I servizi Web per condividere i documenti (ma anche musica e video)

Oggi inviare un file via posta elettronica a un collega di lavoro o a un cliente è un’operazione estremamente comune, e difficilmente nella propria attività si può fare a meno di questo mezzo di comunicazione che sta sempre più soppiantando il vecchio …

Oggi inviare un file via posta elettronica a un collega di lavoro o a un
cliente è un'operazione estremamente comune, e difficilmente nella
propria attività si può fare a meno di questo mezzo
di comunicazione che sta sempre più soppiantando il vecchio fax con la
sua lentezza e la scarsa qualità dei documenti faxati.

Il problema è che le dimensioni medie dei file da inviare via mail sono
in continuo aumento, e i file troppo grandi vengono rifiutati da molte caselle
di posta elettronica: solo i documenti Word o PDF e i fogli Excel restano di
dimensioni accettabili, ma già immagini e foto occupano facilmente diversi
MB, e ancor più fanno le presentazioni di PowerPoint.

Per non parlare dei file audio o video, che superano quasi sempre i limiti
di qualsiasi casella e-mail, anche degli account più “generosi”.
Un altro motivo per non inviare file troppo grandi tramite posta elettronica
è il rispetto per il destinatario: se gli abbiamo inviato un file troppo
grande il suo client di posta potrebbe bloccarsi per lungo tempo, impedendogli
di visualizzare gli altri messaggi di posta elettronica ricevuti, magari urgenti.

Altro punto debole sono i controlli di sicurezza eseguiti sulle e-mail,
che possono bloccare determinati tipi di file anche se, in realtà, non
contengono alcuna minaccia o virus. Senza contare la difficoltà di lavorare
sul medesimo documento da parte di più utenti, con infiniti scambi di
messaggi e-mail. Per risolvere tutti questi problemi è necessario trovare
una modalità diversa per inviare file a clienti e colleghi. Una possibilità
che esiste da molto tempo è l'uso di server FTP, che consente di
scaricare file di grandi dimensioni, ma singoli professionisti e piccole aziende
spesso non dispongono di un server di questo tipo. Altra possibilità
è inviare via e-mail un link per scaricare il file dal proprio sito Web,
ma anche in questo caso le piccole realtà commerciali possono non disporre
di uno spazio Web accessibile a terzi con le necessarie protezioni di sicurezza,
o possono non avere a disposizione personale IT che si occupi di creare i link
di download in tempi rapidi.

Servizi di condivisione file
Fortunatamente, una soluzione di recente sviluppo può
risolvere tutti questi problemi: si tratta dei servizi di condivisione file,
che sono cresciuti rapidamente con la diffusione del cosiddetto Web 2.0. Sono
già decine e decine i servizi di condivisione gratuita di file esistenti,
ma sono ben pochi quelli che consentono di condividere file veramente grandi
senza pagare nulla o a prezzi particolarmente bassi, e ancor meno quelli che
non richiedono nemmeno di sottoscrivere un account gratuito. Pochi, però,
non significa nessuno: di seguito vi presentiamo alcuni dei servizi
più interessanti in questo ambito, che consentono gratuitamente (o a poco
prezzo) un rapido invio di file di grandi dimensioni a un collega, un cliente
o un fornitore, senza intasare caselle di posta e senza dover ricorrere a un
esperto webmaster per utilizzarli.

Nella valutazione di questi servizi è poi importante fare attenzione
al problema della sicurezza, ovvero alla crittografia dei file memorizzati sui
server del servizio Web, al trasferimento criptato dei file stessi, e al tempo
di permanenza dei file sui server dopo il download da parte del destinatario.

Gli strumenti di condivisione file

YouSendIt
YouSendIt (www.yousendit.com)
è il servizio gratuito che più si avvicina all'invio di
una normale e-mail. Esso, infatti, non fornisce solo un link al file caricato,
ma si occupa anche di spedirlo al destinatario. In pratica basta caricare il
file da condividere e digitare l'indirizzo di posta elettronica del destinatario,
e YouSendIt farà tutto da solo, inviando al destinatario una e-mail che
contiene il link per scaricare subito il file.

Altro punto di forza di YouSendIt è la funzione di tracking, che consente
di sapere quando i file condivisi sono stati effettivamente scaricati. In questo
modo si risolve il problema più importante quando si invia un file, ovvero
quello di sapere se è stato ricevuto senza doverlo chiedere al destinatario.
Le dimensioni massime dei file da condividere è di 100 MB, per dimensioni
superiori si deve sottoscrivere un account a pagamento (da 9 dollari/mese per
2 GB).

Infine, YouSendIt può garantire la sicurezza dei file inviati tramite
protezione con password, disponibile nella versione a pagamento. In ogni caso,
anche nella versione gratuita, i link di download sono complessi e non “indovinabili”.

FileDropper
FileDropper (www.filedropper.com)
si distingue per le dimensioni sterminate dei file condivisibili, a un prezzo
irrisorio: addirittura 5 GB a un costo di 99 centesimi di dollaro al mese. Può
essere provato gratuitamente per una settimana condividendo file ancora più
grandi (limite 50 GB).

Non ci saranno dunque problemi a inviare una serie di foto a un architetto
o un video di presentazione a un cliente, anche in alta definizione. FileDropper
è estremamente semplice da usare, basta caricare il file e si riceverà
il link da inviare alle persone con cui lo si vuole condividere.
È tra i pochi con un limite dimensionale così elevato, visto che
la maggioranza dei servizi gratuiti si ferma a 100 MB, ovvero cinquanta volte
meno dei 5 GB dell'account meno costoso.

