La dematerializzazione per gradi di Samp

L’azienda manifatturiera sceglie la via del servizio con Idm Group.

Samp (Società Anonima Meccanica di Precisione), azienda manifatturiera che opera nel settore metalmeccanico e che appartiene al Gruppo Industriale Maccaferri, sta puntando a innovare i processi di gestione documentale con l'ausilio di Idm Group.

L'attività di Samp, che ha sede centrale a Bologna, è suddivisa in tre divisioni: Sampingranaggi, Sampsistemi e Samputensili.

Sino a poco tempo fa erano distribuite su sedi differenti. Poi l'azienda, come riporta una nota di Idm, per ottimizzare spazi e costi ha deciso di costruire uno stabilimento nuovo e di unificare il tutto su un'unica sede centrale. Si è quindi data la missione di mettere mano agli archivi delle diverse sedi, per razionalizzare i documenti, capire cosa tenere o eliminare, e archiviare con criteri stabili e presso spazi adeguati la documentazione rimanente.

Per l'It manager di Samp Roberta Trigari, riporta la stessa nota, unire gli archivi di anni e di tre divisioni in un'unica sede risultava problematico, e pertanto ha pensato di individuare un fornitore che offrisse una soluzione di presa in carico e stoccaggio sicuro dei documenti cartacei, e che, in un'ottica futura di materializzazione, consentisse di ridurre la produzione di carta, gestendo i documenti solo in formato elettronico.

La scelta dell'outsourcer è allora caduta su Idm Group, la cui proposta univa il servizio di stoccaggio della carta, con garanzie di mantenimento della sua integrità, alla possibilità di dematerializzare in seguito.

Vista l'impostazione ordinata, poco invasiva e professionale data alle attività di presa in carico del cartaceo, il personale di Samp si è tranquillizzato sul fatto che i documenti potranno facilmente essere sempre reperiti e consultati.

L'attività di presa in carico ora sta per terminare. Samp ha stimato di far archiviare circa 5 milioni di pagine, ma probabilmente a consuntivo la cifra aumenterà. La tipologia di documenti trattati è la più varia: dalla documentazione tecnica e commerciale (disegni tecnici, ordini, contratti) a quella amministrativa (fatture), da quella di produzione (commesse) a quella dell'ufficio del personale.

Sono due gli step successivi alla fase di trasferimento della carta presso gli archivi Idm: attivare i servizi di scan-on-demand, di movimentazione cartacea e di tracciabilità relativamente alla documentazione che verrà più richiesta dagli utenti; individuata poi la tipologia documentale oggetto di ricerca frequente, Samp valuterà la possibilità di avviare un'attività di scansione massiva e messa su Web.

Sistemato il pregresso, Samp e Idm Group studieranno un progetto di archiviazione ottica del corrente: l'azienda produrrà alcuni tipi di documenti (amministrativi e commerciali) direttamente in formato elettronico, per poi conservarli da subito nei data center e rendendoli accessibili a tutti gli utenti autorizzati.

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