Diverse ricerche di mercato hanno dimostrato che la gestione delle risorse umane, con strumenti It adeguati al settore specifico, può risultare più efficace, in fatto di servizi offerti al dipendente stesso, e consentire significativi risparmi alle aziende.
Alcuni studi di settore dimostrano che le strutture preposte alla gestione del personale impiegano fino all’80% del loro tempo in attività amministrative di routine quali la gestione degli stipendi e la rilevazione delle presenze, lasciando poco spazio allo sviluppo di piani strategici per la valorizzazione del capitale umano.
“Una domanda che le aziende debbono porsi è come valutare i processi delle risorse umane e, soprattutto, cosa valutare – commenta Job Horbeek, Hr business analyst di Arinso International -. Se si domanda al management quali sono stati i costi delle Hr, si scopre una forte indeterminatezza. Ci sono, infatti, dei costi occulti che possono essere affrontati attraverso due approcci differenti: assegnare costi alle unità organizzative, per poter intervenire con opportuni tagli e riduzioni oppure assegnare costi a dei processi in una prospettiva di ottimizzazione. Si tratta di due ottiche molto diverse che comportano differenti criteri di analisi e di intervento“.
Il primo approccio implica una ripartizione dettagliata dei costi relativi al personale, ai materiali, ai servizi e all’infrastruttura It necessari. A sua volta, questa prima ripartizione deve essere articolata sulle diverse unità organizzative concernenti le Hr: in questo modo è possibile identificare quali sono le unità con le voci di spesa eccessive ed elaborare adeguati meccanismi di riduzione. Secondo le ultime analisi di mercato, il costo annuale per la gestione di un singolo dipendente (stipendio escluso) si attesta intorno a una cifra pari a 2.100 euro così suddivisa: 50% sono attribuibili ai costi amministrativi del personale Hr (payroll, rilevazione presenze e via dicendo) 20% ai costi dei materiali, 20% a quelli relativi ai servizi (esempio formazione) e un 10% agli strumenti It. Al di là dei dati statistici, però, si scopre che il valore dei costi occulti è molto più alto, poco efficiente e produttivo.
“Il problema è che il valore aggiunto percepito dal personale è inversamente proporzionale agli investimenti compiuti dall’azienda – precisa Horbeek -. Cosa se ne fa, per esempio, il dipendente del suo cedolino? Difficilmente lo analizza, dando per scontato che sia esatto. Più alto, invece, è il valore percepito relativamente alla formazione. Per migliorare le strutture dei costi, dunque, è necessario assegnare voci di spesa precise ai processi, costruendo un modello che, attraverso l’assegnazione dei costi dei dipartimenti relativi ai vari processi, permetta non soltanto una loro riduzione ma, soprattutto, di elevarne la qualità con interventi più strategici e mirati. Questo approccio risulta molto più facile perché coinvolgendo un gruppo più ampio e diversificato di operatori aziendali rientra nel gioco di squadra e non viene vissuto in un’ottica di conflitto. Il focus si sposta sulla collaborazione: gli interessi rimangono diversi, ma la direzione diventa la stessa, permettendo all’azienda di dare un obiettivo ai risparmi, definendo dove si è e dove si vuole andare“.
Attualmente le aziende hanno diversi imperativi: devono essere in grado di attrarre, motivare e, soprattutto, non perdere le risorse migliori; devono allineare gli obiettivi dei singoli dipendenti alla strategia aziendale; devono dimostrare che le soluzioni perseguite dalle risorse umane possono giovare ai risultati operativi dell’azienda.
Un elemento strategico che può aiutare le imprese nel perseguire la capitalizzazione dei propri investimenti sul fronte delle risorse umane è l’implementazione di un sistema integrato in un unico database di sistemi Erp ed Ess (Employee self service). Una recente ricerca, effettuata da Hunter Group, dimostra che una gestione efficace del capitale umano attraverso l’implementazione di processi e sistemi integrati gestiti dall’utente (employee self service) porta a un risparmio pari al 30% entro i primi 18 mesi dall’implementazione del sistema stesso.
