L’esperienza di Silvia Fossati, It director di Emi Music in Italia, è la testimonianza di come si possa rifondare completamente un sistema informativo, calibrandolo sulle esigenze del core business.
Silvia Fossati, It director di Emi Music Italy, è arrivata nell’attuale società oltre sette anni fa. In precedenza, dopo una laurea in Fisica, Fossati aveva lavorato per sei anni in Accenture, dove in qualità di consulente ha ricevuto una solida formazione di tipo progettuale, che le ha consentito di conoscere tante realtà diverse, sia nazionali che internazionali.
In Emi ha iniziato come projet manager, in particolare come responsabile dei sistemi logistici di ciclo attivo, dopo di che è diventata direttore Sistemi It della filiale italiana e più di recente anche delle consociate di Grecia e Turchia. "Sette anni fa, decidere di lavorare in Emi ha rappresentato per me una vera scommessa, – ci racconta Fossati – perché pur percependo le potenzialità che l’azienda aveva, dal punto di vista tecnologico aveva un grosso gap da colmare. Dopo il mio arrivo, quindi, per quanto riguarda i sistemi, l’azienda è stata rifondata praticamente da zero. Infatti, nel ’98 abbiamo iniziato con l’implementazione di Sap R/3, facendo da battistrada in questa direzione per tutte le consociate mondiali di Emi".
In precedenza, su quali sistemi si basava la vostra organizzazione e quanto tempo avete impiegato per far funzionare il tutto?
"Arrivavamo da un’esperienza di tipo puramente mainframe, con una struttura It che era sostanzialmente costituita da programmatori che gestivano il quotidiano, senza avere una visione strategica a breve periodo. Il primo tassello di Sap lo abbiamo implementato in nove mesi, in quanto come scelta iniziale abbiamo ridotto al minimo la parte di customizzazione, in modo da prendere il massimo vantaggio da quello che era già compreso nel pacchetto, e abbiamo modificato solo alcune funzioni, come il credito. La scelta di Sap è stata molto positiva, tuttavia in un secondo tempo, per quanto riguarda il ciclo attivo, abbiamo preferito realizzare una soluzione ad hoc, con l’aiuto di società di consulenza esterne, mantenendo, comunque, sempre il know how di business all’interno".
Oggi quanti siete a gestire i Sistemi informativi di Emi Italia?
"Attualmente la struttura It è composta da sei persone più due consulenti fissi esterni, più una serie di consulenti che collaborano con noi su specifiche aree, come per esempio la Business intelligence o l’Erp Sap, che è gestito completamente in outsourcing. Tutto questo, quindi, ha portato una completa rifondazione dei sistemi, sia in termini tecnici che organizzativi. Infatti, nel giro di pochi anni, pilotati sia da questa direzione strategica a medio periodo, sia prendendo spunto da necessità contingenti come l’Anno 2000 e l’euro, che comunque ci obbligavano a fare dei cambiamenti, abbiamo deciso di rifare tutto ex novo. Negli ultimi sei anni abbiamo praticamente rifatto tutti i nostri sistemi gestionali, dalla tesoreria all’implementazione di Sap, al ciclo attivo, al sistema di reporting. Abbiamo inoltre costruito un data warehouse, per cui alla fine abbiamo colmato il gap tecnologico che c’era quando sono arrivata".
Tutto questo, sicuramente, ha comportato anche una non facile gestione e formazione degli utenti interni.
"Certamente. Questo è stato un grosso cambiamento non solo tecnico ma anche organizzativo, in quanto abbiamo cambiato la cultura degli utenti interni che prima, anche per ogni stampa, dipendevano dall’It, mentre ora sono capaci di realizzarsi in modo autonomo i report, in quanto si estraggono dal data warehouse i dati e si fanno da soli le analisi. Naturalmente, siamo arrivati a questo livello facendo molta formazione proprio agli utenti finali, perché il top management ha voluto che il centro di calcolo fosse dedicato a problematiche più strategiche e non fosse al servizio degli utenti finali come prima. Questo approccio ha anche consentito di liberare delle risorse che abbiamo formato su attività più progettuali".
