La società di servizi per l’industria petrolchimica ha adottato PeopleSoft Hcm per aprire un canale diretto di comunicazione con le agenzie di selezione del personale, migliorare l’allocazione ai singoli progetti delle ore lavorate e ottimizzare la gestione delle carriere
Dal punto di vista organizzativo, Saipem presenta alcune peculiarità che rendono complessa e delicata la gestione del business, in generale, e delle risorse umane in particolare. Innanzitutto, si caratterizza per un’articolata struttura “multilocale”: accanto a due teste (gli headquarter di San Donato Milanese, in provincia di Milano, e Parigi) vi è una serie di unità autonome in diversi Paesi, che fanno ampio ricorso a risorse reclutate localmente. Un’altra specificità di Saipem è legata alla sua natura di contrattista, che comporta continue oscillazioni nelle dimensioni dell’organico, in funzione dei diversi progetti da realizzare. A una forza strutturale di circa 13mila unità, si aggiunge un numero variabile di dipendenti assunti per far fronte ai progetti. Ciò significa che questa realtà conta, mediamente, su un organico di 20mila dipendenti, dislocati nei cinque continenti, che in certe fasi possono diventare anche più di 25mila.
In una realtà così complessa, è evidente che l’ottimizzazione dei processi gestionali e la valorizzazione del capitale umano costituiscano una sfida tanto impegnativa quanto cruciale per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. A metà degli anni 90, Saipem ha avviato una revisione radicale dei sistemi informativi, con l’obiettivo di supportare l’avvenuta trasformazione dell’azienda in una realtà multilocale. È stato, quindi, implementato un sistema informativo integrato, in grado di gestire il ciclo attivo e passivo, supportando le attività operative e integrandosi con i processi collaterali come il controllo di gestione e il sistema di managing delle risorse umane. Quest’ultimo aspetto è stato affrontato nel ’99, puntando su Human Capital Management (Hcm) di PeopleSoft.
La gestione dei processi
“Con la sua soluzione globale, Internet based e di facile integrazione con le applicazioni di Sap per il controllo di gestione e quello dei progetti, PeopleSoft ci ha messo a disposizione gli strumenti necessari per ottimizzare e standardizzare i processi, migliorando la produttività dei dipendenti – ha spiegato Franco Ghiringhelli, organization development and facilities manager -. Il tutto con una sensibile riduzione dei costi di gestione. Dopo un’attenta valutazione delle opzioni disponibili, abbiamo scelto la soluzione che rispondeva meglio alle nostre esigenze. PeopleSoft Hcm, infatti, è un sistema completo e globale, con un’estesa copertura internazionale, facilmente parametrizzabile in funzione delle esigenze di ogni singolo Paese, e abbastanza flessibile per assecondare i cambiamenti organizzativi tipici nell’attività di un contrattista. In particolare, Saipem ha implementato le applicazioni Administer Workforce, eRecruit, eTraining, Employee Review, Time and Labor, Payroll Interface e Manage Competence“. La scelta è ricaduta sull’architettura Pure Internet di PeopleSoft, gli interventi di personalizzazione sono stati circoscritti e poco onerosi dal punto di vista economico. “Anche perché – ha aggiunto Ghiringhelli – abbiamo scelto di utilizzare il modello operativo proposto dalla soluzione PeopleSoft come riferimento per la gestione dei processi, avendo riscontrato una sostanziale coerenza con le nostre modalità gestionali fatti salvi, ovviamente, gli adattamenti necessari per processi o esigenze particolari“. Nonostante la complessità e la durata (due anni), il progetto si è concluso con un risparmio rispetto al budget iniziale.
I vantaggi sulle “risorse”
Con l’implementazione in tutto il gruppo di un sistema completo di gestione delle risorse umane, Saipem ha ottenuto la standardizzazione e l’ottimizzazione dei processi (dal recruitment alla gestione del time & labor) indispensabili per gestire e valorizzare il patrimonio di informazioni relativo al capitale umano. È aumentata in misura considerevole la quantità dei dati disponibili, non più dispersi ma organizzati in un’unica fonte di informazioni sulle risorse umane, comune a tutte le società del gruppo, accessibile via Internet e integrata con il sistema gestionale. Anche la qualità e la coerenza delle informazioni sono notevolmente migliorate, grazie a procedure standard di inserimento, aggiornamento e convalida dei dati relativi a eventi gestionali rilevanti (come assunzioni o trasferimenti da una società all’altra), all’utilizzo delle stesse modalità di classificazione e di un unico sistema di codifica per lo scambio, nonché di un sistema di reporting efficace e gestito a livello centrale. “Tutto ciò significa che il management dispone di una visione completa e aggiornata delle risorse umane e può gestirle in funzione degli obiettivi: ad esempio, riuscendo ad acquisire e trattenere le professionalità migliori ed evitando di reclutare personale indesiderato; elementi, questi, particolarmente significativi in un’azienda con un turnover di risorse elevato“, ha affermato Ghiringhelli. Un esempio significativo dei vantaggi offerti dalla soluzione PeopleSoft è rappresentato dalla gestione dei time sheet, elemento fondamentale per un contrattista come Saipem, sia per la fatturazione ai clienti sia per la corretta allocazione ai vari progetti delle ore lavorate. “Il modulo PeopleSoft Time and Labor offre possibilità di gestione in remoto e con modalità self service – ha spiegato Ghiringhelli -. Quest’ultima ha notevolmente migliorato tutto il processo di gestione dei time sheet, riducendo gli errori, aumentando la tempestività nell’inserimento dei dati e liberando risorse ora disponibili per altre attività“. Degni di nota anche i benefici ottenuti nella gestione della politica retributiva: grazie alla possibilità di analisi e incrocio tra i dati rilevanti, lo scorso anno è stata completata in un mese e mezzo, contro i tre/quattro mesi necessari prima dell’adozione di PeopleSoft.
Gli sviluppi futuri
Per quanto riguarda l’evoluzione del sistema, Saipem punta a estendere le applicazioni self service con due obiettivi principali: permettere ai dipendenti di accedere e aggiornare i propri folder; coinvolgere maggiormente le società di selezione del personale e le agenzie di lavoro interinale nei processi di recruitment, fornendo loro l’accesso ai folder delle job requisition, con la possibilità di inserire direttamente i candidati rispondenti alle ricerche aperte. Un’altra importante linea di sviluppo sarà l’introduzione delle applicazioni di Workforce Analytics, per monitorare in tempo reale e misurare le performance del personale, collegando la gestione delle risorse umane ai processi decisionali. Con la valutazione delle competenze, la programmazione e l’assegnazione delle risorse, il monitoraggio degli elementi retributivi e la connessione con i sistemi di controllo di gestione e paghe “Saipem dispone oggi della base necessaria per compiere un salto di qualità nella gestione e nello sviluppo del capitale umano“, ha concluso Ghiringhelli.
