Libro matricola e libro paga

L’assunzione del lavoratore con
contratto di lavoro subordinato richiede, secondo l’art. 2098 cod. civ.,
l’osservanza delle disposizioni concernenti “la disciplina della domanda e
dell’offerta di lavoro”.

In sostanza si tratta di una serie di oneri posti a carico del datore di lavoro
nei confronti della pubblica amministrazione (comunicazione dell’assunzione
e registrazione dei dati nei libri obbligatori) e del lavoratore
interessato (comunicazione degli elementi essenziali del contratto individuale
stipulato).

L’istituzione e la tenuta del libro matricola e del libro
paga costituisce il presupposto essenziale per l’adempimento, da parte delle
aziende, dei principali obblighi che derivano dal rapporto di
lavoro.

Hanno l’obbligo di istituire il libro matricola ed il libro paga tutte le
aziende industriali e commerciali (art. 134, R.D. n. 1422/1924). I datori di lavoro
non obbligati debbono comunque istituire scritture analoghe, in quanto
sostituti d’imposta ed ai fini dell’accertamento delle somme corrisposte ai
lavoratori occupati (art. 21, D.P.R. n. 600/1973).

Sono esonerati dall’obbligo di istituzione dei libri:

–
gli artigiani che non occupano personale, ovvero occupano familiari coadiuvanti
o soci non legati da un rapporto di lavoro subordinato (art. 2, L. n.
840/1966; INAIL circ. n. 70/1997);

–
i datori di lavoro operanti all’estero (ML lett. circ. n.
5306/1991);

–
i datori di lavoro che si avvalgono di supporti magnetici aventi
le caratteristiche richieste (art. 2, c. 1, D.P.R. n. 350/1994; D.M.
30.10.2002).

Nel libro matricola sono iscritti, nell’ordine cronologico della loro assunzione
in servizio e prima dell’ammissione al lavoro, tutti i lavoratori
occupati nell’impresa (art. 4, D.P.R. n. 1124/1965), fra cui:

–
il coniuge, i figli (anche naturali e adottivi), gli altri parenti, gli
affini, affiliati ed affidati del datore di lavoro che prestano, con o
senza retribuzione, opera manuale o non manuale alle sue dipendenze (sovrintendendo
al lavoro altrui, qualora l’opera prestata non sia manuale);

– i
soci delle cooperative e di ogni altro tipo di società, anche di fatto, comunque
denominata, costituita od esercitata, che prestino opera manuale o non manuale
(sovrintendendo al lavoro altrui, qualora l’opera prestata non sia
manuale);

–
i lavoratori dell’area dirigenziale, i lavoratori parasubordinati e gli
sportivi professionisti (artt. 4, 5 e 6, D.Lgs. n. 38/2000);

–
gli associati in partecipazione, non artigiani, in quanto assicurati INAIL (ML
circ. n. 33/2003 e nota 7.7.2003 n. 5/26941/70).

 

Annotazioni nel libro
matricola

Ai sensi dell’art. 20 del D.P.R. n. 1124/1965, per ciascun lavoratore
sono annotati:

–
il numero d’ordine di iscrizione;

–
il cognome e il nome;

–
la data e il luogo di nascita;

–
la data di ammissione in servizio e quella di risoluzione del rapporto di
lavoro;

–
la categoria professionale e la misura della retribuzione.

Sono inoltre annotate:

–
le detrazioni per carichi di famiglia e le altre detrazioni previste
dalla normativa fiscale;

– il
numero delle persone a carico per le quali sono corrisposti gli assegni
familiari e l’eventuale

autorizzazione dell’INPS alla quale è subordinata la corresponsione
degli stessi (art. 39, D.P.R. n. 797/1955);

–
gli estremi della pensione di cui è titolare il lavoratore (art. 21, D.P.R.
n. 488/1968).

Nel libro paga sono invece indicati, in riferimento ad ogni lavoratore iscritto
sul libro matricola, gli elementi che compongono la retribuzione, le ritenute e
gli assegni familiari corrisposti.

 

Annotazioni nel libro
paga

Ai sensi dell’art. 20 del D.P.R. n. 1124/1965, sono annotati:

–
il cognome, il nome e il numero di matricola;

–
il numero delle ore in cui il lavoratore ha lavorato in ciascun giorno,
con indicazione distinta delle ore di lavoro straordinario;

–
la retribuzione effettivamente corrisposta in denaro e la retribuzione
corrisposta sotto altra forma.