A livello di gruppo come siete organizzati dal punto di vista delle strutture tecnologiche?
"Come gruppo, abbiamo un network collegato con una struttura che ha sede nell’head quarter di Londra, che in termini sia aziendali che tecnologici dà delle linee guida e fa i grossi investimenti e le strategie a livello globale. I territori si inseriscono in questa organizzazione con proposte di progetti locali e sono in rapporto diretto con la struttura centrale. Per citare un esempio, oggi l’Italia ha l’incarico di fare un progetto pilota per un nuovo sistema di budget e forecast per tutto il mondo. Per cui il progetto è sviluppato congiuntamente da noi e dall’Inghilterra e l’Italia sarà il primo paese pilota a utilizzarlo. Una volta verificata l’efficienza del prodotto, verrà distribuito a tutte le altre filiali. Peraltro noi, rispetto alle altre consociate, abbiamo anche approfittato del rinnovamento tecnologico per effettuare tutta una serie di cambiamenti organizzativi. Infatti, quando sono entrata in Emi, eravamo una società strutturata con la logistica e la produzione. Inoltre Emi e Virgin erano due società separate, per cui in un primo passaggio abbiamo fatto l’outsourcing della produzione e distribuzione, che oggi sono completamente terziarizzate. In un secondo tempo, è avvenuto il merger delle due realtà. Questa serie di cambiamenti ci ha spinto ancor di più verso l’innovazione, per cui oggi posso dire a ragion veduta che ci sono poche raltà del settore così all’avanguardia come la nostra".
Adesso che vi sentite a posto per quanto riguarda la struttura It, quali sono le sfide del futuro?
"Sistemata la dorsale dei sistemi, che sono i transazionali e che permettono all’azienda di funzionare, di fatturare e quant’altro ancora serve a supportare il business, oggi abbiamo l’energia per rivolgerci al front office nonché alle nuove sfide rappresentate dal digitale. Attualmente la discografia è in grande fermento per quanto riguarda il digitale, per cui anche noi stiamo avviando un processo culturale interno per incominciare a pensare e lavorare in digitale. Uno dei passi avanti più importanti che abbiamo fatto recentemente, frutto di un lavoro di squadra tra l’head quarter e noi, riguarda la gestione di tutti i nostri asset in digitale, sia sul ciclo produttivo sia verso il downloading o il mobile. Questa è la nostra sfida attuale, in quanto Emi ha realizzato tutta una serie di investimenti per raggiungere questo obiettivo, sia localmente che a livello mondiale".
Mi può citare un esempio concreto di come vi state muovendo?
"Per esempio, senza aver l’ambizione di diventare un’azienda paper less, perché si è scoperto che è un’utopia, abbiamo installato un sistema di document management e adesso il nostro ciclo di fatture fornitori è tutto in digitale, firme comprese. Per cui abbiamo attuato un vero cambiamento di mentalità e oggi l’It gioca un ruolo fondamentale, in quanto opera in stretto contatto con il business in maniera da essere promotore o anche semplicemente implementatore delle strategie del business. E questo è un traguardo che noi dell’It ci siamo guadagnati, avendo sempre dimostrato con i risultati che siamo in grado di offrire valore al core business".
In tutto questo rinnovamento, che ruolo gioca il cliente?
"In effetti, tra le sfide che ci aspettano nel 2005, ci sarà anche una maggior focalizzazione sul cliente, al quale vorremmo offrire tutta una serie di nuovi servizi e informazioni, come cataloghi online, streaming online, cosa che possiamo fare perché al nostro interno abbiamo l’ossatura per farlo e quindi cogliamo i frutti degli investimenti fatti in questi anni. Siamo, inoltre, confortati in questa scelta dai numeri, che confermano come il mercato del digitale stia decollando, in quanto rappresenta una grossissima opportunità per chi lavora nell’ambito delle tecnologie di sistemi, perché consente alle aziende come la nostra di fare un salto qualitativo come interlocutore di business. Per questo, assieme alla direzione marketing, stiamo valutando tutta una nuova serie di opportunità di espansione del business nel digitale".
