I dispositivi Intermec 700 e una wireless Lan permettono agli affiliati della divisione del Gruppo Rinascente di automatizzare le operazioni di acquisto durante le due convention annuali. La soluzione consente di eliminare le attese e minimizzare gli errori, abilitando anche il “realtime”
Convention Jolly è il nome con cui viene definita la kermesse Upim che ogni anno, nei mesi di maggio e di novembre, vede confluire a Milanofiori tutti i responsabili dei punti vendita affiliati per guardare e ordinare i capi delle nuove collezioni. Si tratta di una “tre giorni” che gli affiliati utilizzano per rifornire i propri magazzini di merce appartenente a ogni categoria merceologica, dall’abbigliamento ai prodotti per la casa o il giardino, per un totale di 20mila articoli.
Gestire tutto questo movimento comporta alcune difficoltà. Per automatizzare e ottimizzare il flusso, Upim ha dotato ogni affiliato di un palmare Intermec 700, che consente di seguire le sfilate e gli incontri e, alla fine di ogni presentazione, di ordinare i capi e i prodotti autonomamente, senza dover ricorrere ad alcuna assistenza. La soluzione ha permesso di minimizzare le code ma anche di evitare errori e gestire gli ordini in tempo reale.
L’esigenza
Fino a qualche anno fa considerato un settore non strategico, attualmente il franchising ha assunto un peso più rilevante, in quanto riesce a coprire le zone più periferiche. Il rifornimento dei punti vendita è diverso rispetto alla “linea diretta”, perché gli affiliati hanno ragioni sociali giuridicamente separate da Rinascente e sono quindi veri e propri “compratori”. Considerata la componente emotiva presente nel meccanismo di acquisto, si comprende bene l’importanza di un’adeguata presentazione delle nuove collezioni, che Upim affida in gran parte alle due Convention di maggio (per l’autunno-inverno) e novembre (per la primavera-estate).
Durante le manifestazioni, che apportano l’80% del fatturato annuo del franchising, è allestito al Centro Congressi Milanofiori uno show room su 2mila metri quadrati, con l’assortimento completo, e sono accolti oltre 400 “franchisee” (tra visual, addetti vendita e proprietà). Il primo giorno è destinato alle sfilate e a tutta la parte “coreografica” della manifestazione, mentre dal giorno successivo gli affiliati raggiungono lo show room e procedono agli acquisti.
Un’offerta così articolata può di-
sorientare un acquirente. «Prima dell’introduzione dei palmari Intermec – ha spiegato Massimiliano Ceschiutti, responsabile sistemi informativi e controllo di gestione di Upim Franchising – poteva capitare che un affiliato dimenticasse di ordinare una linea di prodotti».
Il terminale Intermec 700 in dotazione all’affiliato contiene un “preventivo” che non costituisce vincolo ma solo una “guida all’acquisto” e che tiene conto di diverse variabili: la garanzia di un buon livello di assortimento, l’ubicazione e le dimensioni dello specifico punto vendita e il venduto degli anni precedenti. In sostanza, l’affiliato è guidato da un terminale altamente personalizzato: assiste alle presentazioni, guarda, sceglie, digita e acquista.
I benefici
«La personalizzazione del terminale è sempre stata il momento critico all’apertura delle collezioni – ha affermato Ceschiutti. – In precedenza, ogni affiliato aveva in dotazione un terminale che doveva essere consegnato ai nostri operatori all’apertura della manifestazione per il caricamento dei dati, con tutti i disagi e le attese che possiamo immaginare. Oggi, con il palmare Intermec 700, l’affiliato si connette tramite password al server e gli viene caricata automaticamente la sua base dati, cioè il suo preventivo personalizzato». La connessione avviene tramite Wireless Lan, grazie all’opzione radio 802.11b integrata nell’Intermec 700 e ad appositi access point. Il dispositivo, pesante circa 450 grammi, sfrutta il sistema operativo Windows Pocket Pc e un’applicazione creata con Microsoft Embedded Visual Basic; è dotato di un display monocromatico touch screen a 240×320 pixel, di tastiera alfanumerica e di lettore bar code.
Anche durante la manifestazione i problemi operativi sono minimi: ogni articolo è identificato da un codice a barre ed è sufficiente puntare il lettore sul prodotto e caricare le quantità. L’affiliato deve solo decidere gli articoli e i numeri; non ha altre incombenze e può gestire autonomamente i propri ordini ricorrendo all’assistenza del personale solo in caso di necessità. Inoltre, egli è molto più autonomo e può decidere, se ha necessità particolari, di rimanere anche un giorno solo, senza rinunciare a effettuare tutti gli ordini.
Nel contempo, l’azienda ha il vantaggio di tenere sotto controllo in tempo reale le ordinazioni, verificando immediatamente eventuali “dimenticanze” per contattare l’affiliato prima che la manifestazione sia finita.
Attualmente Upim ha introdotto 200 palmari Intermec 700 e può dirsi pienamente soddisfatta della soluzione. C’è un netto risparmio in termini di ore di lavoro e una drastica diminuzione degli errori, che risultano essere quasi azzerati.
«Per noi l’affidabilità è importante – ha concluso Ceschiutti -. Basti pensare che una volta scaricati tutti i dati, e fatti i controlli incrociati, abbiamo trovato solo 1 o 2 referenze errate, un valore trascurabile rispetto alla situazione precedente, e gli stessi terminali hanno avuto un tasso di mortalità pari a zero».
