L’integrazione dei Si l’arma vincente per innovare l’azienda

Secondo Alberto Rosotti, Cio del gruppo Fbl – Della Rovere (produttore di mobili per l’ufficio e la casa), la gestione centralizzata di tutti i processi It legati all’attività del business ha portato notevoli miglioramenti in fatto di efficienza, sia interna che esterna.

Da oltre 30 anni il gruppo Fbl - Della Rovere è una realtà che opera nel settore del mobile nel comprensorio pesarese, producendo ambienti per la casa, con il marchio Fbl, e per l’ufficio, con quello Della Rovere. Pur essendo meno famoso di altre aziende del settore cucine (che peraltro sono nate nello stesso periodo e hanno stabilimenti nel distretto industriale attiguo), il gruppo si posiziona tra le prime realtà italiane per la produzione di mobili per ufficio. Con un fatturato di trenta milioni di euro, realizzato nel 2004 per il 60% in Italia e il resto in cinque continenti, centocinquanta dipendenti e un indotto valutato in circa trecento unità, Fbl -Della Rovere è il tipico esempio di una medio-piccola società che sta cavalcando l’innovazione per uscire dagli schemi nazionali e affrontare con determinazione la concorrenza internazionale. Con il responsabile dei Sistemi informativi, Alberto Rosotti, abbiamo cercato di indagare quali sono state le mosse che hanno portato il gruppo a raggiungere l’attuale posizione e a gestire le attività correlate all’apertura verso i mercati internazionali.

Qual è la caratteristica del sistema informativo del suo gruppo che ritiene vincente?


"L’integrazione di tutte le sue componenti. Nel 2000 ci siamo dotati di un Erp che gestisce nativamente i processi di acquisizione ordini, customer care e commercio elettronico, con una immediata ripercussione sul ciclo di produzione, ordini ai fornitori e logistica di magazzino. Da circa due anni abbiamo investito sul mercato del Medio Oriente: avevamo quindi bisogno di un sistema di commercio elettronico che ricevesse gli ordini e ci fornisse la mattina seguente i report e le istruzioni da rigirare ai fornitori e agli operai per approntare il materiale".

Entrando più nel dettaglio, quali strumenti utilizzate?


"In merito alla parte strettamente gestionale, nel 2004 abbiamo acquistato un cluster composto da due Compaq Ds 25 e un Ds 20 di backup, riciclato dal precedente esercizio, con l’obiettivo di aumentare le prestazioni, ottenere affidabilità e sicurezza. In merito alla scalabilità, la direzione aziendale si è posta come obiettivo il raggiungimento della posizione di leader italiano nel settore mobili per ufficio entro 2011, per cui io ho prospettato due scelte: potevamo investire pesantemente e acquistare sistemi fortemente scalabili, come blade server, oppure potevamo acquistare dei server sovradimensionati ma poco scalabili, pensando di sostituirli completamente tra qualche anno. Abbiamo optato per la seconda possibilità, contando di ammortizzare il costo dell’hardware entro quattro anni, dopodiché rivaluteremo complessivamente la situazione. La scelta è maturata sulla base di considerazioni tecniche ed economiche: dal punto di vista tecnico la roadmap dei Ds 25 e dei processori Alfa è ormai prossima al traguardo, quando avverrà la sostituzione con gli Itanium, mentre dal punto di vista economico il nostro Ds 20, dopo soli tre anni di vita è stato valutato 1/10 del suo prezzo d’acquisto, per cui abbiamo optato per un investimento "usa e getta". Per quel che riguarda il software, sulle macchine montiamo piattaforme Unix True 64 e come base dati utilizziamo Informix".

Per una realtà come la vostra, una gestione ottimale del magazzino è strategica. Come siete organizzati?


"Per la logistica di magazzino abbiamo un Proliant che movimenta circa due milioni di articoli all’anno. Tutti gli operatori di produzione, magazzinieri, falegnami, verniciatori e via dicendo, sono dotati di palmari Intermec T2415 in Wi-Fi che leggono i codici a barre degli articoli e ne registrano la vita. La scelta è diventata obbligatoria quando i magazzinieri cominciavano a perdere troppo tempo a cercare le migliaia di diversi articoli sugli scaffali. Il magazzino era diventato disordinato e caotico: ora che un computer dice da dove prendere e dove depositare la merce, il magazzino è tornato pulito come una corsia d’ospedale. Le faccio un esempio: appena un asse di legno grezzo viene preso in carico dal ricevimento merci, viene anche "battezzato" con un codice a barre che lo seguirà per tutto il resto della sua vita, dalla sgrezzatura iniziale al momento in cui sale imballato sul camion che lo porterà a casa del negoziante. Anche la gestione della qualità è integrata tramite controlli a campione decisi sia dall’operatore che dal server: introducendo le norme Iso dentro l’Erp abbiamo abbattuto i reclami cliente del 90%, e si sa che è difficile trovare un cliente nuovo, ma semplicissimo perderlo. Anche per un banale graffio sul primo ordine si può perdere la fiducia e quindi il lavoro svolto da un commerciale per mesi e mesi".

Qual è il vostro approccio verso il commercio online?


