La Pa deve avere il coraggio di innovare

La gestione digitale dei documenti della Pubblica amministrazione può rappresentare un passo importante verso una maggior efficienza statale

Oggi non ci sono scuse. Riuscire a dematerializzare i documenti si può, ci sono le tecnologie e le normative. Bisogna solo trovare il coraggio di farlo e questo vale soprattutto per le Pubbliche amministrazioni, che necessitano di una maggior efficienza per snellire le pratiche burocratiche che ancora affliggono la gestione del nostro paese.


Tutte queste problematiche sono state oggetto di un recente convegno organizzato a Milano da Siav (società di sviluppo software attiva proprio su queste tematiche) che ha presentato le testimonianze di addetti ai lavori, come Pierluigi Ridolfi, già componente del Cnipa e presidente della Commissione per la dematerializzazione nella Pa. Ridolfi ha affermato che è già stato prodotto un libro bianco, che evidenzia opportunità e criticità di questo approccio, seguito da due quaderni del Cnipa, che nel febbraio scorso ha anche rilasciato le “Linee Strategiche 2008-2010”.


Oggi, tuttavia, come ha sottolineato Ridolfi la Pa si sta muovendo molto più lentamente di quello privato, perché sono emerse complessità superiori al previsto, sono prevalse le questioni normative su quelle tecniche e, soprattutto «c'è una scarsa fiducia nel documento informatico per una questione di cultura, in quanto si osserva un carente utilizzo degli strumenti per la gestione dei documenti firmati, scarsa fiducia nelle e-mail per la trasmissione formale dei documenti e difficoltà ad accettare il documento informatico».


Attualmente sono ancora numerose le questioni aperte per demateralizzare i documenti, tra i quali l'autenticazione degli stessi e la validazione del processo. Attraverso le nuove tecnologie è invece necessario attuare la limitazione della produzione di documenti cartacei, spingendo sull'informatizzazione del processo documentale fin dalla fase iniziale, avendo identificato una lista di formati elettronici di tipo aperto, standard e documentati, oltre all'identificazione e modalità di utilizzo dei supporti. Da qui nascono nuove problematiche, come la conservazione dei documenti a lungo termine, che implica un nuovo concetto di “archivio pubblico” e la costruzione di depositi digitali certificati a livello locale. Quindi, per dare una risposta a tutte queste problematiche, è stata istituita una commissione inteministeriale per la gestione telematica del flusso documentale e la dematerializzazione del documento, alla quale parteciperanno i rappresentanti delle amministrazioni interessate e saranno riattivati dei tavoli tecnici per capire tutti i problemi sul tappeto. Ma alla base di tutto, per avviare il processo, secondo Ridolfi occorre «avere il coraggio di osare, di percorre nuove strade e di affrontare le critiche di chi teme le novità». Oggi, dunque, serve un organismo qualificato in grado di formulare pareri tecnici di conformità delle norme per le procedure particolarmente innovative proposte all'interno della Pa.


Al momento, comunque, a parte alcuni casi di eccellenza, che nella Pa sia centrale che locale sono presenti (e di cui siamo stati testimoni al convegno come i casi di Aci Informatica, del comune di Bressanone e dell'ospedale di San Martino di Genova), ci sono ancora alcune perplessità da parte della Pubblica ammnistrazione nell'utilizzare la firma digitale.


Alfieri Voltan, presidente di Siav, ha sottolineato come le istituzioni pubbliche non siano stimolate dalla concorrenza e dal mercato, come avviene per le imprese private; mancano, inoltre, di un reale meccanismo di gestione dell'efficienza con strumenti quali incentivi o disincentivi o allontanamento; e questo per la totale assenza di effettivi strumenti di misurazione delle prestazioni e dell'efficienza.


Nelle linee strategiche del ministro per le Riforme e Innovazioni nella Pa, Luigi Nicolais, c'è la presa di coscienza di questa situazione e la volontà di rimediare avviando un approccio completamente nuovo rispetto al passato. Voltan, comunque, ha messo in evidenza come la gestione elettronica dei documenti, non significhi solo dematerializzazione, ma deve essere il risultato di una serie di strumenti di gestione dei procedimenti con l'introduzione di procedure di workflow integrate nella gestione documentale e in altri sistemi Ict dell'ente: questo approccio permette di automatizzare una parte significativa delle attività, di controllare in modo più analitico i processi e di misurare l'organizzazione delle attività svolte dai componenti dell'ente sia all'interno dell'organizzazione sia verso l'esterno (cittadini e imprese).

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