Mettere a frutto la conoscenza in azienda significa, oggi, dotarsi di uno strumento che offra un singolo punto di accesso alle informazioni e centralizzi le ricerche, trasferendo nell’intranet aziendale il concetto di portale. La personalizzazione dei contenuti è elemento fondamentale.
L’affermarsi delle intranet come strumento aziendale, per la condivisione delle informazioni e lo sviluppo di nuove applicazioni, ha fatto emergere problemi analoghi a quelli già riscontrati in ambito Internet, dove la mole di servizi disponibile rappresenta, al tempo stesso, un punto di forza e un fattore critico per l’impresa.
Da più parti, il corporate portal viene indicato come soluzione ottimale, rappresentando uno strumento molto prezioso, anche dal punto di vista della condivisione della conoscenza. E ciò perché si tratta di una soluzione che consente di presentare in modo organizzato e con un approccio semplice le informazioni e i servizi che interessano più utenti nell’ambito della stessa impresa. L’impiego di un enterprise portal può essere anche esteso oltre i limiti aziendali, facilitando forme vantaggiose di partnership fra le imprese che decidono di condividere il loro bene più importante (le informazioni), in modo da incrementare la competitività sul mercato. In questo caso si parla anche di vortal.
In generale, tutti i portali e le attuali soluzioni che permettono la gestione della conoscenza si basano su una piattaforma comune: tecnologia Internet, motori di ricerca intelligenti, strumenti e tecniche per l’integrazione di informazioni, a partire dalle fonti di dati più disparate.
Gli elementi in gioco
Ma come si realizza un corporate portal? E quali sono i reali vantaggi che un’azienda ottiene dalla sua implementazione? A queste domande ha cercato di dare risposta un seminario organizzato da Somedia, che ha visto come relatore Fabrizio Cali, presidente e amministratore delegato di Intrasoft.
"Il corporate portal – ha affermato Cali – introduce il concetto di singolo punto di accesso e di centralizzazione delle ricerche. Ciò aiuta a diminuire le problematiche che nascono in seno all’overload dell’informazione. I continui cambiamenti organizzativi creano, infatti, discontinuità nel flusso informativo e, in questo contesto, il corporate portal può diventare il desktop d’elezione per il knowledge worker, legando le discontinuità tra informazione non strutturata e strutturata. Per rispondere efficacemente alle sfide, questo strumento deve, però, avere la capacità di fornire automaticamente l’identificazione e la distribuzione dei contenuti significativi, e deve essere in grado di andare oltre la pura e semplice interazione con l’utente, filtrando e categorizzando i dati e consentendo di dare visibilità all’informazione enterprise
In pratica, il corporate portal trasferisce il concetto di portale all’interno di una intranet, permettendo agli utenti dell’impresa di navigare attraverso un insieme di informazioni strutturate (create grazie a database, data warehouse e così via) e non strutturate (il Web e i documenti).
Cercando di fornire una definizione accurata, si può dire che il corporate portal può essere visto come una soluzione per il business guidata dalla conoscenza, in grado di sollevare l’utente dalla necessità di effettuare l’aggregazione delle informazioni perché, tramite un’analisi basata sulle relazioni tra le informazioni stesse, fornisce una visione integrata.
Cali ha anche evidenziato come "la condivisione dei dati all’interno delle aziende è sempre stata un problema di difficile soluzione, per due aspetti. Il primo è legato alla tecnologia. Nei sistemi legacy i dati sono memorizzati all’interno di archivi aziendali accessibili attraverso meccanismi piuttosto ostici per l’utente. Il secondo inconveniente è di carattere organizzativo, e riguarda la mancanza di un modello dell’informazione aziendale che chiarisca il significato di business dei dati indipendentemente dalla loro rappresentazione fisica. L’utilizzo di meccanismi basati su parole chiave associate al testo ha migliorato l’efficacia della ricerca, ma non ha risolto completamente il problema
Un altro interrogativo emerso dall’utilizzo dei motori di ricerca riguarda l’impossibilità di effettuare richieste all’interno di fonti di informazioni strutturate, come per esempio nei sistemi Erp e nei data warehouse. In un’azienda in cui è disponibile un enterprise portal, invece, il desktop dell’utente appare come una finestra molto simile a Excite o Msn (The Microsoft Network), in cui è presente un elenco di informazioni organizzato per categorie e personalizzato in base al profilo dell’utente stesso, che può così individuare agevolmente tutte le informazioni e i servizi potenzialmente utili al suo lavoro.
"Per aumentare l’efficacia e l’efficienza del sistema – ha sottolineato Cali – si adottano soluzioni mutuate dalle tecniche di marketing one-to-one, in modo da offrire all’utente un insieme di informazioni tagliate su misura. La personalizzazione può essere effettuata sia in modo implicito sia in modo esplicito: nel primo caso è il sistema che impara a conoscere le preferenze in base alla modalità di navigazione seguita, mentre nel secondo caso è l’utente che indica le informazioni e i servizi che utilizza maggiormente per svolgere il proprio lavoro
I modelli di sviluppo
Quale frutto di un’analisi specifica, Gartner Group propone un modello per lo sviluppo dei portali aziendali che si basa su quattro livelli: più si sale di livello più aumentano sia il valore per l’azienda sia la complessità del sistema, sotto i profili organizzativo, tecnologico e applicativo. Il primo livello prevede la catalogazione ordinata delle informazioni e dei servizi aziendali disponibili attraverso intranet. L’elenco delle informazioni riguarda principalmente notizie di tipo istituzionale e siti intranet che permettono l’accesso ai contenuti e alle applicazioni aziendali. In questo contesto, viene usato un sistema ipertestuale per fornire un elenco completo di tutte le risorse informative aziendali disponibili attraverso l’intranet. L’individuazione delle informazioni da parte dell’utente può avvenire con l’ausilio del motore di ricerca aziendale, una componente integrata nel portale che permette di effettuare ricerche per parole chiave, informazioni di tipo "meta" (autore, data di pubblicazione, data di revisione), classi di argomenti e così via. Sono previsti, inoltre, link a siti Internet di importanza rilevante per l’organizzazione e che riguardano business partner, concorrenti, clienti e motori di ricerca interni. In tale "ambiente" vengono introdotte soluzioni che riguardano in modo specifico la gestione della conoscenza, come per esempio l’integrazione delle diverse fonti di informazioni, sia interne all’azienda sia esterne, in modo da fornire un supporto effettivo ai processi decisionali.
Al secondo livello l’utente dispone di meccanismi di ricerca più sofisticati, integrati, per esempio, con i database aziendali e i sistemi di gestione della documentazione, e ha la possibilità di visualizzare informazioni personalizzate, in base al proprio profilo. Tale profilo, come si accennava in precedenza, può essere costruito a partire sia da indicazioni fornite direttamente dall’utente stesso sia da elementi di conoscenza rilevati in modo automatico dal sistema (per esempio, in base alla tipologia di informazioni a cui una persona accede con maggior frequenza).
Nel terzo e nel quarto livello, superata la fase iniziale tesa a organizzare le informazioni e i servizi disponibili attraverso lo strumento Web, le imprese svilupperanno portali di tipo applicativo, nell’ottica della condivisione della conoscenza in azienda. Il portale assumerà, allora, la forma di un cruscotto che offrirà all’utente una visione integrata e personalizzata delle applicazioni aziendali, migliorando in tal modo l’efficacia e l’efficienza dei processi interni, che potranno essere riorganizzati in chiave e-business.
