza del flusso di lavoro

Con i servizi di stampa gestiti, i documenti possono essere protetti tramite crittografia o da sistemi di autenticazione utente a due fattori.
Una maggiore sicurezza significa minori potenziali rischi economici dovuti a perdite di dati (che può offuscare l'immagine di un'azienda oltre a dare ai concorrenti un vantaggio sleale).

I servizi di stampa gestita consentono inoltre flussi di lavoro più efficienti instradando i documenti attraverso un'unica posizione centrale. In questo modo, i documenti che devono essere elaborati in modo specifico o che necessitano di approvazione per la stampa possono essere instradati nel modo necessario per applicare i protocolli.

In sintesi, i managed print service garantiscono una stampa aziendale più efficiente in termini di risparmi immediati e potenziali, da diversi punti di vista.

Senza il supporto di un provider MPS, molti dei processi di stampa più difficili diventano meno efficienti e più costosi. I servizi di stampa gestita sono senza dubbio il modo migliore per ottenere una gestione della stampa conveniente e vantaggiosa per ogni organizzazione.

Per approfondire le tematiche inerenti l'attivazione di servizi di stampa gestita abbiamo selezionato un documento, a valore, una guida che illustra a fondo le modalità e i benefici.

Scarica la guida: Come gestire meglio un'azienda partendo dalla stampa

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