L’adozione di Explorer Enterprise Edition di Bis Retail ha permesso alla società di disporre di informazioni certe relativamente alle paghe e alle presenze, nonché di intraprendere progetti per il controllo di gestione e vendite.
Un’organizzazione dati basata su faldoni cartacei equivale a un’organizzazione che richiede un ammodernamento. Da questo assunto è partito Gruppo Mercurio (65 punti vendita nel Centro Italia, tra supermercati, discount e negozi), che lo scorso anno ha deciso di investire nella Business intelligence. Il progetto è partito da Cipac (che per la holding si occupa della vendita all’ingrosso, servendo anche Gran.de, società del gruppo che gestisce i punti al dettaglio), dove la maggior parte dei dati girava su As/400.
Al fine di mettere le informazioni a disposizione del management (con cruscotti direzionali) e degli analisti (per analisi what if), la società ha puntato su Bis Retail e sul software Explorer Enterprise Edition. "Raccoglievamo e distribuivamo i dati mensilmente, con un ritardo di due o tre mesi rispetto alla chiusura effettiva – ha esordito Alfredo Gucciardi, responsabile sistemi informatici Gruppo Mercurio -. La scelta del fornitore è dipesa dalla facilità di utilizzo dello strumento ma anche dal supporto ricevuto, che ha dato corpo alle nostre idee".
L’approccio seguito è stato per gradi, puntando in primo luogo alla certezza delle informazioni relative alle paghe e alle presenze. "In un paio di mesi, il progetto si è concluso, ricevendo feedback positivi sia dall’ufficio risorse umane sia dai punti vendita – ha detto ancora il manager – ai quali distribuiamo settimanalmente dei report in cui indichiamo quanto si spende a livello di personale per singolo reparto".
Il secondo passaggio, attualmente in fase di rilascio, riguarda il controllo di gestione, per il quale è stata stilata la prima bozza di modello. "Abbiamo lavorato non solo con i sistemi di Bi ma anche con i processi interni – ha specificato Gucciardi -, garantendo l’arrivo in tempo utile delle informazioni al sistema. Fino ad ora abbiamo agito solo a livello di punto vendita, ma ci aspettiamo dei risultati per ogni reparto".
Il prossimo step (che dovrebbe essere compiuto entro fine anno) riguarderà il mondo delle vendite, effettuando anche l’analisi dell’andamento delle promozioni. Nell’arco dei prossimi dodici mesi, poi, potrebbe prendere corpo anche un progetto riguardante la logistica, per verificare i costi di stoccaggio delle merci.
La gestione dei dati
Per quanto riguarda i costi del personale, Gruppo Mercurio si è agganciato al database delle paghe e delle presenze, incrociando i dati di vendita con quelli delle ore lavorate nei vari reparti, ottenendo la produttività per le singole aree di ogni negozio. La società ha anche potuto mantenere l’integrità referenziale dei dati. "Quelli caricati in Explorer Enterprise Edition corrispondono a quelli presenti sui nostri sistemi – ha spiegato Gucciardi -. Eventuali variazioni sono effettuate utilizzando dei fogli Excel predisposti che vanno ad arricchire il dato originale, mantenendo in linea lo storico e isolando le rettifiche compiute manualmente". Il software ha, sostanzialmente, consentito di aggiungere dei database paralleli dove memorizzare e tener traccia delle informazioni relative alle variazioni e ai vari centri di costo che vanno ad aggiungersi ai dati già presenti nei database transazionali di Gruppo Mercurio. In questo modo, la società si pone al riparo da rischi di perdita di dati.
"Dal lato paghe – ha indicato ancora l’interlocutore -, disponiamo di un sistema Ibm AcgPaghe in cui è inserito un numero considerevole di informazioni che sono state manipolate grazie a Explorer, consentendoci di aggiungere i dati di vendita settimanale per ciascun negozio". Diventa possibile informare i punti vendita sul loro andamento rispetto a quanto stabilito, sul livello degli straordinari di ogni reparto e sulla redditività di questi ultimi.