È
inoltre annotato l’importo dell’assegno per il nucleo familiare eventualmente
corrisposto (art.

41, D.P.R. n. 797/1955).

Nel
caso in cui al lavoratore sia corrisposta una retribuzione fissa o a giornata
intera o a periodi superiori, è annotata solo la giornata di presenza al lavoro.
Per ogni apprendista o dipendente minore degli anni diciotto, oltre la
retribuzione effettiva, è indicata la retribuzione della qualifica iniziale
prevista per le persone assicurate di età superiore agli anni diciotto non
apprendisti occupate nella medesima lavorazione cui gli apprendisti o i minori
sono addetti e comunque una retribuzione non inferiore a quella più bassa
stabilita dal contratto collettivo di lavoro per prestatori d’opera di età
superiore ai diciotto anni della stessa categoria e lavorazione (art. 20, D.P.R.
n. 1124/1965). <br>

Per
le categorie di lavoratori per le quali siano stabiliti salari medi
o convenzionali, questi valgono per la determinazione della
retribuzione.

Se
la retribuzione consiste in tutto o in parte nel vitto o alloggio o in
altre prestazioni in natura, il suo valore è determinato in ragione della
specifica disciplina in materia.

Nei
lavori retribuiti a cottimo o a provvigione si intende per retribuzione il
guadagno di cottimo o l’importo della provvigione depurati dalle spese fatte a
proprio carico dal lavoratore, anche se determinate in misura
forfettaria.

Nei casi in cui i lavoratori non percepiscano retribuzione fissa o comunque
la remunerazione non sia accertabile, si assume, qualora non siano
stabilite tabelle fisse di salari medi o convenzionali, la retribuzione dei
lavoratori della stessa qualifica o professione e della stessa località (art. 30, D.P.R.
n. 1124/1965). 

 

Collaboratori coordinati e
continuativi

Le registrazioni relative ai contratti di collaborazione coordinata e
continuativa, per i soggetti assicurati contro gli infortuni sul lavoro, anche nel caso
di tenuta distinta od unificata dei libri, mediante fogli mobili ad
elaborazione manuale o meccanografica o supporti magnetici, devono contenere, oltre ai
dati anagrafici e fiscali del collaboratore, gli estremi del contratto (data
e compenso pattuito) e, relativamente al solo libro paga, l’ammontare del
compenso erogato, gli oneri contributivi e fiscali a carico del lavoratore e
le detrazioni fiscali applicate (art. 5, c. 1, D.M. 30.10.2002; vedi anche
ML risposta a interpello n. 5220 del 26.10.2006).

I
libri paga e matricola possono essere anche distinti da quelli dei
lavoratori subordinati ma sono sempre soggetti a vidimazione (ML nota n. 5/25002/2001;
INPS mess. n. 67/2001; INAIL nota 26.1.2001).

In
casi speciali l’Istituto assicuratore può autorizzare per iscritto il datore
di lavoro a tenere più libri matricola o più libri o fogli paga ma con l’obbligo
di riepilogarne i dati in libri riassuntivi.

 

Settore
agricolo

Nel settore agricolo i libri matricola e paga costituiscono una sezione del
registro d’impresa (D.Lgs. n. 375/1993), il cui modello è stato approvato con decreto
del Ministero del lavoro del 29.9.1995.

Il registro è rilasciato dall’INPS, vidimato e numerato in ogni foglio, a
seguito della denuncia aziendale prevista dall’art. 5 del D.Lgs. n.
375/1993.

Il registro d’impresa si compone di:

a)
una sezione matricola e paga, da compilarsi al momento dell’assunzione
del lavoratore e composta da cinque fogli a lettura ottica predisposti per
la compilazione a ricalco, di cui i primi tre contenenti soltanto la
parte matricola e gli ultimi due contenenti anche la parte paga. Tramite detti
fogli, estratti dal registro d’impresa, le aziende assumono direttamente il
personale, adempiendo anche agli obblighi di comunicazione, fintantoché non sarà emanato
il decreto di cui all’art. 4 bis, c. 7, del D.Lgs. n. 181/2000 volto a
definire, tra l’altro, “i moduli per le comunicazioni obbligatorie dei datori di
lavoro” (ML circ. n. 37/2003).

