Lavorare con lo smartphone, le dieci app essenziali

Gli smartphone fanno parte della nostra vita quotidiana ormai da anni. La base di utenti, inizialmente confinata a utenti più giovani ed appassionati di tecnologia, si è sempre più allargata.

Infatti, non è ormai insolito vedere smartphone nelle mani di ragazzini e rispettivi nonni, agevolati da schermi sempre più ampi e definiti ed interfacce utente di facile utilizzo.

Tuttavia, per lungo tempo si è pensato a questi device essenzialmente come strumenti più dediti all’intrattenimento: funzioni come fotocamera digitale, riproduzione di filmati e canzoni, ne facevano (e fanno) a buon diritto il centro dell’intrattenimento mobile.

L’accezione business degli smartphone era sicuramente limitata: prestazioni ed app non consentivano grandi opportunità, se non per la semplice consultazione di ricerche online o per la lettura della posta elettronica.

A questo si univano motivazioni tecniche oggettive. Le prestazioni pure dei primi modelli non erano neppure paragonabili a quelle di un laptop; inoltre tanto la lentezza della connettività mobile quanto le ridotte dimensioni (e definizione) degli schermi certamente non invitavano ad un uso intensivo.

Su questi limiti tecnici, si è spesso innestata una componente psicologica in qualche misura inevitabile: la renitenza degli utenti ad abbracciare un modo di lavorare del tutto nuovo.

L’esperienza utente su uno smartphone è ben diversa da quella del classico notebook aziendale, così come diverse sono funzioni e possibilità.

Certamente nessuno può ambire a sostituire un computer con uno smartphone, per quanto performante possa essere quest’ultimo.

I vantaggi garantiti dallo sfruttamento di un device mobile possono tuttavia essere molti. Uno smartphone integra una quantità di funzioni notevoli; fino a pochi anni fa avremmo portato con noi almeno 3 o 4 diversi oggetti, per svolgere compiti ora affidati ad uno strumento grande pochi centimetri e del peso poco superiore ai 100 grammi.

Ed è anche doveroso sottolineare che, non di rado, non si tratta di accettare compromessi al ribasso in termini di prestazioni. Anzi, gli smartphone garantiscono una interazione fra le varie componenti semplicemente impensabile prima: foto con geotagging, navigatore satellitare con traffico in tempo reale sono solo due esempi di uso quotidiano da parte di centinaia di milioni di persone nel mondo.

Smartphone, effetto sostituzione

Non sono pochi i dispositivi che sono stati lentamente, ma inesorabilmente, sostituiti dagli smartphone.

Qualche esempio? I lettori MP3, al punto che oggi la fruizione di musica si va del tutto dematerializzando, in favore di servizi di streaming. E ancora, le fotocamere digitali compatte, letteralmente scomparse dal mercato grazie alle capacità fotografiche sempre migliori degli smartphone. Un ultimo esempio sono i navigatori satellitari, ampiamente soppiantati da app eccellenti come Waze, Here Maps, e ovviamente Google Maps.

Uno smartphone è, quindi, un dispositivo estremamente versatile. Ed è con lo stesso approccio che deve essere pensato (ed utilizzato) in ambito business. Sfruttare le app dedicate alla produttività può rivelarsi un valido aiuto nella attività lavorativa, potendo svolgere attività in modo più efficiente e rapido.

Gli store di Android e iOS propongono una scelta virtualmente infinita di app dedicate alla produttività, a ulteriore conferma della sempre crescente popolarità di cui godono queste applicazioni.

La varietà e quantità di app è talmente vasta da soddisfare anche le esigenze più di nicchia.

Quello che quindi faremo sarà citare alcuni esempi, fra i più popolari.

Lo scopo è duplice: fare conoscere alcune app, e al tempo stesso stimolare la curiosità verso la produttività mobile, che è ancora in larga parte inesplorata dal mondo Pmi italiano.

Esistono app estremamente popolari sia per piattaforma iOS (iPhone e iPad) che per Android.

Vediamo qualche esempio tratto dal mondo Apple.

Una app molto popolare su iOS è Clear Todos.

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Si tratta di una delle più scaricate app “To-Do”. Offre elenchi, promemoria e cose da fare che possono essere creati, gestiti e spostati con semplici tap sullo schermo. La sua forza sta anche nel design semplice e nella interfaccia intuitiva. È possibile anche la  sincronizzazione con iCloud per Mac.

Parlando invece di appunti, impossibile non citare Notability.

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È una ottima applicazione per prendere appunti, sia scritti che con memo vocali. Permette anche di inserire nelle note schizzi e disegni. Importa moduli, contratti, fogli di lavoro, documenti, presentazioni e perfino libri. Particolare rilevante: consente di inserire note in file PDF.  In sintesi, uno dei migliori taccuini digitali.

Un modo alternativo di usare la fotocamera presente negli smartphone è sicuramente la funzione di scanner.

Per questo scopo esistono numerose app. Noi vi indichiamo Scanner Pro.

