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OneDrive in Microsoft 365, nuove funzionalità per lo smart working

Microsoft ha annunciato nuove funzionalità di OneDrive su Microsoft 365 che offrono un’esperienza nella gestione dei file più connessa e flessibile per l’utenza business, un maggiore controllo per gli amministratori e un tocco più personale per tutti gli utenti, a casa.

Infatti, evidenzia Microsoft, la pandemia di Covid-19 ha segnato, negli ultimi mesi, un utilizzo della tecnologia da remoto, da casa, sia per le attività personali sia per il lavoro. I progetti e le riunioni aziendali, l’istruzione e l’apprendimento, i contatti con amici e parenti: tutto si è spostato online.

In questa accelerazione della trasformazione digitale, evidenzia ancora Microsoft, i file sono spesso il punto di partenza per svolgere il proprio lavoro e rimanere connessi con i colleghi. Memo, presentazioni, foto, video: sono tutti canali preziosi per interazioni più fruttuose.

La domanda che spesso si pone ai colleghi, al team, e a volte anche a noi stessi, è: “Dove posso trovare quel file che mi serve?”. Una semplice domanda che spesso ha un forte impatto negativo per la produttività.

Maggiore flessibilità per gli  utenti business

Entro la fine del mese, Microsoft lancerà, in anteprima pubblica per gli utenti business, la nuova funzione Add to OneDrive (Aggiungi a OneDrive) che semplifica l’aggiunta di cartelle condivise direttamente su OneDrive.

Le cartelle condivise includono contenuti che altri utenti hanno condiviso con noi tramite il loro OneDrive o contenuti che fanno parte della nostra libreria condivisa in Microsoft Teams o SharePoint.

OneDrive Microsoft 365

Con Add to OneDrive, non solo l’utente potrà portare tutti i contenuti condivisi in un unico posto, ma potrà anche lavorare con i contenuti condivisi con la stessa flessibilità come se fossero file propri. Ciò significa che il contenuto aggiunto può essere sincronizzato, condiviso e ci si può collaborare, e che mantiene tutte le policy di sicurezza e conformità esistenti.

Il roll-out dell’anteprima pubblica sarà abilitata nei tenant per impostazione predefinita, con l’opzione di opt-out per gli amministratori, se lo desiderano.

Microsoft 365, nella visione della società di Redmond, dovrebbe offrire la stessa esperienza d’uso, indipendentemente dall’app in cui ci si trova. Ciò è particolarmente vero per i team, che sono diventati centrali nella nostra vita lavorativa remota.

Per estendere questa “familiarità” ai file, Microsoft ha annunciato che presto implementerà la stessa esperienza di file sharing e controllo degli accessi in Teams che gli utenti aziendali già conoscono da altre app Microsoft 365, tra cui OneDrive, Outlook o Office.

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Presto, quando si vorrà condividere un file all’interno di Teams, l’utente avrà la possibilità di creare sharing link che forniscano l’accesso a chiunque, a persone all’interno della propria organizzazione, a persone con un accesso esistente o a persone specifiche, comprese quelle in una chat privata o di gruppo.

I metadati aggiungono struttura e conformità ai file ma le librerie attualmente condivise con metadati obbligatori si sincronizzano in sola lettura. Microsoft ha ora annunciato che nelle prossime settimane ci sarà il roll-out di un aggiornamento dell’app di sincronizzazione OneDrive, che supporta la sincronizzazione in lettura e scrittura per le librerie condivise che contengono i metadati richiesti. Ciò consentirà agli utenti business di modificare i contenuti nelle loro librerie sincronizzate mentre lavorano dai loro desktop.

Inoltre, entro la fine dell’estate, gli utenti business potranno scegliere di continuare a condividere i file con i collaboratori quando sposteranno i propri documenti lungo il ciclo di vita dettato dal flusso di lavoro. Ciò significa che tutti gli utenti business che hanno avuto accesso a un file verranno nuovamente aggiunti, se il file cambia la posizione della libreria condivisa. Tali utenti ora riceveranno un nuovo link mantenendo le stesse autorizzazioni che avevano in precedenza e riceveranno una notifica sullo spostamento.

Microsoft ha poi aumentato il limite di dimensioni per i file in upload da 15 GB a 100 GB in OneDrive e SharePoint per tutti. Ciò è particolarmente utile per gli utenti business che lavorano di solito con tipi di documenti di enormi dimensioni, come file 3D, CAD e multimediali. La sincronizzazione differenziale rilasciata in precedenza consentirà inoltre di accelerare il processo di caricamento di file di grandi dimensioni, sincronizzando solo le parti modificate anziché l’intero file.

Per aiutare gli utenti a rimanere produttivi quando hanno bisogno di concentrarsi, entro la fine dell’anno Microsoft aggiungerà poi l’opzione per disattivare le notifiche dei commenti per i singoli file. Ciò influirà solo su quel file, non sull’intera libreria di file.

Chi accede o lavora su un file in un browser, sarà presto in grado di condividere i collegamenti copiati dalla barra degli indirizzi del browser con i colleghi interni (se abilitato dall’amministrazione). Questi URL rispetteranno tutte le policy di condivisione.

OneDrive per gli amministratori

Un amministratore può aiutare meglio i propri utenti se sa cosa sta succedendo nei loro ambienti. I sync admin report consentono di fare proprio questo, fornendo visibilità e insight sull’adozione e sull’integrità dell’app di sincronizzazione OneDrive all’interno dell’organizzazione.

Questa nuova dashboard è utile agli amministratori per verificare le versioni delle app di sincronizzazione, lo stato e gli errori principali di sincronizzazione sui singoli dispositivi. Le risorse dell’help desk possono anche sfruttare questi report per il supporto agli utenti. I report di sincronizzazione per gli admin saranno disponibili entro l’anno.

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Gli amministratori saranno presto in grado anche di implementare una scadenza automatica dell’accesso esterno, criteri di autenticazione a più fattori, come la richiesta di passcode monouso (OTP), nonché l’estensione delle valutazioni di accesso continuo a OneDrive e SharePoint.

Per l’uso personale

Ci sono anche novità per l’uso personale e in famiglia. Del resto, con il lavoro remoto le vite personali e lavorative inevitabilmente si intrecciano.

Microsoft renderà più facile rimanere in contatto con i file, mediante la condivisione di famiglia e gruppo in OneDrive, entro il mese. Questa nuova funzionalità consumer di family and group sharing, disponibile su OneDrive per il web, consente di preimpostare un gruppo di persone della propria vita personale e di condividere facilmente file, foto, video e album con quel gruppo. I gruppi possono includere familiari, amici o chiunque altro con cui desideriamo rimanere in contatto.

La condivisione di famiglia e di gruppo è inclusa in tutti i piani consumer di OneDrive, gratuiti e a pagamento, e inizierà a essere rilasciata presto su OneDrive per il web, con disponibilità generale prevista entro la fine di luglio. Sarà disponibile entro la fine di quest’anno sull’app mobile, sul client di sincronizzazione, sul Mac e direttamente da Word, Excel e PowerPoint.

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Dopo il rilascio per iOS e Android, presto Microsoft porterà la Dark Mode su OneDrive per il web, negli account aziendali e personali. Oltre al suo aspetto estetico, la modalità scura riduce anche l’affaticamento degli occhi e migliora la durata della batteria del dispositivo.

Microsoft, infine, ha anche reso disponibile un e-book che offre informazioni su come sfruttare OneDrive per collaborare meglio sul lavoro e che include scenari di utilizzo per team di risorse umane, marketing, vendite, legali, di ingegneria e finanza.

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