Tra nomi internazionali e locali diamo un’occhiata a chi “risolve” i problemi attraverso rassegna (non esaustiva) delle offerte in ambito gestione documentale
Confermando il trend del “non importa come, purché ci siamo”, il florido business sta attirando una marea di software house che non sempre si distinguono. Di seguito segnaliamo qualche peculiarità di ciò che si trova in giro.
Servizio pre e post
La soluzione di Optimas, Optimo Paperless, si accompagna a una serie di servizi come «l’analisi dei processi documentali aziendali – illustra Marco Donnamaria, direttore commerciale di Optimas -, consulenza e formazione sulla normativa, system integration con le principali piattaforme aziendali (gestionali Erp, Crm, Cti e Legacy) e servizi di marcatura temporale, di certificazione per firma digitale e per la gestione dei registri contabili – aggiunge Donnamaria -, come la numerazione delle pagine e l’inserimento di chiavi identificative». Oltre alla modalità on site, il tutto è offerto anche in outsourcing delegando tutti gli oneri di legge a Optimas (la compilazione del manuale e la nomina del responsabile della conservazione viene delegata al fornitore). L’invio dei documenti può avvenire sotto forma di spool, file o in formato cartaceo e Sla e Kpi concordati in precedenza regolano il rapporto. è previsto anche un servizio di custodia temporanea dei vecchi archivi fisici. I tempi di attivazione per entrambe le modalità variano tra i dieci gg per la conservazione dei registri, i 20 gg per il ciclo attivo o passivo delle fatture e i 30 gg per il servizio globale.
Il prezzo prima di tutto
Edoflex 7 di Dataflex, invece, punta tutto sul prezzo: «Intendiamo proporre Edoflex 7 come alternativa ai software costosissimi delle grandi case, eccessivi in termini di budget e requisiti per le imprese medio piccole» afferma Franco Spinella, fondatore e attuale amministratore unico di Dataflex. Edoflex 7 è disponibile in cinque versioni Home al prezzo di 100 euro, Office per singolo utente al costo di circa 700 euro, Office Multi utente e client/server.
Comodo e certificato
Con Italdoc di Italstudio, invece, è possibile visualizzare i documenti archiviati anche se non sono installate sul pc le applicazioni che li hanno generati. Con il modulo multiformato, infatti, si possono visualizzare e stampare oltre 255 formati diversi. Con il gestore Ocr, inoltre, si converte un documento immagine in formato testo. Interessante la gestione della messaggistica, che permette di gestire le e-mail direttamente dal software. Ancora, è possibile inviare un messaggio in formato Pdf, evitando così eventuali manomissioni. La gestione della messaggistica include la fornitura e la gestione di una casella di posta elettronica certificata, servizio proposto da Italstudio in collaborazione con Akhela.
Aperto a tutti
Top Consult propone un’offerta modulare in logica pay per use. Il modulo Lex è destinato a chi ha già il software Top Media della stessa azienda aggiungendo la conservazione sostitutiva a norma di legge, apponendo firma digitale e marcatura temporale. ArchiLex, invece, esegue solo la conservazione sostitutiva per chi ha già altri sistemi di gestione documentale. I servizi sono raccolti nel modulo ConLex, che include la consulenza legale e la formazione in house del personale, l’assistenza applicativa e la preparazione del manuale per la conservazione ottica sostitutiva fatto su misura per l’azienda e certificato da un legale. Il nuovo Top Media Ned, rilasciato l’anno scorso, include un toolkit indirizzato agli sviluppatori, per metterlo in linea con altre applicazioni in ambienti Microsoft.Net e Com, Unix, Linux e Java.
La filosofia del servizio
Kartula, business unit della software house della lombarda Rtt, punta tutto sul servizio e non sulla specifica soluzione. Si parla di Business process automation, in cui la singola soluzione informatica ha solo la funzione di strumento tecnologico di supporto. Il progetto che propone l’azienda ha l’obbiettivo di raggiungere un efficace e completo controllo dell’informazione. Non basta promettere risparmi e migliorie di processo ma, in pratica, identificare il giusto repository, accedere facilmente alle informazioni e integrare il nuovo processo in quelli esistenti.
Innovare preservando
TechEdge, di Milano, è un partner storico di Sap ed è il classico esempio di realtà che approccia il cliente prediligendo la consulenza rispetto alla proposizione della singola soluzione software. Secondo TechEdge, partendo da una soluzione ben definita, i diversi Erp di Sap appunto, si può risolvere l’esigenza della gestione documentale senza dover per forza cambiare tutta l’infrastruttura software dell’azienda. TechEdge, intanto, predilige l’utilizzo dei moduli Sap già esistenti adducendo motivi legati alla qualità, alla facilità di integrazione e alla sicurezza di avere un solo interlocutore. Qualora non siano disponibili i moduli per soddisfare una particolare esigenza, si ricorre a soluzioni di software house indipendenti ma, comunque, certificate da Sap. L’attività di integrazione e di fine tuning dei moduli Sap effettuata da TechEdge si svolge soprattutto in ambito supply chain, archiving e compliance.
Piccole utilità
Per superare i numerosi intoppi sul cammino della digitalizzazione, spesso sono necessari tool specifici, magari minimi, ma particolarmente efficienti. L’approccio di Esker, con la sua DeliveryWare Platform, è proprio questo. Il software riceve un file di testo da una qualsiasi applicazione, un Erp o un Crm per esempio, ed è in grado di identificare i singoli campi e di uniformare il formato del documento. Successivamente sono rese possibili automaticamente alcune opzioni di invio. Si può inoltrare il documento via mail, anche come Pdf, via fax, si può archiviare automaticamente o renderlo disponibile in Xml per un Web service.