"Per quanto riguarda il commercio online, i nostri clienti sono i rivenditori di mobili, quindi il nostro è un B2B, gestito tramite un server Proliant che apre una vista sull’Erp permettendo ai clienti autenticati, agli agenti e ai capi area di formulare ordini e offerte, statistiche e seguire lo stato dell’ordine da ogni parte del mondo e in quattro lingue. Ogni agente può vedere solo i propri clienti e ogni capo area vede solo i propri agenti e i clienti associati, realizzando una piramide di controllo per noi importantissima, grazie alla quale comunichiamo in tempo reale tutte le decisioni e le news che provengono dalla direzione commerciale centrale. Con il B2B riusciamo a velocizzare il cammino dell’ordine guadagnando circa un giorno di lavoro rispetto alla consueta raccolta ordini via fax o call center telefonico che lavora con tante nazioni diverse; il costo stesso degli operatori è diminuito di un terzo. Con alcuni grandi clienti, come l’Alenia Marconi System, abbiamo creato un canale di business preferenziale, realizzando l’e-procurement: gli ordini passano direttamente dal gestionale Sap del cliente al nostro Erp, tramite un provider di terze parti. Sempre nel sito del commercio elettronico forniamo ai clienti quante più informazioni possiamo per agevolare il loro lavoro: schede tecniche di prodotto, schemi tecnici in formato Dgw, schemi di montaggio in formato Pdf e certificati di qualità italiani del Cosmob, americani Ansi-Bifma, tedeschi del Tuv e russi. Il nostro sito Internet istituzionale, che peraltro risiede su un server in hosting fuori dall’azienda, è solo la punta dell’iceberg, mentre ai clienti autenticati apriamo le porte del Proliant per fornire servizi 24x356.


Oggi in pochi minuti, piantina sottomano, il negoziante non solo può realizzare il render degli elementi di arredi da ufficio da varie angolazioni, come fanno molti, ma con noi ha anche la possibilità di spedire l’ordine via Internet direttamente nel nostro Erp. Un nostro dipendente apre l’ordine in tempo reale e, verificato il rischio di solvibilità del cliente, lo invia in produzione oppure all’ufficio tecnico, se l’ordine contiene pezzi speciali o fuori misura".

Uno dei temi attualmente più dibattuti è quello della sicurezza della rete. Come ha affrontato il problema nella sua azienda?


"Innanzitutto proteggendo la Lan dai miei stessi colleghi. Con due server Microsoft Window 2003 che fanno da controller di dominio abbiamo blindato tutta l’area, fornendo diritti specifici a ogni singolo utente per l’accesso al file server e alle altre aree delicate. Ovviamente eseguiamo dei backup notturni di tutti i dati sensibili, nel rispetto della legge 196 entrata in vigore a fine dicembre. Client e server ricevono da una consolle centralizzata della Trend Micro, che si aggiorna ogni notte, il deploy delle impronte virali. Abbiamo un server dedicato alla sicurezza, che ci ha salvato più volte, con il quale pianifichiamo scansioni e gestiamo i file in quarantena, dato che riceviamo circa duemila virus al giorno. Verso l’esterno il discorso è più complesso: la posta elettronica in arrivo passa per un Exchange Server 2003 ben protetto, blindato e con sistema operativo costantemente aggiornato. Per il commercio elettronico usiamo una piattaforma Linux. Come protezione perimetrale usiamo un firewall 3Com. Di più non posso dirle, per ovvi motivi".

Quali progetti avete per il 2005 e quanto pensate di investire?


"Abbiamo stabilito un budget di poco inferiore a 200mila euro: investiremo il 10% nella messa in sicurezza della rete wireless, attualmente con un basso grado di protezione, utilizzando tecniche di crittografia e access point nuovi. Stiamo anche pensando di rivedere il cablaggio strutturato dell’area tecnica, utilizzando cavi Utp in classe 6 e nuovi switch Gigabit Ethernet Layer 3; solo cinque anni fa abbiamo realizzato il cablaggio strutturato di tutti gli uffici in classe 5E e ci sembrava più che sufficiente ma ora, alla luce dello strim dati in gioco, dobbiamo rivedere le nostre previsioni. La restante parte del budget se ne andrà in personalizzazioni dei legacy system, nei contratti di manutenzione hardware per server e client, nell’acquisto di notebook e stampanti. Se dovesse rimanere qualche briciola, incaricheremo una società esterna di eseguire un penetration test".


Dal suo punto di osservazione, quali tecnologie avranno successo nel 2005 e quali la lasciano indifferente?


"Mi attendo passi da gigante nello storage, soprattutto nei sistemi di back up off-line. Per il software vivo l’attesa di qualche grande meraviglia da Longhorn, per lo meno come mossa difensiva della casa di Redmond nei confronti dell’avanzata del Pinguino. Per contro il VoIp non mi convince, lo lascerei all’uscio. La convergenza dei dati con la fonia mi spaventa, perché può accadere, anche se raramente, che per uno switch impazzito o per un imprevedibile evento, l’azienda si trovi isolata dalla realtà. Le racconto un aneddoto: nel 2003 per un albero che è caduto in Svizzera l’Italia è rimasta senza corrente per una domenica intera. Noi, che facevamo affidamento su un gruppo elettrogeno poco efficiente, eravamo al lavoro con più di cinquanta clienti stranieri in visita: lo scenario ben presto diventò al limite tra il goliardico e il paradossale, senza luci ne rumori, con i colleghi immobili sulle loro scrivanie o raccolti in piccoli crocchi a far battute sul Governo; i tecnici Ict che correvano per i corridoi e che a loro volta chiedevano istruzioni al Cio. Fermi anche i T2415 degli operai, con un laconico "no network connection" sul piccolo display. L’unico contatto con la civiltà erano telefoni e fax, oltre alla vecchia radio, che avendo gruppi di continuità per il Pabx a bassissimo assorbimento elettrico e linee completamente separate da quelle dei dati hanno permesso di continuare a lavorare, quantomeno per scusarci con i clienti, dare spiegazioni e rassicurarli. Se in quell’occasione avessimo avuto una tecnologia voce-dati convergente, avremmo potuto tranquillamente andare tutti a casa, dopo aver dato ai nostri clienti stranieri gli ultimi gelati squagliati".

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