E, per esigenze superiori, si può sottoscrivere l'account da 50
GB a 5 dollari al mese e quello da 250 GB (in pratica un intero disco rigido
pieno) a 10 dollari/mese. Il suo difetto è che non garantisce la sicurezza
dei file inviati, in quanto il link di condivisione è un URL semplice
che chiunque potrebbe
“indovinare”.

RapidShare
RapidShare (www.rapidshare.com) è il più celebre servizio di condivisione
file. Gratuito, consente dimensioni massime di 500 MB per i file condivisi.

Da segnalare la possibilità di caricare contemporaneamente sino a 10
file sui server di RapidShare, anche se ovviamente il totale dei file caricati
non può superare i 500 MB. Una volta caricato un file, RapidShare visualizza
due URL: uno è il link di condivisione, da comunicare alla persona cui
si vuole inviare il file.
L'altro è il link di cancellazione, che si deve avere l'accortezza
di salvare in quanto sarà necessario alla cancellazione dei file condivisi
dai server di RapidShare. RapidShare è gratuito, ma offre un account
Premium a pagamento con dimensioni massime dei file di 2 GB, l'assenza
di “conto alla rovescia” di attesa prima di scaricare i file (nella
versione gratuita occorre attendere 30-45 secondi), a un prezzo di 6,99 dollari
al mese o 54,99 l'anno. La sicurezza dei file caricati su RapidShare è
garantita, gli URL complessi non sono “indovinabili”, dunque nessuno
può accedere ai file se non è l'utente a comunicargli il
link.

WikiSend
WikiSend (www.wikisend.com) si distingue in quanto consente di proteggere con
una password i file caricati. Si possono condividere file con dimensioni sino
a 100 MB. I file vengono tenuti sul server per 7 giorni, dopodiché saranno
cancellati automaticamente, ma è possibile estendere il tempo di permanenza
sino a un massimo di 90 giorni. Una volta caricato un file si riceve il link
per scaricarlo, che si può condividere con il destinatario. Si può
anche aggiungere una descrizione a ciascun file. Altra caratteristica interessante
di WikiSend è che si possono condividere file immediatamente, senza dover
creare un account: bastano due clic per caricare il file e ricevere il link
di condivisione. Se si sottoscrive un account, che è comunque gratuito,
si attivano le funzioni di estensione della permanenza del file sui server,
inserimento commenti e protezione con password.

Dropbox
Dropbox (www.dropbox.com)
è principalmente un potente servizio di sincronizzazione, ma risulta
anche molto utile per la condivisione di file con altri utenti.
Il tool, una volta installato, si collega a Internet e consente la sincronizzazione
dei propri file con uno spazio online sui server Dropbox che è di 2 GB
per la versione gratuita, ma soprattutto consente la sincronizzazione con altri
computer via Internet.

Dropbox crea una speciale cartella sul desktop dei computer su cui si installa
il tool, e basta trascinare un documento in quella cartella (al cui interno
è possibile creare sottocartelle a piacimento) per inviarlo sullo spazio
online da cui verrà sincronizzato automaticamente con qualsiasi altro
PC legato al proprio account.
La sincronizzazione è automatica e trasparente all'utente, che
quando si connette al Web si ritrova automaticamente i file della propria cartella
Dropbox locale sincronizzati con la versione più recente presente nello
spazio online, e una tecnologia di aggiornamento intelligente minimizza il traffico
dati inviando online solo le parti modificate dei file aggiornati.

Inoltre, è possibile l'accesso ai propri file da qualsiasi PC
senza installare il tool, tramite il sito Web di Dropbox. La sicurezza delle
operazioni è garantita dall'uso della crittografia AES a 256 bit
su protocollo SSL.

Decisamente interessanti per l'utenza business sono poi le funzioni di
condivisione: è possibile fornire accesso alla propria cartella online
a determinati indirizzi e-mail, creando così una sorta di spazio di lavoro
condiviso online solo con le persone desiderate e non pubblico.

Di Dropbox è disponibile anche una versione a pagamento (9,99 dollari
al mese o 99,00 dollari all'anno) che aumenta lo spazio online da 2 a
50 GB.

Skydrive
E' un servizio offerto gratuitamente da Microsoft e che consente di avere a disposizone ben 25 GB di spazio di arichiviazione.

A tale servizio, si accede con il consueto Microsoft Live ID, che può essere
ottenuto anch'esso gratuitamente registrandosi sul sito Microsoft Live. Una volta registrati,
si può concedere l'accesso ai colleghi e condividere i file del formato che si ritiene più opportuno. Se si installa il plug-in
Silverlight si può utilizzare uno strumento di upload che consente di
caricare più file in una sola operazione. Inoltre, sono disponibili plug-in
per Office che consentono di accedere allo spazio online direttamente dalle
applicazioni della suite Microsoft. La sicurezza è notevole in quanto
lo spazio online che contiene i documenti è protetto da password e vi
può accedere solo chi è stato inserito nel gruppo di collaboratori
dell'utente (sino a 100 persone), il quale può anche decidere chi
può caricare altri file nello spazio online. Da segnalare anche la funzione
di sincronizzazione liste di contatti e appuntamenti del calendario a partire dalla versione 2003 di Outlook.

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