Il contributo che presentiamo è frutto di una collaborazione tra Lineaedp e gli Osservatori Cio: Ict Strategy & Governance e Ict Strategic Sourcing della School of Management del Politecnico di Milano www.osservatori.net
La specificità della relazione tra azienda cliente e fornitore nell’acquisto di tecnologie e di servizi informatici e telematici, rendono opportuna la definizione di un contesto relazionale costruito su regole chiare e condivise, sia sotto il profilo operativo, sia sotto il profilo di tutela delle responsabilità delle parti. Infatti, il potenziale danno economico dovuto al fallimento di un progetto di sourcing, unitamente alla difficoltà di ottenere un risarcimento soddisfacente dello stesso, rende fondamentale la partecipazione di specialisti alla definizione di formule contrattuali solide, che contemplino strumenti operativi chiari e condivisi con i fornitori, attivabili rapidamente e finalizzati alla risoluzione immediata delle controversie.
L’Osservatorio Ict Strategic Sourcing della School of Management del Politecnico di Milano ha approfondito, attraverso l’analisi di 60 casi di imprese e realtà della Pa e una survey condotta in collaborazione con le associazioni Aused e ClubTi, i differenti approcci che le aziende adottano quando si trovano ad affrontare relazioni di acquisto di servizi informatici.
L’utilizzo della leva “hard”, ossia la regolamentazione dei rapporti di fornitura sulla base di contratti scritti, è prassi non ancora del tutto consolidata. In questo senso, infatti, dalle risposte delle aziende emerge che una percentuale rilevante non sempre formalizza i propri contratti. Anche qualora si tratti di contratti che non pretendono la forma scritta, la percentuale di aziende che non li formalizza appare comunque di un certo rilievo, anche tenuto conto delle regole che in genere vengono applicate nelle aziende in relazione al ciclo passivo e ai poteri di firma.
Ancora più significativo è il dato che emerge in riferimento alla frequenza di negoziazione dei contratti prima che essi vengano sottoscritti.
Nella maggioranza dei casi le aziende non ritengono opportuno procedere sempre a un affinamento dei testi contrattuali che regolamenteranno il rapporto di fornitura e, quando questo avviene, l’esperienza evidenzia che è prevalentemente limitato alla negoziazione di clausole prettamente legali e/o economiche (risarcimento danni, termini e modalità di pagamento). Appare che il 42% dei contratti, sostanzialmente, non viene negoziato. Successivamente è stata indagata la propensione delle aziende intervistate nell’utilizzare contratti quadro, nei rapporti con i fornitori di servizi informatici fra loro omogenei. Dalle risposte raccolte in merito a questo punto appare evidente una circostanza: i clienti si legano ai fornitori. Oltre il 58% degli intervistati ricorre ai contratti quadro, mettendo in luce la tendenza a utilizzare ripetutamente lo stesso fornitore, il che può confermare l’esistenza di una notevole componente fiduciaria.
Più in generale, alla luce del primo set di domande, principalmente finalizzato ad analizzare l’utilizzo in senso ampio che le aziende fanno della leva hard, ossia del contratto, è possibile affermare che questa non viene ancora utilizzata a pieno e nel modo più corretto dalle aziende, che appaiono avvalersi anche di altri strumenti per il governo della relazione, quali i meccanismi organizzativi e lo stile della relazione. Questo tuttavia porta le aziende, soprattutto in presenza di relazioni strategiche per il business, a trovarsi in situazione di possibile debolezza nel caso in cui dovessero insorgere delle controversie non facilmente gestibili con il solo utilizzo delle leve “soft”, cioè non codificate nei contratti.
Risulta chiaro che la non formalizzazione dei livelli di servizio, così come la mancanza di meccanismi di valutazione degli stessi, genera un’inevitabile difficoltà nella misurazione e oggettiva condivisione delle performance del fornitore.
In riferimento, invece, al ricorso a leve di tipo organizzativo (e più precisamente alla formalizzazione di ruoli di interfaccia e di meccanismi di integrazione organizzativa) il campione di aziende intervistate ha dichiarato di utilizzarle sempre nel 33% dei casi, frequentemente nel 34% e mai o solo raramente nei restanti casi.
Conclusioni
I risultati emersi evidenziano un variegato grado di maturità rispetto alla consapevolezza che la costruzione di un sistema di governo bilanciato e ben regolato sia uno degli elementi fondamentali per la buona riuscita delle relazioni di sourcing. La stesura e la negoziazione del contratto sono, infatti, momenti fondamentali per formalizzare e condividere con tutti gli attori in gioco gli elementi più critici della relazione e per riuscire a individuare strumenti e procedure finalizzate alla gestione del rischio. Seguire una strategia fortemente orientata alla difesa, porta a un ingiustificato allungamento dei tempi della trattativa e, a volte, può rivelarsi controproducente. Un approccio maturo all’acquisto di servizi informatici prevede quindi una maggiore attenzione a tutti quegli elementi di tutela della relazione che potrebbero venir negoziati in ottica cooperativa con il fornitore al fine di massimizzare il risultato complessivo della trattativa.