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Come recita la stessa scheda della app, “Scanner Pro trasforma il tuo iPhone e iPad in uno scanner portatile. I documenti scansionati possono essere inviati per email, esportati in Foto, caricati su servizi online di archiviazione.”

Un valido mix di mobilità e connettività, che ben rappresenta quanto detto in tema di duttilità di uno smartphone.

Una funzione molto gettonata dagli utenti in mobilità è la traduzione.

Per questo scopo esistono innumerevoli app. Su iOS una delle più popolari è iTranslate Voice.

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Questa app traduce in tempo reale le parole mentre vengono dettate allo smartphone, in oltre 40 lingue. Inoltre, permette si salvare frasi di uso frequente , e di accedere ad un frasario di uso comune. Sicuramente un utile compagno di viaggio, ma non solo.

Infine, per quanto riguarda il mondo iOS, citiamo Evernote (per la verità presente anche su Android).

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La versione per iPhone è ottima per registrare note vocali, fotografare appunti o geotaggare una nota ad un luogo grazie al GPS. Uno dei punti di forza di Evernote è la sincronizzazione su più piattaforme e dispositivi; un vantaggio da rimarcare per una utenza aziendale.

Per quanto riguarda Android, la scelta non è certo meno ampia e variegata.

Google per prima fornisce una serie di app particolarmente gettonate da utenti business.

Google Traduttore
Google Traduttore
Developer: Google LLC
Price: Free

Google Traduttore ad esempio è senza dubbio la app più utilizzata per traduzioni, sia vocali che scritte. È anche possibile scaricare nel telefono le lingue di nostro interesse; molto utile in caso di viaggi all’estero con eventuali problemi di roaming. È in grado di tradurre anche testo acquisito tramite fotocamera, grazie al motore di OCR interno.

Oltre al già citato Evernote, un valido esempio di app per prendere appunti è One Note.

La app di casa Microsoft è in grado di riconoscere i caratteri scritti a mano e tramite una semplice scansione del documento può convertire le scritte in un testo digitale editare liberamente.

Oltre a questo tutti gli appunti presi con One Note possono essere condivisi non solo con chi ha installato l’applicazione ma anche chi non ce l’ha, trasformando il file in un blocco appunti in formato .doc e quindi leggibile sia su smartphone che su computer.

Inoltre, ad ogni nota possono essere allegate fotografie e video, e One Note permette di proteggere i documenti tramite l’uso di una password.

Certamente anche i possessori di smartphone con sistema operativo Android sono interessati a poter effettuare delle scansioni, e a questo scopo esistono centinaia di app dedicate. Noi vi segnaliamo CamScanner.

Questa ottima app per scansioni è disponibile sia per Android che per iOS, e può essere usata tanto su smartphone quanto su tablet. È possibile scannerizzare tutti i tipi di documenti, e presenta un’interfaccia intuitiva e ricca di opzioni. Garantisce scansioni rapide e la possibilità di scannerizzare in batch mode per acquisire i documenti in maniera molto più rapida.

Per chi cerca una app “to-do” di qualità, certamente una scelta che non lasci spazio a dubbi è Any.do.

Sul mercato da 8 anni, Any.DO è ormai un vero e proprio punto di riferimento nel settore.  I motivi di questa popolarità duratura sono diversi: un’interfaccia che unisce semplicità, efficienza ed eleganza, e certamente una serie non indifferente di funzioni e strumenti intelligenti per aiutare a pianificare la giornata e gestire al meglio gli impegni.

Tornando all’ecosistema Google, impossibile non citare Google Calendar.

Google Calendar
Google Calendar
Developer: Google LLC
Price: Free

La famosa app calendario è certamente la più utilizzata nel suo ambito, e permette di risparmiare tempo e sfruttare al massimo ogni giornata. Calendar è in grado di attingere a Gmail,e prenotazioni di voli, hotel, concerti, ristoranti e altro ancora vengono aggiunte al calendario automaticamente. Anche la sincronizzazione con Exchange è assicurata. Possiamo perfino inserire degli obbiettivi, e Calendar ne programmerà lo svolgimento in autonomia.

La produttività su smartphone non ha confini netti e ben definiti; molte app possono essere utili tanto ad utenti privati quanto business. Un navigatore satellitare serve a chiunque, e lo stesso si può dire di uno storage online come Dropbox o One Drive.

Quello che ancora oggi scontiamo, in Italia, è soprattutto un limite culturale; un freno verso le novità in quanto tale. Si tratta tuttavia di un atteggiamento non solo poco saggio, ma in epoca di trasformazione digitale può risultare fatale non solo per il successo della attività, ma perfino per la sopravvivenza della stessa.

Peraltro, gli investimenti richiesti sono a dir poco esigui: parliamo quasi sempre di cifre che non superano i 10 euro.

Vi suggeriamo semplicemente di dare una opportunità a queste app; siamo certi che non ne rimarrete dispiaciuti.

 

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