La dematerializzazione necessaria

Una ricerca del Club Ti su alcune grandi aziende italiane fa capire il peso della smaterializzazione dei cicli attivo e passivo.

Nel corso dell'evento “Dematerializzazione nei processi amministrativi. Dalla fatturazione elettronica alla semplificazione dei processi di business” organizzato dal Club Ti di Milano è stata approfondita la tematica della dematerializzazione, alla luce dei risultati emersi da una ricerca condotta da un Gruppo di lavoro costituito all'interno del Club e composto da professionisti, docenti universitari e operatori del mondo aziendale (utenti e fornitori).


Sulla base dell'analisi di esperienze riguardanti la dematerializzazione dei flussi amministrativi (ciclo attivo e passivo) compiute da alcune grandi aziende è stato rilevato che la principale motivazione alla dematerializzazione è la razionalizzazione e la semplificazione dei processi amministrativi e non l'adeguatezza alla normativa. La buona riuscita del progetto è legata alla presenza di uno sponsor adeguato in azienda (management di primo livello), alla composizione del team di lavoro interno con competenze amministrative, informatiche e non giuridiche (laddove necessarie, sono generalmente fornite dal partner esterno) e al partner esterno, scelto dopo un'accurata selezione.


Particolare attenzione da parte delle aziende analizzate è stata rivolta ai cambiamenti organizzativi resi necessari dal progetto di dematerializzazione: sono stati attivati piani di change management unitamente a interventi di riqualificazione delle risorse coinvolte. Inoltre la prima fase del progetto ha riguardato, in tutti i casi, una rivisitazione dei processi aziendali implicati, al fine di meglio accogliere la nuova metodologia insita nel progetto di dematerializzazione, ma soprattutto di adeguare i flussi amministrativi, ormai datati e non più idonei, ai nuovi scenari organizzativi e normativi.

Da un punto di vista prettamente tecnologico è emerso che, per evitare di non trasformare la soluzione in un'ennesima isola applicativa, è stato particolarmente curato l'aspetto inerente l'integrazione con il sistema Erp aziendale, da cui è conseguita una facilitazione nell'apprendimento dei nuovi strumenti.

Si è appurato anche che i benefici di un progetto di dematerializzazione sono significativi: un generalizzato aumento dell'efficienza dei processi, una diminuzione dei tempi d'attraversamento dei flussi documentali amministrativi e una riduzione dei costi di gestione (diretti ed indiretti).

Inoltre, di valore assoluto il netto miglioramento della risposta verso i clienti interni ed esterni all'azienda in termini di chiarezza, accuratezza e tempestività; in quasi tutti i casi si è anche registrato una riduzione degli errori commessi dagli addetti alle attività operative.

I risultati di questa ricerca sono stati inseriti in un libro elaborato dai componenti del gruppo di lavoro. Nei primi capitoli sono state affrontate tematiche di carattere generale a conferma che la gestione dei documenti è d'assoluta rilevanza per l'azienda per l'aspetto economico, ma soprattutto per l'impatto organizzativo ad essa associato.

Un capitolo specifico è stato dedicato alla normativa riguardante la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica: in Italia la normativa è ormai completa, anche se l'eccessiva complessità ne pregiudica l'adozione nelle Pmi (una costante della nostra economia che viene trainata dalle piccole/medie imprese, ma che spesso sono messe in difficoltà dal legislatore).

Vista l'importanza delle implicazioni organizzative ed economiche legate alla dematerializzazione dei processi amministrativi, il gruppo di lavoro continuerà nel suo operato, con particolare focus sulla Pubblica amministrazione.

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