Un progetto di business intelligence ha riguardato la divisione Corrispondenza, nell’implementazione di un cruscotto che utilizza la soluzione Mis DecisionWare
Poste Italiane è una realtà ormai organizzata in due divisioni, Corrispondenza e Banco Posta. Al rinnovamento sul piano organizzativo si è accompagnata anche una revisione dell’infrastruttura It. Nel 2000 la divisione Corrispondenza ha iniziato a sviluppare un progetto di business intelligence, con la creazione di uno zoccolo “duro” di dati gestionali in grado di alimentare il sistema di reporting direzionale, partendo da quelli provenienti dalle applicazioni Microsoft e legacy, o ricavati da Sap R/3.
Le neccessità erano riconducibili alla possibilità di monitorare i servizi relativi a raccomandate o assicurate e di verificare i volumi di posta lavorati. Inoltre, il sistema di reporting doveva dare la possibilità di effettuare confronti tra divisioni, regioni, centri e i diversi mesi dell’anno.
Lo strumento implementato, quindi, doveva, essere in grado di offrire un’analisi geografica di tipo top-down che, partendo dalla valutazione dei dati aggregati, consentisse di arrivare al dettaglio delle regioni, province, comuni per poi esaminare anche i singoli centri di smistamento. Il cruscotto utilizzato per queste operazioni si compone di un sistema di reportistica evoluta, di uno strumento per il controllo di gestione e di uno di supporto alle decisioni di marketing.
Ogni dato al suo posto
Il progetto ha dato risultati concreti già tre mesi dopo l’avvio e ha coinvolto un team di una decina di persone, compreso il capo progetto Giorgio Perali, responsabile dell’ufficio Sviluppo e Gestione Banche Dati della divisione Corrispondenza. Anziché consolidare tutti i dati in un unico data warehouse si è optato per la selezione di dati sui singoli database relazionali, il loro spostamento sui data mart più idonei e la loro rappresentazione grafica.
Scopo dell’introduzione di un cruscotto era di spostare l’attenzione del management non sulla ricerca dell’informazione, ma sull’analisi dei dati assoluti e sulla loro aggregazione, unendo record provenienti da fonti differenti. Tre sono stati i data warehouse coinvolti: Sap Bw, Alea Mis DecisionWare di Mis Ag e Microsoft Olap. «Con Sap Bw – ha precisato Perali – sono stati riportati dei flat file di qualità che hanno ricevuto una rappresentazione grafica su Arcplan DynaSight». In ambiente Microsoft, invece, si è utilizzato il data warehouse multicubo Alea Mis DecisionWare, rappresentato sempre da DynaSight. «Il progetto del cruscotto è gestito come un work in progress – ha sostenuto il manager – perché ogni volta che un’applicazione è messa a punto, viene immediatamente aggiornato». Al momento è in fase di implementazione una soluzione di pick up in ambiente Microsoft, che andrà ad alimentare un database. Per poter utilizzare subito le informazioni riguardanti questo servizio vengono fatte delle stored procedure su un database speculare a quello di esercizio, che è alimentato quotidianamente, e da questo si ricavano subito tabelline e grafici sul front end.
Su Microsoft Sql, invece, vengono immagazzinati e richiamati i dati relativi al controllo della produzione, al monitoraggio dei disguidi, al controllo della posta in uscita e dei volumi della produzione. Accanto a questo, che si profila come un sistema evoluto di reporting, sono state sviluppate due applicazioni di analisi del business, ovvero il conto economico della divisione Corrispondenza e la valutazione del costo di prodotto. Quest’ultimo, nato dalla collaborazione tra il servizio controllo di gestione della divisione Corrispondenza e i consulenti di Mis Ag, è un sistema che ricava il costo di ciascun pezzo lavorato presso ogni centro di smistamento della posta, con un dettaglio giornaliero che analizza anche le singole fasi di lavorazione. Nei prossimi mesi l’intenzione di Poste è di migliorare la gestione archivi, su cui transitano circa 6 milioni di record su Sql, 12 milioni su Sap Bw e 8 milioni su Mis DecisionWare, e di ridurre i tempi di risposta, oggi attestati attorno ai 5 secondi.
