Merck Sharp & Dohme Italia riorganizza il parco stampanti, fotocopiatrici e fax per abbattere i costi
Con il passare del tempo, il parco stampanti, fotocopiatrici e fax delle due sedi romane di Merck Sharp & Dohme Italia (multinazionale nel campo della ricerca farmaceutica che nel nostro paese impiega circa 1.800 persone distribuite nella città capitolina e a Pavia) si è evoluto in modo imprevisto. Composta in prevalenza da stampanti personali, l’infrastruttura della società comprendeva numerosi modelli diversi, che ciascuna business unit gestiva autonomamente. Di conseguenza, l’azienda era in grado di esercitare solo un controllo minimo sulla gestione dei quattro milioni di pagine stampate ogni anno e sul consumo, eccessivo, di toner e cartucce d’inchiostro.
«Nella capitale si utilizzavano 220 dispositivi e venivano pagati servizi di assistenza e manutenzione a quattro fornitori diversi – spiega Massimiliano Subiaco, senior manager della divisione Shared Business Services & It della società -. Avevamo, quindi, bisogno di consolidare il sistema e di passare a una rete di dispositivi gestiti a livello centrale anche perché le periferiche non gestite esaurivano le cartucce e i toner, il consumo di carta stava aumentando e non esisteva alcun sistema per la stampa riservata. Abbiamo, quindi, analizzato le condizioni delle macchine, i volumi e le abitudini di stampa degli utenti designando alcuni key user chiave all’interno di ogni reparto».
Una volta realizzato il sondaggio, Merck Sharp & Dohme ha concluso che il costo per utente era irragionevolmente elevato e deciso di introdurre servizi Mps (Managed Print Services) in tutta l’organizzazione. Una soluzione del genere richiedeva, però, l’acquisizione di nuove macchine e la loro integrazione nel sistema informatico aziendale, allo scopo di garantirne la compatibilità con i processi dell’organizzazione.
Per garantire la buona riuscita del progetto, il reparto It ha impiegato un sistema di comunicazioni “a cascata”, al fine di evitare eventuali resistenze all’utilizzo di macchine condivise da parte di chi, in precedenza, controllava il proprio ambiente di stampa. Inoltre, per ogni categoria di utenti è stata organizzata una serie di workshop.
Interpellati vari produttori, la società ha optato per Hp. «La sua soluzione, basata sul modello pay-per-page – prosegue il manager -, è stata scelta per il rapporto qualità/prezzo e perché le previsioni indicavano una riduzione dei costi del 40%. Abbiamo deciso di acquistare l’hardware appropriato e chiesto al fornitore di mantenere e supportare l’ambiente».
In questo modo, Merck Sharp & Dohme ha consolidato il 76% dei dispositivi esistenti con 36 LaserJet multifunzione per le operazioni di stampa, copia e fax e 17 LaserJet e Color LaserJet che forniscono capacità aggiuntive. Il software di gestione Web Jetadmin esegue automaticamente il monitoraggio dello stato e della disponibilità dei dispositivi collegati alla rete. Per migliorare la sicurezza e ridurre i rischi operativi, ogni utente dispone di un codice Pin personale da immettere prima di stampare i propri documenti.
La società ha, inoltre, dotato la propria organizzazione di vendita di multifunzione Laser Jet per le funzioni integrate di scansione, e-mail e gestione dei documenti. I requisiti normativi previsti dal codice etico di Farmindustria (l’associazione del settore farmaceutico) impongono, infatti, che la validità di un documento sia attestata dalla firma di un medico. In questo modo, il team di vendita può inviare rapidamente in sede i documenti firmati.
