Le grandi aziende verso l’e-discovery

E-mail, documenti e database gli ambiti che possono trarre vantaggio da progetti per la gestione delle informazioni.

Hp ha commissionato un'indagine a Ronin Corporation che ha rivelato che sebbene nel 2009 le aziende considerino le informazioni una delle più rilevanti priorità di business, meno della metà dei decisori si dice fiduciosa del livello di qualità e accessibilità delle informazioni all'interno dell'organizzazione di appartenenza.

La ricerca è stata realizzata a febbraio sentendo telefonicamente 142 dirigenti amministrativi e tecnologici di aziende con oltre 10mila dipendenti di Stati Uniti, Regno Unito, Australia e Singapore dei settori produzione industriale, finanza, commercio all'ingrosso, commercio al dettaglio, costruzioni e pubblica amministrazione.

La survey rivela come circa il 40% delle imprese sia svantaggiata dalla mancanza di competenze interne e da strategie poco chiare di gestione delle informazioni.

Le aziende sanno che disporre delle informazioni corrette nel giusto momento rappresenti un fattore critico per il successo del business e tuttavia trovano difficile motivare investimenti in progetti focalizzati sulle informazioni.

Dalla ricerca emerge come la riduzione dei costi e la compliance siano considerati obiettivi primari per le aziende. Nonostante ciò, molte organizzazioni non sono ancora strutturate per gestire le informazioni in relazione alla richiesta di reperimento elettronico (e-discovery) in modo puntuale ed economicamente efficiente.

Alla domanda relativa a quali progetti “incentrati sulle informazioni” le aziende intendano promuovere nei prossimi due anni, sono stati menzionati la trasformazione del workflow documentale, la gestione dei record e l'e-discovery/compliance.

I requisiti dell'e-discovery sono in continua evoluzione e le aziende devono essere conformi alle normative per evitare cause legali. Normalmente, i processi di e-discovery richiedono la produzione di informazioni dettagliate relative al business sulla base di una data e un argomento specifico.

Le aziende però spesso faticano a far fronte a questi requisiti, soprattutto perché non sempre comprendono le caratteristiche delle richieste di e-discovery. Inoltre non dispongono dei fondi necessari per l'implementazione di soluzioni tecnologiche dedicate al reperimento delle informazioni di cui hanno necessità.

Nonostante una diffusa consapevolezza dei rischi derivanti dalla mancata implementazione di una strategia di archiviazione, molte organizzazioni non possiedono competenze, risorse economiche e infrastruttura adeguate per evitare tali rischi.

Oltre il 40% delle aziende dichiara che la maggior preoccupazione rispetto all'e-discovery è costituita dai rischi legali e finanziari della mancata produzione dei documenti nel rispetto dei tempi.

È stato rilevato dal 55% delle organizzazioni l'assenza di importanti casi aziendali di successo che giustifichino l'investimento necessario per l'avvio di un progetto dedicato alle informazioni.

Circa l'80% degli intervistati ritiene indispensabile una soluzione di e-discovery per almeno tre tipologie di informazioni archiviate elettronicamente: messaggi di posta elettronica (89%), documenti di lavoro (78%) e dati nei database (72%).(2)

L'80% dei contenuti aziendali è oggi costituito da dati “non strutturati” o da informazioni esterne ai database. Proprio le informazioni non strutturate sono spesso oggetto di richieste di e-discovery per effetto di norme governative o di procedimenti civili.

Poche organizzazioni, però, dichiarano che ricorrerebbero all'e-discovery per ricercare fonti di informazioni multimediali.

Quasi la metà degli intervistati ha ammesso di avere scarsa dimestichezza con il modello Edrm (Electronic Discovery Reference Model) che definisce le best practice dell'e-discovery.

Il modello suddivide per fasi le procedure di e-discovery: gestione delle informazioni, identificazione, raccolta e conservazione, elaborazione, revisione e analisi, produzione, presentazione.

Dei diversi stadi definiti nel modello, la gestione delle informazione è quello che secondo gli intervistati necessita di maggiori miglioramenti tecnologici.

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