Quando un credit manager spinge per smaterializzare i documenti.
Jungheinrich Italiana, filiale della multinazionale tedesca di sistemi e servizi di logistica per il magazzino con sette sedi (Milano, Torino, Brescia, Padova, Imola, Firenze e Roma) dove lavorano circa 800 persone, gestisce l’invio di circa 140mila documenti-fattura l’anno, ai quali si aggiungono circa 20mila solleciti. Ogni documento consta mediamente di 4-5 pagine.
Ultimamente la postalizzazione delle fatture era fatta manualmente a causa dei problemi riscontrati a partire dal 2005 con il precedente sistema automatico di cui la società si serviva. Come spiegato da Marco Piona, Credit Manager di Jungheinrich Italiana, «Il gestionale Sap è gestito direttamente dalla nostra casa madre tedesca e può succedere che l’interfaccia grafica subisca minime variazioni nella disposizione dei campi prefissati per la lettura automatica. Una impercettibile questione di millimetri, magari nella posizione del numero di fattura, è sufficiente però a mandare in tilt il vecchio sistema e a metterci nella condizione di non poter importare e quindi postalizzare le fatture».
Il sistema era stato implementato nel 1999. Nel 2004 sono nati i primi problemi, e nel 2005 la società si è vista costretta ad abbandonarlo per tornare all’imbustamento manuale. L’esigenza di Piona, pertanto, era di avere un sistema di postalizzazione automatica delle fatture integrato a Sap che fosse più elastico.
A giugno la società ha implementato la soluzione Esker DeliveryWare, per ridurre l’uso della carta nei processi aziendali e costituire una piattaforma unica per la gestione di tutte le documentazioni che circolano in azienda.
Piona si attende una riduzione dei costi operativi, ma anche una migliore qualità del lavoro in termini di rapidità e di contenimento del margine di errore oltre ad un conseguente decremento dei giorni medi di incasso.
«Ovviamente – ha specificato il decisore It – la scelta di iniziare dal ciclo attivo è conseguente all’emergenza che si siamo trovati ad affrontare ma rappresenta solo il primo passo. Accanto al problema di imbustare e postalizzare le fatture abbiamo quello di poter effettuare ulteriori invii, quando richiesti, anche tramite e-mail o fax. Lo step successivo sarà l’archiviazione ottica sostitutiva dei documenti, non soltanto quelli del ciclo attivo, per eliminare una buona parte della carta».