Nella sezione matricola e paga devono essere iscritti tutti gli operai,
nell’ordine cronologico della loro assunzione, con l’indicazione di:

–
dati anagrafici;

– codice fiscale;

–
luogo di svolgimento della prestazione;

– mansioni;

– contratto collettivo applicato e livello di inquadramento ovvero
retribuzione lorda giornaliera convenuta;

–
data di assunzione;

b)
una sezione presenze, dove sono indicati:

–
i dati anagrafici del lavoratore;

– l’anno, il mese e il giorno in cui si svolge la prestazione di
lavoro;

–
i numeri dei fogli di assunzione relativi, nel trimestre, allo stesso
lavoratore, in ordine progressivo.

La sezione presenze deve essere conservata presso la sede aziendale e deve
essere compilata entro il giorno successivo a quello in cui si è svolta la
prestazione.

 

Vidimazione

Il libro matricola e il libro paga debbono essere legati e numerati in ogni
pagina e, prima di essere messi in uso, debbono essere presentati all’INAIL,
se l’azienda occupa anche un solo lavoratore soggetto
all’obbligo dell’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro o all’INPS negli altri
casi. Se una azienda in possesso di un libro con vidimazione INPS
occupa successivamente un lavoratore soggetto all’obbligo dell’assicurazione contro
gli infortuni sul lavoro, sarà tenuta a presentare tale libro all’INAIL per
una ulteriore vidimazione.

L’Istituto assicuratore fa contrassegnare il libro in ogni pagina da
un proprio incaricato, dichiarando nell’ultima pagina il numero dei fogli
che compongono il libro e facendo apporre a tale dichiarazione la data e la
firma dello stesso incaricato (art. 26, D.P.R. n. 1124/1965; INAIL nota
16.12.2004).

 

Tenuta

Il libro matricola ed il libro paga debbono essere tenuti senza alcuno spazio
in bianco e debbono essere scritti con inchiostro o con altra materia
indelebile. Non vi si possono fare abrasioni e, ove sia necessaria qualche
cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano tuttavia
leggibili (art. 26, D.P.R. n. 1124/1965).

 

Termini per le
annotazioni

Nel libro matricola le annotazioni sono effettuate prima dell’ammissione al
lavoro del lavoratore (art. 20, D.P.R. n. 1124/1965).

Sul libro paga, le annotazioni relative alle ore di lavoro eseguite da
ciascun lavoratore (o della giornata di presenza, nel caso di corresponsione di
una retribuzione fissa) sono effettuate entro il giorno successivo, mentre
le retribuzioni sono annotate entro tre giorni dalla scadenza del termine
di pagamento.

Nel caso in cui, per le modalità con le quali si svolge il lavoro, con
spostamenti successivi in diverse località, il datore di lavoro non abbia la possibilità
di effettuare nei termini prescritti le annotazioni relative alle ore di
lavoro ordinario e straordinario eseguite ogni giorno dal lavoratore, tali
annotazioni possono essere effettuate nel termine previsto per la registrazione
delle retribuzioni. Per i lavori retribuiti a cottimo le somme liquidate al
lavoratore debbono essere indicate entro tre giorni da ciascuna liquidazione (art.
25, D.P.R. n. 1124/1965).

La tenuta e la conservazione dei libri matricola e paga possono essere
effettuate anche mediante l’utilizzazione:

– di
fogli mobili ad elaborazione manuale o meccanografica; i fogli devono essere
presentati all’istituto assicuratore che provvede, anche tramite soggetti
convenzionati, alla loro vidimazione, a contrassegnarli con un numero d’ordine
progressivo, all’attribuzione dei fogli ai richiedenti ed alla registrazione di
tale attribuzione su apposito modulo (art. 2, c. 1, D.M. 30.10.2002; INAIL nota
7.3.2003); nei casi di stampa laser dei dati retributivi, i datori di lavoro
sono esonerati dalla preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga secondo
le condizioni prefissate dall’istituto assicuratore (art. 2, c. 2, D.M.
30.10.2002; INPS circ. n. 99/2004; ML circ. n. 9/2005; INAIL nota 7.3.2005);
<br>

–
di supporti magnetici, sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione;
su tali supporti ogni singola scrittura costituisce documento informatico ed
è collegata alle registrazioni in precedenza effettuate in modo da
garantire, oltre la consultabilità in ogni momento, anche l’inalterabilità e
l’integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite (art.
1, c. 1, lett. b), D.M. 30.10.2002; ML circ. n. 33/2003 e INAIL nota
7.3.2003). 

