I progetti di gestione dei contenuti delle aziende vanno sviluppati nel rispetto dei principi del Knowledge management e, quindi, organizzati per poter fare da volano alla creazione della conoscenza. Produttori di soluzioni e utenti sono su un percorso di apprendimento comune
Il Content management (Cm) costituisce il
passaggio obbligato per arrivare al Knowledge management a tre vettori,
inteso come insieme di contenuti taciti, espliciti e creabili. Il Cm si
occupa della gestione dei contenuti organizzativi disponibili in forma
tangibile, cioè già codificata, come lo sono i dati, i documenti, le e-mail
o anche interi siti Web, video e altri asset digitali. E per quanto
Gartner registri una crescita esponenziale di portali e siti Internet
implementati dalle aziende, Ovum vede nel Content management l’elemento
critico non soltanto di Website ed e-business, ma anche di infrastrutture
per la gestione di dati e documenti.
Gestire i contenuti, proporre al
pubblico un’immagine univoca e, al contempo, offrire informazioni
precise e personalizzate rappresenta soprattutto oggi una sfida
significativa. Per questo motivo le aziende hanno bisogno di adottare una
strategia di gestione dei contenuti senza creare un complesso sistema
infrastrutturale di back end che imporrebbe la rielaborazione e il
riadattamento dei contenuti medesimi.
Ma di quale tipo di sistema di
Content management hanno allora bisogno le organizzazioni? Per rispondere a
questa domanda bisogna sapere se è possibile importare nel Cm l’attuale sito
Web, conoscere quali procedure seguono gli autori dei contenuti, come
impatta il Cm sugli attuali sistemi e, naturalmente, quali sono gli
obiettivi organizzativi.
Sul fronte tecnologico c’è da chiedersi:
esistono soluzioni funzionali a un approccio integrale che permetta di
costruire con successo un portale, di gestire transazioni e relazioni online
con clienti e fornitori e che controlli il flusso documentale che muove
da e verso l’organizzazione? Nicholas Wilkoff, analista di Forrester
Research, agli inizi del 2002 ha chiesto a potenziali compratori di
soluzioni di Cm da quale vendor comprerebbero del software per il
Content management. Tra le aziende citate sono state segnalate
Interwoven (28%), Vignette (16%), Documentum (15%), Microsoft (14%), Ibm
(9%) e BroadVision (8%).
C’è da chiedersi se le risposte siano state date in
base alla reale conoscenza dei temi del Content management, all’influenza
della comunicazione dei vendor o in base ad altri fattori. Certamente
l’uscita di nuovi prodotti (BroadVision, per esempio, ha appena
rilasciato la versione 7.0 della propria soluzione per il Content
management integrabile con applicazioni per e-commerce ed enterprise
portal si veda Linea Edp n°20) e il potenziamento delle soluzioni
esistenti (Documentum, per esempio, che ha appena aperto in Italia, ha
acquisito The Bulldog Group, specialista nel digital asset management, si
veda Linea Edp n°19) potrebbero cambiare l’ordine delle preferenze o magari
modificare del tutto le idee dei compratori. Proprio ai potenziali
acquirenti Wilkoff suggerisce di affidarsi a vendor che abbiano maturato una
solida esperienza di mercato e che offrano soluzioni che abbiano al centro
workflow management, repository management, publishing dei contenuti, oltre
a funzionalità di creazione Xml, di analisi dei contenuti e di
riutilizzo in più documenti e su più canali.
Ai vendor, invece, Wilkoff
suggerisce di focalizzarsi sul content integration, seguendo l’approccio di
vendor emergenti come Day and Cytura, che hanno sviluppato strategie
innovative per integrare i loro repository con un’ampia varietà di fonti di
contenuti non strutturati. Prodotti di content integration come quelli
proposti da Venetica e Full Degree possono aiutare i vendor di Cm a seguire
questo approccio.
L’importante è mantenere la coerenza con i sistemi ma
soprattutto con i progetti, nel rispetto dei principi del Km, a cui ogni
sistema di Content management si riconduce.
