La gestione documentale sta vivendo una trasformazione che va ben oltre la semplice digitalizzazione degli archivi. Se fino a pochi anni fa l’obiettivo delle aziende era eliminare la carta, oggi la vera sfida consiste nel rendere i documenti parte attiva dei processi aziendali, sfruttando intelligenza artificiale, automazione e integrazione con i sistemi gestionali. È in questo contesto che si inseriscono due novità presentate da Konica Minolta: da un lato il debutto di Waidok, nuova piattaforma di Document Intelligence basata sull’intelligenza artificiale, dall’altro l’ampliamento della famiglia di multifunzioni A3 bizhub i-Series con tre nuovi modelli entry-level pensati per modernizzare gli uffici.
Le due iniziative rappresentano due tasselli della stessa strategia: offrire alle imprese una piattaforma integrata capace di collegare acquisizione, elaborazione, gestione e valorizzazione delle informazioni, combinando hardware, software e servizi in un unico ecosistema.
La gestione documentale evolve verso la Document Intelligence
Secondo Konica Minolta, molte aziende hanno completato solo una prima fase della trasformazione digitale. I documenti sono stati convertiti in formato elettronico, ma i processi continuano spesso a richiedere interventi manuali, con conseguenti rallentamenti, errori e difficoltà nel reperimento delle informazioni.
Per superare questo limite nasce Waidok, una piattaforma progettata per trasformare i documenti in dati strutturati e utilizzare tali informazioni come elemento attivo nei workflow aziendali. L’obiettivo è passare da una gestione passiva dei documenti a un sistema capace di comprenderne il contenuto, automatizzare le attività ripetitive e supportare decisioni più rapide.
La piattaforma copre l’intero ciclo documentale, dall’acquisizione dei contenuti provenienti sia da supporti cartacei sia digitali, fino all’archiviazione e alla governance delle informazioni. Il sistema integra funzionalità di OCR evoluto, classificazione automatica tramite intelligenza artificiale, ricerca semantica e interrogazione in linguaggio naturale, oltre alla possibilità di dialogare con gli applicativi già presenti nelle aziende, come ERP, CRM e Microsoft 365.
AI operativa e automazione dei processi
Uno degli aspetti più rilevanti della nuova piattaforma è l’approccio pragmatico all’intelligenza artificiale. L’AI non viene proposta come semplice funzionalità aggiuntiva, ma come elemento centrale della gestione documentale.
Grazie agli algoritmi di riconoscimento e analisi dei contenuti, Waidok è in grado di estrarre automaticamente dati dai documenti, classificarli, attivare workflow e mettere le informazioni a disposizione degli utenti attraverso strumenti di ricerca avanzata.
L’obiettivo dichiarato è ridurre la complessità operativa, velocizzare le attività amministrative e migliorare la qualità delle decisioni senza richiedere una revisione completa dell’infrastruttura IT esistente.
Un modello SaaS basato su Microsoft Azure
La piattaforma viene distribuita come servizio SaaS ospitato su Microsoft Azure. Questa scelta consente di ridurre gli investimenti iniziali, beneficiare di aggiornamenti continui e garantire scalabilità, sicurezza enterprise e supporto agli ambienti di lavoro distribuiti.
Secondo Konica Minolta, il modello cloud permette soprattutto alle PMI di adottare rapidamente nuove funzionalità, facendo evolvere gradualmente i propri processi senza affrontare progetti di trasformazione particolarmente complessi.
Nuove multifunzioni bizhub per il workplace digitale
Parallelamente al lancio della piattaforma software, Konica Minolta amplia la famiglia bizhub i-Series introducendo tre nuove multifunzioni A3 entry-level: la bizhub C268i a colori e i modelli monocromatici bizhub 328i e bizhub 258i.
I nuovi dispositivi sono progettati per le attività quotidiane di stampa, scansione e copia, mantenendo la piena compatibilità con l’ecosistema software della serie bizhub e con le applicazioni già utilizzate nelle infrastrutture aziendali.
La condivisione della stessa piattaforma tecnologica utilizzata dall’intera gamma A3 consente alle aziende di gestire ambienti eterogenei mantenendo un’esperienza uniforme sia per gli utenti sia per gli amministratori IT, facilitando l’integrazione con servizi cloud, sistemi di print management e applicazioni aziendali.
Interfaccia semplificata e workflow personalizzabili
I nuovi modelli adottano un display touch da 7 pollici con un’interfaccia progettata per richiamare l’esperienza d’uso di smartphone e tablet.
Le funzioni più utilizzate possono essere memorizzate come preset, mentre le applicazioni disponibili attraverso il Marketplace di Konica Minolta consentono di personalizzare i flussi operativi e semplificare attività ricorrenti.
Sono inoltre presenti applicazioni dedicate alla copia e alla scansione di documenti come carte d’identità, libri e opuscoli, accompagnando l’utente con istruzioni illustrate passo dopo passo.
Sicurezza integrata anche nei dispositivi di stampa
La sicurezza rappresenta uno degli elementi chiave della nuova gamma. Le multifunzioni possono integrare un antivirus Bitdefender direttamente nel firmware del dispositivo, capace di monitorare i file trasferiti da e verso il sistema e di effettuare controlli periodici programmabili.
In questo modo anche la periferica di stampa entra a far parte della strategia di protezione dell’infrastruttura aziendale, contribuendo a ridurre il rischio derivante dalla gestione dei documenti.
Maggiore flessibilità nella produzione documentale
Pur essendo collocate nella fascia entry-level della gamma, le nuove bizhub supportano formati SRA3, stampa banner e supporti fino a 300 g/m².
Queste caratteristiche permettono alle aziende di produrre internamente materiali come certificati, biglietti da visita, copertine personalizzate, gift card, booklet promozionali, presentazioni commerciali e altra documentazione professionale in piccole tirature e su richiesta, limitando il ricorso a fornitori esterni.
Hardware e software come un unico ecosistema
Le novità annunciate da Konica Minolta evidenziano una strategia che punta a superare la tradizionale distinzione tra dispositivi di stampa e software documentale.
Da una parte, Waidok introduce funzionalità di Document Intelligence per trasformare documenti e informazioni in processi automatizzati; dall’altra, le nuove multifunzioni bizhub costituiscono il punto di accesso fisico ai flussi documentali, integrandosi con applicazioni cloud, sistemi gestionali e piattaforme di automazione.
L’obiettivo è offrire alle imprese un’infrastruttura unificata nella quale acquisizione, elaborazione, archiviazione e valorizzazione delle informazioni operino come un unico sistema, accompagnando il percorso di digitalizzazione soprattutto delle piccole e medie imprese italiane.