 

Accentramento

Le aziende articolate su più unità produttive possono richiedere alla
competente Direzione provinciale del lavoro l’autorizzazione all’accentramento
della elaborazione dei libri matricola e paga, specificando il tipo di
sistema adottato (art. 3, D.M. 30.10.2002 e INAIL, nota
7.3.2003).

 

Conservazione

Il
datore di lavoro deve conservare il libro matricola ed il libro paga per dieci
anni almeno dall’ultima registrazione e, se non usati, dalla data in cui furono
vidimati (art. 26, D.P.R. n. 1124/1965 e art. 42, L. n. 153/1969).
<br>

Il libro matricola ed il libro paga non possono essere rimossi,
neanche temporaneamente, dal luogo di lavoro, al fine di poter essere esibiti ad
ogni richiesta dei funzionari incaricati (art. 21, D.P.R. n.
1124/1965).

I datori di lavoro hanno la facoltà di tenere i documenti di lavoro presso
lo studio di professionisti abilitati (consulenti del lavoro,
avvocati, commercialisti, ragionieri, periti commerciali) ma in tal caso, ai
sensi dell’art. 5 della L. n. 12/1979, devono:

– comunicare preventivamente alla competente Direzione provinciale del lavoro
le generalità del professionista cui abbiano affidato i libri ed il recapito
dello studio ove lo stesso è reperibile;

– tenere nel luogo di lavoro copia del libro matricola e del libro paga,
cui peraltro sono applicate le norme riguardanti gli
originali.

 

Sanzioni

Nella tabella che segue sono riportate le principali sanzioni amministrative
che derivano dall’omessa o irregolare tenuta del libro matricola e del libro
paga.

 

Fattispecie	Sanzione
Per omesse registrazioni sui libri matricola e paga (aziende soggette all’obbligo assicurativo INAIL) (artt. 20 e 25, D.P.R. n. 1124/1965)	(*) Sanzione amministrativa da € 125 a € 770 per ciascun documento (art. 195, D.P.R. n. 1124/1965) Estinzione mediante diffida/prescrizione: € 125
Per omesse registrazioni sui libri matricola e paga (aziende non soggette all’obbligo assicurativo INAIL) (art. 134, R.D. n. 1422/1924)	(*) Sanzione amministrativa da € 30 a € 150 per ciascun documento (art. 142, c. 2, R.D. n. 1422/1924) Estinzione mediante diffida/prescrizione: € 30
Per omesse registrazioni sul libro matricola delle annotazioni in materia di assegni familiari (art. 39, D.P.R. n. 797/1955)	(*) Sanzione amministrativa da € 255 a € 2.580 (art. 85, c. 1, D.P.R. n. 797/1955) Estinzione mediante diffida/prescrizione: € 51
Per omessa istituzione o esibizione dei libri matricola e paga (aziende soggette e non soggette all’obbligo assicurativo INAIL) (art. 20, D.P.R. n. 1124/1965 e art. 134, R.D. n. 1422/1924)	Sanzione amministrativa da € 4.000 a € 12.000 per ciascun documento (art. 1, c. 1177, L. n. 296/2006)
Per utilizzo di libri matricola e paga non vidimati dall’INAIL (art. 26, D.P.R. n. 1124/1965)	(*) Sanzione amministrativa da € 125 a € 770 per ciascun documento (art. 195, D.P.R. n. 1124/1965) Estinzione mediante diffida/prescrizione: € 125
Per utilizzo di libri matricola e paga non vidimati dall’INPS (art. 134, R.D. n. 1422/1924)	(*) Sanzione amministrativa da € 30 a € 150 per ciascun documento (art. 142, c. 2, R.D. n. 1422/1924) Estinzione mediante diffida/prescrizione: € 30
Per mancata conservazione per la durata di dieci anni dalla data dell’ultima registrazione dei libri matricola e paga (art. 42, c. 1, L. n. 153/1969)	(*) Sanzione amministrativa da € 75 a € 385 per ciascun documento (art. 42, c. 2, L. n. 153/1969)
(*) Importi sanzionatori quintuplicati ex art. 1, c. 1177, L. n. 296/2006 (vedi anche ML Lettera circolare 29 marzo 2007)

 

(per maggiori approfondimenti vedi
Pietro Zarattini e Rosalba Pelusi,
il Manuale Lavoro
2007
,
Novecento media, Milano, 2007)