Mi capita di dover lavorare sullo stesso documento (tipo Word o Publisher) da più postazioni, più o meno distanti, ma non in rete. Si verifica che pur avendo i PC lo stesso sistema operativo (Windows XP SP3) e gli stessi programmi di lavoro (Office), l …
Mi capita di dover lavorare sullo stesso documento (tipo Word o Publisher) da più postazioni, più o meno distanti, ma non in rete. Si verifica che pur avendo i PC lo stesso sistema operativo (Windows XP SP3) e gli stessi programmi di lavoro (Office), la visualizzazione è diversamente impaginata nelle diverse postazioni, sicché risulta difficile stabilire qual è l’effettivo layout finale da considerare (ad esempio, se più utenti distanti debbono approvare la stesura finale).
Installazioni diverse di Word su PC diversi possono produrre impaginati più o meno diversi, a fronte di uno stesso documento, a causa di vari effetti, fra cui fogli di stile modificati, font non presenti sulla macchina su cui si apre il documento e quindi sostituiti al volo da Word con altri “simili”, diversa stampante selezionata, formato carta diverso in fase di stampa e così via.
In generale, più numerose sono le funzioni avanzate, gli stili personalizzati, le opzioni di formattazione e i font insoliti che si utilizzano nel documento, minore è la probabilità che quel documento appaia identico su qualsiasi PC, proprio a causa della dipendenza da fattori “di contesto” come quelli citati e altri ancora. All’estremo inferiore, un documento di testo semplice ASCII totalmente privo di formattazione, come un file .TXT, apparirà evidentemente identico ovunque.
Escludendo evidentemente da un lato di poter tornare a livelli così rudimentali e dall’altro di poter investire in sistemi di videoscrittura e impaginazione del livello impiegato da società di editoria, la strategia da seguire con Word o Publisher per minimizzare le differenze osservate quando si apre uno stesso documento su PC diversi si compone di diversi punti:
- Impostare su tutti i PC un identico modello di stampante (anche virtuale, come un convertitore PDF, purchè identica ovunque) come stampante di default, assicurandosi che sia configurata con lo stesso formato di carta.
- Sui vari PC degli utenti non ridefinire gli stili, soprattutto quelli di base e più frequentemente usati nel documento
- Assicurarsi che su tutti i PC sia presente lo stesso insieme di font, o quantomeno che tutti i font utilizzati nel documento siano presenti su tutti i PC. Può essere utile dare istruzioni a tutti i collaboratori perché usino solo font appartenenti a un insieme ben identificato.
- In Word 2007, provare a selezionare (su tutti i PC coinvolti) l’opzione Usa il formato stampante per preparare il documento raggiungibile da Pulsante Office, Opzioni di Word, Impostazioni avanzate, Opzioni layout. Analoga funzione è presente nelle versioni precedenti di Word, sotto Strumenti, Opzioni, Compatibilità.
