Oltre il document management con Esker

La società pone nuovi standard di riferimento per la gestione e la distribuzione dei documenti con l’innovativa soluzione DeliveryWare. Il direttore generale della società ce ne descrive i vantaggi e traccia i contorni di un mercato in attesa.

6 febbraio 2003 Con l'ultima release, Esker sostituisce la soluzione nota come Pulse con il nuovo sistema DeliveryWare Platform 3.0, che attua una vera e propria trasformazione dei documenti aziendali in modo da distribuirli secondo il mezzo più idoneo e opportuno. Si tratta di una rivoluzione concettuale, anche se non va impattare sul processo di lavoro consolidato in azienda, ma che ancora si scontra con una scarsa sensibilità al problema.

A cambiare è soprattutto l'approccio con il quale introdurre la soluzione in azienda. Giovanni Gavioli, direttore generale di Esker, ha infatti affermato: «Piuttosto che nell'EDP manager, troviamo un interlocutore più attento nel direttore amministrativo. A questi possiamo spiegare che se una fattura, normalmente, costa in media all'azienda dai 2 ai 10 euro, con una soluzione d'automazione come la nostra il costo passa a 30 centesimi di euro per una fattura inviata via fax o 4 centesimi per una via email».

A questo punto, il ritorno dall'investimento è molto rapido e, in genere, contenuto in sei o nove mesi al massimo, a detta dello stesso manager italiano, che ha aggiunto: «Non sempre si ha una visione su tutte le voci di costo del flusso documentale, per esempio in termini di tempo dedicatovi dal personale».

Il prodotto si indirizza principalmente agli utenti di sistemi ERP e SAP in particolare, anche grazie a un accordo di partnership con la società tedesca, che ha certificato il connettore verso il proprio sistema. Tale connettore è ottimizzato e aggiunge alcune funzioni con notifiche peculiari direttamente all'interno di SAP, mentre con gli altri ERP le notifiche vengono inviate in parallelo, generalmente via email. Sono inoltre disponibili connettori verso soluzioni concorrenti, posta ibrida, soluzioni di diffusione di documenti sicure , servizi di invio fax esterni e altri connettori dedicati (TCP/IP, FTP, SNA, Exchange, Lotus Notes e altri sistemi).
«DeliveryWare - ha spiegato Gavioli - analizza la destinazione dei documenti e, sulla base di criteri prestabiliti, procede alla loro destinazione tramite il miglior sistema di delivery verso l'utente finale, permettendo anche di prevedere modalità di inoltro diverse in funzione di particolari eventi. Per esempio, se non dovesse rispondere il fax dopo un certo tempo, allora può essere spedita una mail o, ancora, via posta elettronica viene inviato semplicemente un avviso, mentre il documento sarà inoltrato tramite il normale servizio postale».

L'apparente complessità della soluzione è nascosta all'utente finale che, in pratica, è come se "utilizzasse una stampante intelligente". Di fatto si manda a un processo “tipo quello di stampa” il documento, che viene quindi trattato opportunamente. "«Anche se è riduttivo rispetto alle potenzialità della soluzione, il concetto di stampante intelligente fornisce una chiara immagine dell'impatto invasivo nei confronti dell'utente», ha precisato il direttore generale di Esker.
Al centro del sistema, la nuova tecnologia General Document Recognition (Gdr), che cattura le informazioni direttamente a partire dai flussi di stampa oppure dai documenti provenienti da applicazioni ERP, SCM, CRM o altre. Una volta effettuato il riconoscimento, Gdr riformatta intelligentemente i dati in uscita e distribuisce in modo automatico il documento elettronico verso qualsiasi tipo di destinatario: fisico (inoltrandoli via Internet, Sms, e-mail, PDF, fax, stampa tradizionale o altro), file system o altro sistema di content management. Tutto questo senza modificare i codici delle applicazioni esistenti.

La società francese punta molto su DeliveryWare, che apre interessanti nuove prospettive di mercato per l'azienda, presentandosi come un prodotto che fornisce vantaggi immediati. Esker è storicamente presente in altri due segmenti: quello dell'emulazione e dell'automazione dei fax. Nel primo, la società ha registrato una flessione del 15%, in linea con le previsioni e con la media di mercato. Sul fronte dei fax cresce la quota dei nuovi sistemi, su base Unix e Linux, mentre va meno bene quella più tradizionale.

Complessivamente, un anno di transizione, caratterizzato, secondo Gavioli, da una prima parte di “finta” crisi, determinata più da paure indotte che da una reale crisi, e una seconda metà dell'anno effettivamente congelata in attesa di una ripresa.

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