Dati InfoTrends sui costi reali per pagina
Il costo totale reale di una pagina stampata varia da 52 a 70 centesimi di dollaro. E di questa cifra i costi fissi visibili (ovvero hardware, toner, inchiostro, alimentazione e così via) rappresentano solo il 10%. Tutto il resto va nel supporto e nell’infrastruttura (help desk, installazione, testing, formazione), nell’amministrazione e acquisti (preventivi, stoccaggio, inventario), nella produzione dei documenti (energia, tempi di attesa) e nella gestione documentale. Quest’ultima da sola fa il 47% dei costi di una pagina stampata. In altre parole, per ogni pagina, 30 centesimi di dollaro vanno nell’archiviazione, indicizzazione, rilegatura, recupero e via dicendo. I dati, di InfoTrends, hanno consentito a Chiara Radice, LaserJet and Enterprise Solutions Categories & Marketing Manager Ipg di Hp, alcune osservazioni: «Molte aziende non hanno idea di quali siano i costi complessivi di stampa, come il numero di pagine stampate, il tempo per la manutenzione, il numero di stampanti usate. Ciò perché i dati sono in più divisioni dell’azienda, dall’amministrazione all’It, con il risultato che si perde di vista la cifra complessiva». E soprattutto i risparmi ottenibili: secondo dati comunicati da Hp, solo il consolidamento della base installata di stampanti porta a un 30% di risparmi. Non a caso, Hp ha un programma a livello mondiale sottoscrivibile dalle grandi aziende, in base al quale contrattualizza i risparmi conseguibili. Se dopo un anno questi risparmi non si sono verificati, Hp rifonde l’investitore. «La realtà – ha detto Radice – è che il paperless office è ancora lungi dall’essere un realtà. Anzi, si nota un aumento delle pagine stampate, perché le informazioni si moltiplicano. Il che significa che per le aziende diventa più importante tenere sotto controllo i costi di stampa». Il primo passo da fare, allora, è l’assessment del parco stampanti, a cui deve far seguito un ridisegno del processo di stampa per ottimizzare i costi, tenendo presente quanto detto all’inizio dell’articolo, e cioè che bisogna considerare i costi complessivi non il costo del singolo hardware o dei consumabili.
